会展业观点

03 餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

早餐通常是自助餐，费用按人数计算即可。如果午餐和正餐涉及桌餐，可以按桌计算。

酒水及服务费。通常，如果在高星级酒店餐厅外带酒水消费，餐厅需要加收服务费。

会场茶歇。此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

04 交通费用

包括客户往返的交通费用，如航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。以及会议期间交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的交通。

05 搭建费用

活动中的区域规划通常包含以下几个部分：

以欢迎、互动、展示为主的区域：欢迎区、互动区、签到区、合影区、展示区、茶歇区等，用以欢迎引导嘉宾、嘉宾互动、产品服务展示。

以活动流程为主的区域：舞台区及嘉宾座位区等，这个区域的主要作用是活动整个环节的呈现区域，一般设置在宴会厅内部，这些区域在活动的整个环节，都会被使用；

每场活动必不可少的区域还有：嘉宾休息区、停车区等，这些区域如果是酒店、专业会议、会展场地，则不需要活动公司考虑，但是如果活动现场在空旷的户外场地，这些区域则需要活动公司考虑并完成规划设计布置。

06 AV设备租赁费用

一场像样的活动，一定会有主题基调，想给参与活动的人营造的氛围，这与现场声、光（颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光）、电、屏幕（LED）等设备，有着密不可分的关系。

07 活动道具

为了帮助活动设置记忆点或营造氛围，可以借助活动设备，如启动球、冰雕、推杆，也可以利用活动主题、产品造型、Logo来定制一些仪式道具。

08 活动印刷物和礼品

一场像样的活动包含这些印刷物：邀请函、礼品袋、嘉宾证、席卡、活动手册、流程表、臂贴、海报等；同样需要花钱。

09 嘉宾费用

演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分，很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾，因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力，可以很好地更多吸引参者。

10 视频等多媒体制作

有很多活动中采用了大量的LED屏幕，这些LED屏幕花费不菲，比传统的背景板要灵活很多，可以播放PPT、视频（动画、宣传片）等，然而有些公司花了巨额的费用却没有花时间在这些多媒体内容上，有时候让LED屏幕变成了一个静态的背景，在LED屏幕上的花费非常不值得。

所以，如果一场活动中采用了LED屏作为背景呈现，可以放一些预算在呈现在大屏幕中的多媒体上。

11 专业活动服务人员

一场活动，需要几类专业的活动服务人员。他们分别是：主持人、礼仪小姐、模特、摄影摄像、演艺人员，有些要求更高的活动，甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求——他们的服务影响着现场的参会体验。

如果他们是你公司的内部人员，你需要考虑他们活动当天的吃住费用，如果他们是供应商提供的人员，你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。

12 活动营销费用

为了在活动前期、后期扩大活动声量、扩大门票销售数量，市场活动可以通过搜索（如SEM广告）、社交（如KOL）、分发（如媒体）等媒体渠道进行传播。而这些渠道也需要费用。

13 策划费用

这部分基本上都是由活动公司来完成的，这部分笼统的叫做服务费，目前市场主流的活动公司在这部分的收费基本上都是收取前面所有项目计费综合的某个比例。

14 应急资金

活动的组织是一个不可完全预测的过程，在某些情况下会存在突发事件，所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分，但它需要在你的预算计划之中。

在识别所有项目后，你需要将项目所需全部资源数量以及单价，汇集成项目总成本。项目的估算成本按照工作分解结构分配给项目的各项活动，成为预算表。

例如：通过上述预算管理思维我们来制作一张活动项目中“场地及设备租赁”部份的预算统计表。

在评估完所有的预算项目之后，你可以将活动预算的关键要素放在一起，创建一个活动预算表单。一张清晰明了的活动预算表单，可以帮你理清所有费用开支。下面就是一个的简单活动预算表模板，它将主要费用都进行了概述和估算统计。

第三步：评估投入产出比（ROI），动态调整预算

到现在我们已经了解了活动的成本构成，并形成了预算表格。但这并不是活动预算应该关注的全部。作为活动owner，你更需要回答“这场活动值不值”。

为了给出答案，我们需要把活动看作是一笔投资，并尽可能量化活动的产出，如品牌传播、销售订单、获取客户线索、门票销售、效率提升等等效益，计算活动投资回报率ROI。然后再根据ROI调整和平衡预算……

做活动预算是一项复杂的工作，其涉及的内容非常广泛，需要考虑和衡量的因素也非常多，希望以上的技巧和知识，可以帮你更有成效地完成预算工作。

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