英文邮件格式范文模板

2021-02-12

　　一、主题主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

　　主题框的内容切忌含糊不清。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考）,如：URGENT：Submit your report today!

　　二、称呼

　　1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

　　2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

　　Jimmy,

　　I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

　　Best,

　　David

　　3、人家的名字千万不要错，同样，头衔都不要错，头衔或学位，可任择其一。

　　4、多过一个男人，用Messrs，就是Misters的'意思，不过不要跟名字，跟姓就行啦。女人呢？用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字。如果男女一起的话，只要弄清楚称呼就行。

　　5、有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔，有时不知道对方头衔，干脆用Ms.算了。

　　6、职衔短可以一行过,长就放到下一行吧

　　7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.

　　三、结尾部分

　　A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词，例子：

　　1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

　　Respectfully yours, Yours respectfully,

　　2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

　　Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

　　3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

　　Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

　　4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

　　Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事，如果是公司代表联络生意之类，可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己，可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用。We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢？一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了，多用you有时会有隔阂的感觉。You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)

　　I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)

　　Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)

　　I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点，人家受落)总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。

　　B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

　　C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签，人家会笑你的，签名也看信件的语气，给朋友或公司客户，签Bill也可以，给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。

　　邮件范文Dear Mr./Ms,

　　Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

　　Yours faithfully,尊敬的先生/小姐

　　我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

　　请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

　　您诚挚的