Excel读书笔记7

      工作中使用Excel的原则是：实用至上，能简单就不复杂，不求最好，但求最懒，用最快的方法解决问题，不必追求最完美、最漂亮、最有技术含量的方案。

      遇到复杂问题时，编不出合适的公式、自己掌握的知识无法解决时，就应该要考虑能否使用辅助列、辅助表格来牵线搭桥。在很多时候，使用辅助列可以将复杂的问题简单化。

      辅助列就是在表格之外增加的列，对表格的数据编制公式进行计算。然后再对辅助列的数据进行运算。实质上辅助列就是将比较复杂的问题分解成几个小问题，通过在表格中增加辅助列，将复杂公式中本来在内存中进行的多步骤运算，放到表格中进行多步骤运算，从而将复杂的问题简单化。

比如A1:A10000单元格区域有一列数据，现在需要计算数据中唯一值的个数（空值不纳入计算），可以使用下面的数组公式来计算：

{=SUM(IF(LEN(A1:A10000)>0,1/COUNTIF(A1:A10000,A1:A10000)))}

如果我们在B列添加一列辅助列（假设A列数据已排序），B1单元格则根据情况输入1或0，在B2输入公式：

=IF(AND(A2< >"",A2< >A1),1,0)

然后下拉填充至B10000，然后在C1输入公式：

=SUM(B1:B10000)

使用以上公式计算时间大大降低。

使用辅助列来牵线搭桥：根据需要在辅助列增添一些数据或设置公式，然后使用Excel已有的功能解决工作中的需求。通过使用辅助列可大大提高操作效率。

需要在各记录间都插入一空行，可在F列构建一列辅助列，在F2单元格输入1，然后按住【Ctrl】键，拖动填充柄，下拉填充为1-14的序列。

选定F2:F15单元格区域，按【Ctrl+C】键复制，将其粘贴到F16:F29单元格区域。在旁边的空白单元格输入0～1之间的任一小数，按【Ctrl+C】键复制。然后选定F16:F29单元格区域，选择性粘贴——运算（加），粘贴后F16:F29区域分别为1.1、2.1、3.1……选定A1:F29单元格区域，按F列对表格进行升序排序。排序后结果如图2-50所示。

然后删除辅助列F列和H列。

打印工资条时可以用到此技巧，具体方法为：使用上述操作步骤后，再选定A2:F28单元格区域，按【F5】键打开定位对话框，选择“空白”选项，即可选定空行的单元格，此时鼠标不要点击，输入公式“=A$1”。然后按【Ctrl+Enter】键，所有空白行均等于第一行，然后调整行高、列宽，就可打印工资条了。

使用辅助列技术来达到快速合并相同内容的单元格，主要有使用数据透视表和使用分类汇总两种方法。下面介绍使用数据透视表的方法。

打开示例文件“表2-17 使用辅助列快速合并同类项的单元格”，表格如图2-51所示。

Step1：在F列插入辅助列“序号”。

Step2：选中数据表格任一单元格，点击【插入】选项卡—“表格”组的“数据透视表”按钮，弹出创建数据透视表对话框（见图2-52）。

Step3：将“部门”“管理人员”字段拖入行标签区域，“序号”拖入数值区域（见图2-53）。

Step4：选中数据透视表，点击右键，选择“数据透视表选项”，在弹出的“数据透视表选项”对话框的“显示”选项卡勾选“经典数据透视表布局”（见图2-54）。或者在数据透视表工具的【设计】选项卡，点击“报表布局”按钮，选择“以表格形式显示”。

Step5：点击透视表H列“部门”字段旁边的“自动排序”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“其他排序选项”（见图2-55）。

Step6：“部门”字段依据“求和项：序号”字段升序排列（见图2-56）。

Step7：选择数据透视表的“部门”列，点击右键，将“分类汇总‘部门’”的勾去掉，取消对字段的汇总（见图2-57）。

Step8：选择数据透视表的任一单元格，点击右键，点击“数据透视表选项”，在弹出的“数据透视表选项”对话框中勾选“合并且居中排列带标签的单元格”（见图2-58）。

Step9：选择H2:H15单元格区域，点击格式刷，将H2:H15单元格区域格式应用于A2:A15单元格区域。

使用辅助列除了可以提高计算效率，另外一个重要用途就是化繁为简，使用表格的物理空间换取内存空间，大大地简化公式。一般来说，使用辅助列后的公式更简单、更易懂、更易于维护。

在示例文件“表2-18使用辅助列多条件查找”中，如果要实现按商品名称和商品颜色进行多条件查找，常用的VLOOKUP函数无法实现，需利用数组公式，如图2-59所示。

H3单元格的数组公式为：

{=VLOOKUP(F2&G2,IF({1,0},B2:B10&C2:C10,D2:D10),2,0) }

如果使用辅助列，将商品名称和商品颜色组合在一起，如图2-59的A列所示，然后用VLOOKUP使用H2单元格的公式进行查询就非常简单明了，H2单元格公式：

=VLOOKUP(F2&G2,A1:D10,4,0)

在财务日常工作中，有时需要用公式实现数据的明细查询功能，即将符合条件的所有记录筛选出来。如图2-60中B1:F15单元格区域为源数组表（见示例文件“表2-19使用辅助列查询明细”），现需查询出指定部分所有人员的记录。如果不用辅助列，可使用数组公式实现查询功能，H5单元格数组公式如下：

{ =INDEX(B:B,SMALL(IF(($B$2:$B$15=$H$2),ROW($2:$15),4^8),ROW(1:1)))&""}

然后拖动填充柄往右、往下填充公式即可。此公式比上面的例子更不好理解，但如果使用辅助列，则公式会简单得多。首先在A2单元格输入公式：

=B2&"-"&COUNTIF($B$1:B2,B2)

下拉填充公式，然后在H5单元格输入公式：

=VLOOKUP($H$2&"-"&ROW()-4,$A$2:$F$15,COLUMN()-6,0)

然后往下、往右填充公式即可，然后为了消除错误值，可将公式完善为：

=IFERROR(VLOOKUP($H$2&"-"&ROW()-4,$A$2:$F$15, COLUMN()-6,0),"")

如图2-61所示。

另外，如果上级公司或其他部门分发的表格设计不合理，表格填列起来很麻烦又费时，而我们又无法改变表格格式，这时候怎么办？可以用辅助过渡表来进行转换，具体思路与方法与辅助列技术类似，不赘述。