干货

采购与付款循环的内部审计

采购与付款循环的主要业务流程

采购商品或取得劳务是企业组织生产和满足销售需要的前提。采购 与付款循环主要业务活动程序是“请购和订购商品或劳务——验收及储 存——入账及付款” ，上述业务主要涉及生产部、采购部、验收部、仓储部、财务部等部门。

1.请购商品或劳务

企业的生产部门一般会根据顾客订单或对销售预测和存货需求的分 析来决定生产授权，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告，列示 所需要的材料和零件及其库存。仓库负责根据需要报告填写请购单，报 采购部门。其他部门也可以对所需要购买的除生产物资以外的项目编制 请购单报采购部门。大多数企业对正常经营所需物资的购买均做一般授 权，例如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其 他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对 资本支出和租赁合同，企业则通常要求做特别授权，只允许指定人员提 出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填 列请购单，请购单可能不便事先被编号，为加强控制，每张请购单必须 经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

2.编制订购单

采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的 采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性 和成本的低廉。

订购单应正确表明所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地 址等，预先予以顺序编号并经过被授权的采购人员签字。其正联应送交 供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单 的部门。

3.验收商品

各供应商交货，编制送货单，采购部门和验收部门确认交货与订购

单上的要求，如商品的品名、摘要、数量、到货时间等是否相符，据此 整理成收货明细资料，生成来料检验通知单。验收部门执行来料入库前 的品质检验。

验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制“一式多联” 、预先按顺序编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将商品送 交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单 的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任。验收人员 还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。若是验收不合格，验收部 门应编制“一式多联”的退料通知单，上级主管审核后，将不合格品连同 退料通知单的厂商联一起退回给厂商。

4.储存已验收的商品

仓库部门将已验收商品办理入库，生成“一式多联”入库单。已验收 商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商 品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。

5.编制付款凭单

记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。编制付款凭单 时应注意以下事项：

(1) 确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性；

(2) 确定供应商发票计算的正确性；

(3) 编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证 (如订购单、验收单和供应商发票等) 。这些支持性凭证的种类，因交易对象 的不同而不同；

(4) 独立检查付款凭单计算的正确性；

(5) 在付款凭单上填入应借记的资产或费用的账户名称；

(6) 由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款；

(7) 所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。

6.确认与记录负债

正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、及时地记录 负债。该记录对企业财务报表和实际现金支出具有重大影响。与应付账 款确认和记录相关的部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登 记簿或应付账款明细账中加以记录。在收到供应商发票时，应付账款部 门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单 上的有关资料进行核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。

应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不 得经手现金、有价证券和其他资产。恰当的凭证、记录与记账手续，对 业绩的独立考核和应付账款职能而言是必不可少的控制。

在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达财务部门，由其据以 编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制 的记账凭证中账户分类的适当性；通过定（更多内容可关注公众号CIA内审师小站）期核对编制记账凭证的日期与 凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所 记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定 期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金 额是否一致。

7.付款

通常由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种 款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包  括：

(1) 独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性；

(2) 应由被授权的财务部门的人员负责签署支票；

(3) 被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致 性；

(4) 支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或以打洞等方式将其注销，以免重复付款；

(5) 支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票；

(6) 支票应预先顺序编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；

(7) 应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。

8.记录现金、银行存款支出

仍以支票结算方式为例，在手工系统下，财务部门应根据已签发的 支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：

(1) 会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性；

(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；

(3) 独立编制银行存款余额调节表。

采购与付款循环涉及的主要凭证与会计记录

对于内部控制比较健全的企业，其处理采购与付款业务通常需要使 用很多凭证与会计记录。典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证与会 计记录有以下几种。

1.请购单

请购单是由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购 部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。

2.订购单

订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定的商品、劳务或其他资产的书面凭证。

3.来料检验通知单

采购部门和验收部门确认交货与订购单上的要求是否相符，据此整 理成收货明细资料，生成来料检验通知单。

4.验收单

验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的 商品、资产的种类和数量等内容。

5.入库单

商品验收合格后，仓库部门入库签发记载数量、规格、单价等内容 的单据。

6.退料通知单

退料通知单是因采购商品入库前不符合相关的质检所开出的凭证。

7.卖方发票

卖方发票 (供应商发票) 是供应商开具的，交给买方以载明发运的 货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。

8.付款凭单

付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到的商  品、资产或接受的劳务、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采 购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。

9.转账凭证

转账凭证是指记录转账交易的记账凭证，它是根据有关转账交易 (即不涉及库存现金、银行存款收付的各项交易) 的原始凭证编制的。

10.付款凭证

付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录库 存现金和银行存款支出交易的记账凭证。

11.应付账款明细账

12.库存现金日记账和银行存款日记账

13.供应商对账单

供应商对账单是由供应商按月编制的，标明期初余额、本期购买、 本期支付给供应商的款项和期末余额的凭证。供应商对账单是供应商对 有关交易的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差 等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额保持一 致。

 采购与付款循环的内部控制点

通过梳理采购与付款循环的主要业务流程，本书对采购与付款循环 涉及的关键内部控制点进行了提炼。

1.请购商品或劳务环节的控制

(1) 须按制度要求填制和保管请购单，均需要填写请购原因、交货期等重要事项；

(2) 请购单须经核准后才可被传递到下一个步骤。

2.订购单环节的控制

采购员须按采购制度的要求生成订购单，具体包括：

(1) 所有请购单须在一定期间内执行订购，以免造成缺货；

(2) 对不同部门的同一类物料，须将其汇总后统一订购；

(3) 下订单前须核对目前库存是否在安全库存以下；

(4) 下订单前须核对该类物料的最小订购批量；

(5) 对有多个合格厂商的物料，须向两个以上合格厂商询价并议价，选择单价较低的厂商下达订单；

(6) 计算交货期前，需给所有物料的订购留有适当的前置期 (物料前置期是指从发出订购单到最终收到货物的时间间隔) 等；

(7) 所有订购单均需经采购主管核准后才能发给厂商。

3.来料检验环节的控制

来料检验需按既定程序和要求执行，具体包括：

(1) 来料检验通知单需连续编号管理；

(2) 来料检验通知单需在规定时间内完成检验，转成入库单 (如果是不合格品，须同时转成退料通知单) ；

(3) 拟退回厂商的物料，需单独存放，并明确标示；

(4) 需定期或不定期对免检产品进行抽检，并需详细保留抽检记录等；

(5)所有验收单均需经检验科主管核准后才能办理入库手续。

4.入库环节的控制

入库单需有对应的验收单作为依据，除免检物料外，所有物品没有 验收单不能办理入库手续。

5.退料环节的控制

如果来料不良，需要退料，也需按规定程序办理相关手续，具体包 括：

(1) 退料通知单需有对应的验收状态说明作为依据；

(2) 所有的退料单均需及时反馈给对应的厂商；

(3)所有的不合格品均需及时退回给厂商，并经厂商做收货确认。

6.收取发票环节的控制

(1) 发票和入库单在数量、规格和单价上需保持一致；

(2) 发票需及时入账。

7.付款环节的控制

(1) 需按与厂商签订的合同，及时给厂商付款，并核销相应的应付账款；

(2) 须定期与厂商对账。

采购与付款循环的基本内部控制制度

企业的采购与付款循环包括一般商品或劳务的采购和固定资产的采 购。对于一般商品或劳务的采购与付款循环内部控制原理同之前所述的 销售与收款循环内部控制原理大同小异，因此，仅就采购与付款循环内 部控制的特殊之处予以说明。

1.适当的职责分离

如前所述，适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。与 销售和收款交易一样，采购与付款交易也需要适当的职责分离。企业应 当建立采购与付款交易的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权 限，确保办理采购与付款交易的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款交易不相容岗位至少包括：

(1) 请购与审批；

(2) 询价与确定供应商；

(3) 采购合同的订立与审批；

(4) 采购与验收；

(5) 采购、验收与相关会计记录；

(6) 付款审批与付款执行；

(7) 付款记录与付款执行。

以上这些都是对企业提出的、有关采购与付款交易相关职责适当分离的基本要求，以确保办理采购与付款交易的不相容岗位相互分离、制 约和监督。

2. 内部核查程序

企业应当建立对采购与付款交易内部控制的监督检查制度。采购与 付款交易内部控制监督检查的主要内容通常包括：

(1) 采购与付款交易相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款交易不相容职务混岗的现象；

(2) 采购与付款交易授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款交易的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为；

(3) 应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性；

(4) 有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存 在漏洞。

就许多从事制造业的被审计单位而言，固定资产在其资产总额中占 有很大比重，大额固定资产的购建会影响其现金流量，而固定资产的折 旧、维修等费用则是影响其损益大小的重要因素。固定资产管理一旦失 控，其所造成的损失将远远超过一般的商品、存货等流动资产的损失。因此，为了确保固定资产的真实、完整、安全和有效利用，企业应当建 立和健全固定资产的内部控制制度，具体如下。

(1) 固定资产的预算制度

预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常，大中型企业 应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算；小规 模企业即使没有正规的预算，对固定资产的购建也要事先加以计划。

(2) 授权批准制度

完善的授权批准制度包括：企业的资本性预算只有经过董事会等高 层管理机构批准方可生效；所有固定资产的取得和处置均需经企业管理 层的书面认可。

(3) 账簿记录制度

除设置固定资产总账外，被审计单位还需设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明 细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。

(4) 职责分工制度

对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等，均应明确 划分责任，由专门部门和专人负责。

(5) 资本性支出和收益性支出的区分制度

企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常需明确 资本性支出的范围和最低金额，凡不属于资本性支出的范围、金额低于 下限的任何支出，均应被列作费用并抵减当期收益。

(6) 固定资产的处置制度

固定资产的处置，包括投资转出、报废、出售等，均要有一定的申请报批程序。

(7) 固定资产的定期盘点制度对固定资产的定期盘点，是验证账面各项固定资产是否真实存在， 了解固定资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的 必要手段。

(8) 固定资产的维护保养制度

固定资产应有严密的维护保养制度，以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失，并应建立日常维护和定期检修制度，以延长其使用寿 命。

(9) 固定资产的保险制度

固定资产在企业的生产和经营中占有重要的地位，一般具有数量  少、价值高的特点。固定资产的失窃、意外毁损等务必会给企业带来重 大的损失。由于自然灾害和意外事故等（更多内容可关注公众号CIA内审师小站）偶然性因素具有不可控性，企业 应建立固定资产的保险制度，由专门的部门或人员负责固定资产的投保 事项，以避免不必要的损失。

采购与付款循环的内部审计

采购与付款循环的内部审计，即对整个采购与付款业务流程的内部 控制进行合理评价，同时通过合理监督，找出此业务流程中存在的问题 和缺陷，并针对这些问题提出合理的改进建议，使得此业务流程被合  理、科学地控制。通过前面对关于采购与付款循环的主要业务流程和内 部控制的介绍，采购与付款循环的内部审计大体上可以分成采购过程的 内部审计和付款业务的内部审计。我们顺着采购与付款循环主要业务流 程，逐一评价、审核各个步骤的合理性、规范性和被控制状况。

拟采购物料品种和数量控制的审计

为了对拟采购物料的品种和数量进行有效控制，企业一般都通   过“设定安全库存”“请购需要核准”等控制方式来对请购环节进行控制。内部审计人员对其重点审计确认“所有请购是否均经核准后才转到采购 员手中”和“所有关键性物料是否均在安全库存以上”等。

为了确认被审计单位在订购所有物料前均已有效请购，内部审计人 员应执行如下审计程序：随机抽查已经发出的订购单，逐一核对每一张 订购单上各个拟订购项目对应的请购单，查核确认每一项订购内容 (包 括原物料的品种、规格、数量、交货期等) 都是请购单位请购的，并且 请购单均经各请购部门的主管核准。

为了确认采购部门有效确保关键性物料的及时采购，内部审计人员 应执行如下审计程序：随机抽查了关键性原物料目前的库存数及订购状 态，与安全库存量进行比对分析，查核确认企业所有关键性物料均有执行安全库存管理制度。

订购单价控制的审计

采购过程中，当确定采购物料的品种和数量后，采购人员向厂商下 达订单前，还有一个最重要的工作就是确定各项拟采购物料的单价。为 了降低企业生产成本，同时对采购人员进行合理监督，企业一般会采取 包括“授权批准控制”和“文件记录控制”等控制方式对采购单价进行适当 的监督，具体包括：厂商单价一经变动，必须经适当核准才可生效；同 一物料，需开发多家供应厂商同时供货；同一物料，有多家可选择的合 格厂商时，要选择单价较低、交货期较好的厂商下达订购单等。

为了确认厂商单价发生变动时，均经核准后才生效，内部审计人员 应执行如下审计程序：对记录资料单价变动记录表进行顺查、逆查，即 随机抽查单价变动记录表，以该表被核准的日期为界，往回查订购单， 看其交易单价是否是原件；再往后查订购单，看其交易单价是否是新单 价。通过查核确认，所有厂商单价发生变动时，均经核准后才执行新单 价。

为了确认“针对同一物料，有多家可选择的合格厂商时，要选择单 价较低的厂商下达订购单”的内部管理制度得到有效执行，内部审计人 员应执行如下审计程序：随机抽查多家合格厂商的原物料的订购情况，查核确认其有效执行了上述内部管理制度。

 拟采购物料总金额控制的审计

按原物料管理的一般要求，企业对任何一类物品的采购都应该把握适当的量，因为每次订购的物品太少会影响采购部门的工作效率；而一 次性采购过多，就会增加库房存放、管理原物料的成本，同时又会占用 企业大量资金，对于那些具有独立特点的产成品对应的原物料，如果产 成品发生外观、功能等方面的变化，易导致原物料的呆滞。

企业一般会通过“订购单达到一定金额时，需要特别核准”等“授权 批准”的内部控制方式来控制采购可能给企业带来的存货管理风险。内 部审计人员对这一内部控制制度的执行情况应进行如下审计程序：随机 抽查总订购金额在某一设定金额以上的订购单，抽核该所有订购单均经 总经理核准后才向厂商下订单。

 订购单交期控制的审计

采购人员在向厂商订货时，需要充分考虑不同原料物的安全库存和 交货前置期，要在尚有部分库存前就下订单，下订单前还要考虑原料物 到达本企业的运输、检验时间。因此，按期采购回来生产需要的原料  物，是内部控制体系要控制的重要内容。

企业一般会采用“交期达成率指标”来考核采购人员的工作状态。所 谓交期达成率是指一定期间内，企业已经订购的物料中，拟订交期内实 际已经交货的批数除以应交货的总批数。这一比率越高，表明厂商交货 越及时。对于订购单交期控制的审计，就是审核企业订单是否存在延期 交货的原料物，其交货达成率是否实现了既定目标等的过程。

为了确认订单传递给厂商前，设定了合理交期。内部审计人员应执 行如下审计程序：随机抽查已订未交的订购单，针对其中的关键性原物 料的交期进行评价，查核确认所有关键性物料的设定交期均达到公司设 定的交货期。

为了审核采购人员敦促厂商交货的努力程度，内部审计人员应执行如下审计程序：汇总统计关键性原料物和非关键性原料物的实际交货达 成率，并与标准达成率进行比较，分析其产生差异的原因，查核确认采 购部门对订购单的交期进行了很好的控制。

 应付账款入账控制的审计

通常情况下，企业需要收到经检验合格的货物并取得厂商提供的发 票后才能入账。内部审计人员对应付账款入账的审计，就是要确认所有 已经入账的应付账款是否均有合法、有效的发票，其入账是否及时，入 账时是否均经过验收入库等。

为了审计企业的应付账款是否及时、真实、正确，内部审计人员应 执行如下审计程序：从应付账款明细账出发，随机抽查应付账款入账时 对应的原始凭单，查核其是否取得合法发票，是否已经办理入库手续， 并查核其入账时间是否及时等。

 应付账款付款控制的审计

为了保证应付账款付款能有效地被控制，企业应该在规定的期间内 与厂商进行对账，并会设定付款前要合理核准、付款后要进行完整记录 等。

为了审计企业的应付账款付款均正确，内部审计人员应执行如下审 计程序：

(1) 从财务部门获取应付账款明细表，对近半年以来应付账款的借贷发生额和余额进行重新计算，确认各明细项目的余额均正确；加总 所有应付账款明细项目的余额，确认其合计数正确，并与报表数、总账数进行核对，确认账账、账表都相符；

(2) 从采购部门获取最近一次的采购部门与厂商的对账结果，抽查交易频繁的厂商的应付余额，与财务明细账进行核对，经审核确认，所有厂商的对账单确认的余额与财务明细账余额均相符；

(3) 为了确认所有已付款的应付账款是否均经核准，内部审计人员应随机抽核已付款的应付账款对应的核准情况，经查核确认，所有的 应付账款在付款前均经公司总经理核准后才付款。

长期挂账的应付账款的审计

正常情况下，企业不应该存在长期挂账的应付账款，因为企业的应 付账款就是厂商的应收账款。如果企业存在长期未付的应付账款，则可 能表明企业缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润，也有可能是存在记 账错误和付款错误等情况。

为了确认企业应付账款的账龄是否合理，内部审计人员应执行如下 审计程序：先执行分析程序，（更多内容可关注公众号CIA内审师小站）将本期应付账款余额与上年同期的进行比 较，分析其波动原因，以确认是否存在故意延后付款的情况。

为了对长期挂账的应付账款进行审计，内部审计人员应执行如下审 计程序：对应付账款明细账进行排序筛查，将账龄较长、没有付款记录 的应付账款进行逐一分析，要求采购部门做出解释。内部审计人员应了 解所有长期挂账的应付账款的原因，并提出合理的改善建议。通过对这 一项目的后续审计，对查核中发现的问题的改善情况进行追踪确认，从 而改善企业对应付账款的管理，降低应付账款长期挂账给企业带来短期 内集中付款的风险。

 未入账的应付账款的审计

查找未入账的应付账款，最有效的方式有两种：一种是查看报表日 后的应付账款入账时对应的发票和入库单，如果其发票和入库单都是上 一会计期间的，则可以认定企业在报告期内存在未入账的应付账款；另 一种是对应付账款进行函证，一般情况下，应付账款不需要函证，因为 函证不能保证查出所有未记录的应付账款，况且内部审计人员能通过取 得的购货发票等外部原始凭证来证实应付账款的真实性和完整性。

如果企业内部控制风险较高，或某应付账款账户金额很大，且较长 时期没有还款记录，企业又处于现金流较困难时期，则需考虑对应付账 款进行函证。应付账款的函证对象一般选择应付账款余额较大的债权  人，或者余额不大，但是债务账龄较长的债权人。函证最好采用肯定的 形式，即在给厂商的函证文件上注明具体的应付金额。函证过程中，如 果存在未回函的重大项目，内部审计人员应执行其他替代审计程序： (1) 检查资产负债表日后收到的购货发票，确认其入账的时间是否正 确，是否存在故意延后入账的情况； (2) 检查报表日后应付账款明细账及现金和银行存款日记账，核实是否存在前期未记账、本期却有支付 的应付账款等。

为了确认企业是否隐瞒大额债务，内部审计人员有时需要依据全年 应付账款明细账的发生额，选择那些在资产负债表日虽然余额不大 (甚 至为零) ，但与企业业务往来频繁，是企业重要厂商的债权人进行函证。

本文来源：综合互联网 CIA内审师小站整理编辑