关于做好西南交通大学2022届毕业生档案转递工作的通知

根据学校2022年毕业生派遣工作总体安排，结合当前学校疫情防控工作要求，现将2022届毕业生档案转递工作的要求和安排通知如下：

一、毕业生档案材料归档要求

1.毕业生类别清理

各单位毕业班辅导员或指定的归档人员在毕业生档案材料归档前，严格按照 ：正常派遣、本校研 、外校研 、户档留校 、其他特殊情况(结业、肄业、休学、延期毕业等)整理毕业生档案，做好备注。

2.收集整理毕业生材料

根据毕业生派遣名单，及时收集、整理毕业生归档材料。为提高归档效率，请把同一个学生的几种材料归集在一起，并严格按学号从小到大排序。

3.档案材料移交装档

请将毕业生应归档材料（附件1），以学生个体为单位，严格按照材料顺序整理，按照学生学号从小到大排序，以学院为单位将归档材料统一送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应存入学生个人档案袋，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(尽量控制在20字以内)

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

2.请各单位毕业班辅导员或指定的归档人员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上，仔细填写、校核个人档案的转递信息（收件单位、收件地址、收件人信息），确保档案转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据为依据进行档案转递信息校核，校核完成后统一提交邮局制单寄递。若就业网信息填写不准确将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职或入学报到。

三、档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的具体单位名称。

2.国内升学的毕业生，填写录取学校及学院的名称；本校升学，填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写毕业生生源地所属人才中心。

四、改派后档案办理须知

1.应届毕业生档案未寄出的，持改派后的就业通知书到档案馆A129办公室办理档案转递相关手续。

2.应届毕业生档案已寄出的，可持改派后的就业通知书到档案所在单位办理档案转递相关手续或联系原单位退档回校，持改派后的就业通知书到档案馆A129办公室办理档案转递相关手续。

五、毕业生档案转递及查询

1.各单位毕业生档案归档工作完成后，档案馆负责密封转递工作，按照大学生档案转递要求和中国邮政EMS标准快递转递规定，交付邮局办理档案转递工作。

2.毕业生须在3个月内与档案接收单位确认个人档案接收情况，按照档案管理单位的要求办理相关手续。(尤其是派遣回生源地所属人才中心的同学请务必确认自己的档案接收情况，避免档案丢失)

3.毕业生可通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。

（1）登录西南交通大学档案馆网址：http://dag.swjtu.edu.cn/

（2）点击网站下方服务大厅处的“远程服务”，进入档案去向查询；

（3）输入学生姓名和学号等基本信息后，即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号，也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

4. 档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询，逾期不再受理查询。

六、注意事项

1.各单位要高度重视毕业生档案归档、转递工作，加强对毕业生的教育、引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2.请各单位严格遵守学校疫情防控工作要求，确保学校师生人身安全，减少人员聚集，所有档案材料由学院集中收集整理后，按要求统一移交归档。

3.各单位要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保归档材料不错装、不漏装，转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

4.为避免归档时间冲突，提高工作效率，实行预约归档。请各单位归档前电话预约或者QQ群预约归档的具体时间。

七、档案馆工作人员及联系电话

本科生联系电话：66367543  黄老师、巨老师

研究生联系电话：66366542  廖老师、李老师

                                       西南交通大学档案馆（校史馆）

                           2022年5月6日

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1.高等学校毕业生登记表（含学年鉴定表3份）

2.学生成绩单

3.授予学位的决定

4.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

5.体检表

6.党团及奖惩材料

7.学生体质健康标准（试行方案）登记卡（大学）

二、毕业研究生应归档材料

1.毕业研究生登记表

2.研究生成绩单(研究生院出具)

3.授予硕士或博士学位的决定

4.全国研究生就业通知书

5.体检表

6.党团及奖惩材料