为什么「会议纪要」很重要？

3、避免工作纠纷

因为做项目，经常涉及甲乙双方的沟通。在会议中涉及到的问题，确认的事项，工作中的责任划分，都完整地保留在会议纪要中。可以作为一份真实有效的凭证，避免在工作推进中发生纠纷。

如何判断一份会议纪要是合格的？

很简单。就是一个没参与会议的人能通过这份会议纪要，能够了解会议里到底发生了什么，快速抓取会议的重点信息。

不过，想要在会议过程中立马记录一份完整的内容非常有难度，所以我将从会议前、会议中、会议后三个方面来详细讲解如何做好一份会议纪要。

1、会议前准备

会议开始前，提前准备会议基本信息及记录模板，可以参照以下模板：

基本信息

主要议程

发言人A：

发言人B:

发言人A：

发言人B:

会议结论

会议后待确认事项

除了纪要模板，为了提高工作效率，还需要借助工具方便记录，进行二次整理。我建议会议过程全程录音，再转成文字，方便查漏补缺。

2、会议中记录

因为开会是讲和听的过程，如何做到在有限的时间内去抓取关键、要紧的信息，是很值得我们去掌握的。

一般来说，会议的类型分为两大类：一种是项目推进会，比如工作部署、落实项目下一阶段模块，另一种是座谈交流会，比如思维交流、工作坊等。

1）针对项目推进会议

发言人汇报的内容一般是按照一定逻辑的，我总结了下，大体是这些方面：会议目的、基本情况、工作举措、存在问题或困难、原因分析、下一步工作安排等。

当然，一次会议不一定包含上述全部内容，但八九不离十，特别是基本情况、工作举措、存在问题和下步打算，这类是最常用的。

具体到每一块，要怎么记，我觉得要重点记这些内容：

第一是记关键句、记首句，一般每部分的首句是要紧的，反映了整段的核心观点或做法，汇报人讲的时候一般会通过“一、二、三…”这样的来体现，所以我们听的时候要特别留意下。

第二是关键人物，会议中发言的关键人物（根据职位判断），他们的发言和内容要特别留意，尽量不要忽略关键信息。

第三是记结论性结果性的内容，这些是扎扎实实的东西，有干货的，比如截至XX时候的数据、完成了多少量以及一些结论性的词，这些都能够反映关键信息。

2）针对座谈交流会

针对座谈交流会，这种会议相对更宽松，要按照发言人的顺序来记。

这种场合的发言未必结构那么严谨，可能是夹叙夹议，甚至想到哪说到哪，这就对会议纪要形成了更大挑战。这个时候，我们可能自己心里得有一本账，就是自己要给发言人的内容搭个架子。

可以先观点（或现象），后论证，或者说，先结论性的东西再陈述性的东西，从一个点慢慢延展开来。如果有的时候，可能观点不会直接给，那就先空着，等对方说完之后再从他们说的内容里面提炼。

3、会议后整理

整理会议纪要有几个要点需要注意：

1）注意格式

每个企业的要求不同，要最后呈现提成的方式是什么。关键要美观大方，注意错别字，字体、标号、段落间隔要保持一致。

可以将重点、关键点加黑或者标黄处理，这样看会议纪要的人可以直接抓重点，节省阅读的时间。

2）减少口语化的表达

开会过程中，口语化表达是在所难免。在做纪要的过程中，要注意用词的转换，把口语变成书面语，同时剔除掉一些没有用的语气词。

3）留意关键数据

会议中涉及到一些数据，尤其要注意，注意不要写错，一些关键的数字可以进行标注。

4）确认会后需要追踪的事项

会议确认的需要追踪的事项，要注意写清楚时间、负责人。整理完会议纪要后，及时发送给相关人员进行确认，确认会议纪要内容的一致性。

尤其涉及到与合作方的确认的内容，避免后期出现争议的地方。

做任何事都是熟能生巧，做会议纪要也不例外。作为会议记录者，要用心聆听，用一句话形容就是：会议中谁都可以走神，唯独记录者不可以。

所以要反复训练，培养自己记录的感觉，参加会议次数多了，时间久了，必然可以掌握出一套快速记录的方法。

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我是 @晏涛三寿 资深社会化营销专家，《超级用户增长》作者，专注客户经营，助力企业增长。返回搜狐，查看更多