努力成为名副其实的办文“工匠”

　　■ 何卫东

　　办公室是企业的中枢部门，围绕企业安全生产、经营管理中心工作，承担着参谋、服务、协调等重要职能，发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的关键作用，一言一行、一举一动都影响着工作的运转，关系着企业形象的好坏。办公室工作既光荣又艰巨，既重要又平常，既系统又繁杂，办公室文秘人员必须具备较强的综合素质和业务能力，满足企业发展需求。回顾多年工作，结合自身实际，笔者总结，要当好秘书，需要把自身修养、业务素质作为安身立命的日常功课，时时处处警醒，点点滴滴化育。

　　锤炼钻研精神，提升“办文”能力

　　加强文字写作能力训练,自觉提升“办文”能力，是办公室文秘人员的必修课。

　　一是要强化文字写作知识的学习和积累。要向书本学,各种规范文体、写作范例、写作心得,都要认真学习、细心揣摩、精心研读,掌握写作方法，掌握构思窍门;要向各类报刊学,学标题的制作,学结构的组成，学议论推理的逻辑,学切合时代的观点,并建立学习文种、文章、优美字词句的文档材料库,注意积累,善于思考运用,将其化为自己的思想观点，要向同行学，向上级机关文秘前辈学，学写作技巧，学写作风格，学行文方式;要向领导学，领导观点、领导艺术、办事特点代表着一种作风，发挥着引领单位风气的作用，因此要研究与领导作风相适应的文章风格，要向群众学，学习风趣幽默的语言，让文章接地气。

　　二是要坚持勤写勤练不放松。写好文章要有扎实的功底，而扎实的功底是练出来的,必须勤于写作,勤奋练笔。可以从写“小豆腐块”入手,多写多练多思,写作功底逐渐深厚后再写大的材料,步步提升写作能力。如果一开始就写大材料,情况不熟悉,肚子里无墨水,脑子里无想法,就会穷于应付,写出来的东西领导不满意,自己也很无奈。要坚持笔耕不辍、厚积薄发,坚信熟能生巧、熟能致精,慢慢就能写出好的、大的文章。

　　三是要增强公文修改能力。很多文秘人员有一个通病，就是对自己写出来的东西不善于修改，也不知道怎样修改。其实,好的文章是改出来的。公文讲求严谨、简洁,所以必须学会修改文章。要熟练掌握各种公文的特点、写作要求和语言表达技巧,精通语法、修辞和逻辑知识、写作规范。改文章要逐字逐句,一个字一个字地过,精雕细琢，这样才能把文章变成精品。

　　抓好关键环节，提升“办会”质量

　　“办会”是文秘人员工作能力、业务能力的重要体现,也是衡量文秘人员综合能力的“标尺”。作为企业的文秘人员,上级检查、同级交流、职代会、工作会等各类大会小会经常遇到,如何保证会议的圆满召开,是对文秘人员工作能力的检验。作为文秘人员，不论大会小会，都要厘清会议流程、组成，细化会务节点,掌控会议过程。

　　一是要仔细分析会议议程。从会议酝酿开始,逐步落实会议召开目的、发起单位、出席人员、会议通知、召开时间、会议文件材料、服务人员、会议经费、主持人、负责人等。会议主要流程要做到一目了然,什么时间做什么事、由谁来做,都要做到心中有数。会议筹备过程中遇到突发事件,要及时向会议筹备负责人汇报，拿出解决方案,确保会议正常如期召开。

　　二要做到现场先检查、细检查。对会议席卡人名要仔细校对,不能有错误;对音响话筒要逐个试播，保证开会时音量正常;对会标逐字检查,不能有错,更不能挂错位置;茶水摆放、材料摆放、进出路线等都要演习一遍,避免犯低级错误,同时对会场设施、供电保证要全面了解,并逐项落实到人。此外,要制定应急预案,保证硬件出现故障能够及时排除或者及时启用备用设备。

　　三要细排会议事项。对大型会议、带有颁奖和发言性质的会议,会场服务、会场引导、会议衔接需要安排专人负责,保证整个会议按照议程顺利召开。会后也不能一走了之,要对会场进行恢复和整理,对整个会议进行总结,找出问题和不足,在下一次会议召开尽量避免类似的问题再次发生。

　　加强细节控制，提升“办事”能力

　　办事是协调能力的表现之一,也是文秘人员业务素质的具体体现。我们都知道细节决定成败，但恰恰文秘工作又是一个细致的工作，这就要求办公室文秘工作要作到细致规范，从细小的事情做起，坚持严谨细致。如在安排会议活动时，办公室文秘人员可以结合工作实际制定出详细的会议安排方案。根据会议规格高底、人员多少、日程长短、设立相应的工作计划，只有文秘工作细致规范，才能做好领导交办的任务，保证工作不出现漏洞，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序的进行。

　　一要清楚办事流程。办事必须明确事项的内容、时限、要求。内容不清楚的要及时请示领导,按照领导的指示办理;时限紧急的立即办理,不拖延、不误事;事项要求要明确,正确把握领导要求,高质量地把事项办好。具体办事时,要想清楚为什么办、怎么办、办到什么程度,清楚整个事项的流程。要积极谋划办事方案,及时请示领导,做好办事过程记录,及时汇报办事过程,随时掌握办事进度和结果。

　　二要注重细节过程。在办事的过程中,要注重细节,把事项办细办实。注重细节管控需要文秘人员办好事、不漏事、不错事,慢事快办抓跟进,急事缓办不慌乱，重事轻办不出错,遇有特殊问题和突发情况,要及时请示,切记不要擅做主张,必须按照领导的指示去办。

　　三要明辨大事与小事的关系。大与小是相对的,不能办小事,只想办大事,就办不成大事;经常办小事,小事也会成就大事。要树立“办公室无小事”的理念,办小事要重视,办大事不含糊。对事关全局的大事要做到胆大心细、举重若轻,对涉及具体的小事做到谨小慎微、举轻若重,既办大事、成大事、见成绩,又办小事、成小事、不出错，这样才是办事之道。

　　淬炼担当品格，培养良好品质

　　作为办公室文秘人员，工作在领导身边，必须谦虚谨慎，正确做人做事。只有经常照“镜子”，时时静思反省，才能准确地认识自己、定位自己、发展自己。

　　一要学习“牛”的品格。有人说，一个单位有三种人：勤奋的牛、懒惰的猪、撕咬的狗。属牛的多了，属猪的就不会偷懒，属狗的也会夹起尾巴。要学习老黄牛埋头苦干、勤奋进取的精神，立足文秘岗位，提升办文、办会、办事能力，锻炼以文辅政水平，努力把本职工作干好。要学习孺子牛谦虚谨慎、戒骄戒躁的精神，做人讲品格、分工不分家、补台不拆台。要学习拓荒牛大胆创新、敢于争创的精神，敢于开拓进取，在办公室文秘岗位上闯出一条新路。

　　二要增强担当意识。要以文辅政，当好参谋助手，就要求文秘人员当参谋、出点子时要有实用价值，谋略要具有科学性。在找问题时要有针对性，能够在纷繁复杂的实际工作中抓住关键问题和主要矛盾。在分析问题时要有全面性，既要放在大的形势和广的范围进行展望，又要立足现实对主要矛盾和矛盾的主要方面进行“牵牛鼻子”。在解决问题时观点要有科学性，做到“四个符合”，即：符合工作实际，符合上级政策，符合客观规律，符合群众利益。解决问题的措施要有可行性，既要适时出台，又要切实可行;既要行之有效，又能经得起检验。一句话，既要前瞻性发现问题，找出问题的解决方法，又要通过实践解决问题，而且经得起检验，这样才能以文辅政、做好参谋。

　　三要立足岗位提高修养。要保持平和心态，坚信虽然只是个小科员，但是会有大作为;虽然身居小位，但是要担当大责任;虽然只有小权力，但是可以做大奉献。要提高敬业意识，不混日子，把年轻岁月用来奋斗;不斤斤计较，多想工作是为自已;不虚度青春年华，相信现在的投入与将来的收获成正比。

　　四要吃苦耐劳。“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”其中蕴含的道理足以启示秘书人员吃苦精神要足，秘书人员要认清有自身角色定位，甘隐幕后莫闯前台，甘守寂寞自强不息，这就要求超脱精神要足。做一个有担当、有修养的人，将会无往而不胜。

　　办公室文秘工作起着承上启下、联系群众、协调沟通的重要作用，同时也关系到能否高效运转和办公室工作效率的高低。文秘工作人员要自觉在提升自身能力素质上下功夫，努力做好服务企业发展、服务领导决策、服务职工群众等工作，把领导交给的事做好，把交办的各项任务落实到位，努力成为名副其实的办文、办会、办事的“工匠”。

　　(作者单位：河北兴泰发电公司)