把Excel表转入Word（记Word的邮件合并功能）

日常工作中，我们可能需要把Excel表中的数据直接转到Word文档中，形成一个个独立的文档。典型的应用场景有：

1、工资单：在Excel表中维护好所有人的工资，转到Word文档中形成每个人的工资条。

2、各类单据：在Excel表中维护好所有单据信息，转为一个个Word文档并打印出来。

3、成绩单：在Excel表中维护好所有学生的成绩，转为一个个成绩报告单。

Word自带这种功能，叫做——“邮件合并”。

准备一个Excel表，将需要转入Word的数据都维护好，作为数据源；准备一个Word文档作为模板，将需要转入的格式维护好（任何格式都可以，表格、清单、字段罗列等等），Word文档上的字段不能比Excel表上的多。

如果要把转换的Word文档生成一个个独立的文件，那还需要做这一步——给作为模板的Word文档设置一个标题。（只有让文档排版上有大纲层级，才能使用文档拆分的功能）

打开Word文档，点顶部菜单栏的“邮件”→“开始邮件合并”。下拉菜单里有各类选项，适用于不同的用途，如果没有特殊需要或不知道该怎么选，就选“普通Word文档”。

点“邮件”→“选择收件人”→“使用现有列表”，选择刚才准备的Excel表。

完成上述操作，选择数据源后，“邮件”→“插入合并域”按钮会亮起来，点击后的下拉菜单里显示的就是Excel表里各个列的名称。

鼠标点击Word文档上需要插入Excel表字段的地方，然后点击“插入合并域”，在下拉菜单里选择需要的字段。重复此操作，直到需要的字段全部设置好。（根据需要选择字段，不需要把Excel表里所有的字段都选上）

完成字段配置后，点“邮件”→“预览结果”，可以看到Excel表中的某一行数据已经显示在Word文档中。通过点击左右箭头切换，可以看看其他行数据的显示效果。

预览结果，主要是为了看效果，并不是必须的操作步骤，如果做得熟练了，确定没做错，可以跳过这一步。

检查无误后，点击“邮件”→“完成并合并”→“编辑单个文档”，把Excel表中的数据生成到一个Word文档中。

可以根据需要选择生成哪些行的数据，如果所有的数据都要生成，就选择全部，Word会自动跳过标题行，从第一条有效数据开始生成。

完成操作后，会生成一个默认名称为“信函1”的Word文档，把它保存下来。至此，邮件合并操作完成，Excel表的数据已经根据需要，转入“信函1”文档中了。

邮件合并功能只能把Excel表的数据导入到一个Word文档里，如果需要做到一个Word文件就对应一条数据的效果（就像这个案例里，我要实现一条记录生成一个交办单的Word文件），还需要做拆分操作。

要实现这个效果，需要确保在第一步“准备文档”的时候，给作为模板的Word文档设置了标题（其实就是设置大纲级别，没有大纲级别的文档是不能拆分的，当然最好就是设置一个标题）。如果准备文档的时候没有设置标题（或大纲级别），那么可以打开刚才保存的“信函1”，逐页设置，如果页数较多，建议重新做一遍邮件合并操作。

打开刚才保存的“信函1”，点“视图”→“大纲视图”。

按Ctrl+A，全选整个文档，然后点“显示文档”→“创建”，此时，每个章节前会出现一个空行，说明创建子文档成功，点“关闭大纲视图”，回到常见的编辑模式。

如果不小心点到别处，再回过来点大纲视图的时候，发现没有“关闭大纲视图”按钮了！此时千万不要再做一遍创建子文档的动作！因为刚才的创建已经成功了，再做一遍就错了。可以点“视图”→“页面视图”，回到常见的编辑模式。

完成上述创建子文档的操作后，还需要把每一页上的分节符去掉，否则生成的每个子文档都会多出来一个空白页。

在“页面视图”（也就是通常我们使用的编辑模式）下，按Ctrl+A全选整个文档，然后点右上角的“替换”按钮，打开替换对话框。点左下角的“更多”按钮扩展替换框，点底部的“特殊格式”按钮，选择“分节符”，“替换为”的框里什么都不用填，然后点“全部替换”按钮。

熟悉快捷键的人，可以直接按Ctrl+H，打开替换对话框，在“查找内容”框里填写   ^b   ，“替换为”的框里什么都不用填，然后点“全部替换”按钮。

另外，去掉分节符后，文档显示出来的分页效果可能会有问题，例如下一页的内容会显示到上一页去。这仅是“信函1”文档展现效果的问题，不影响拆分效果，可以无视。

完成上述操作后，点保存按钮或按Ctrl+S保存文档，在目录下会根据大纲级别设置的情况，生成若干子文档，并且根据标题自动命名。

需要注意的是，生成的第一个子文档默认名称就是在“信函1”文档中设置的标题（比如我的“信函1”里设置的标题是“工作交办单”，第一个子文档的文件名就是“工作交办单”），第二个文档开始，就是按流水号从1开始自动生成文件名，如果不合需要，只能手动修改（所以，下图的“工作交办1”实际上是第二个文档）。