Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

2024-06-30 06:46| 来源: 网络整理| 查看: 265

Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档 WPS 版1. 先找到功能所在位置2. 准备用于批量生成的数据3. 插入数据批量生成文档4. 批量生成文档插入Next 域 Word 版第1步，选择文档类型第2步，选择模板文档第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。第4步，手动插入字段第5步，生成参考资料

WPS 版

准备一个模板文档、一组数据。通过邮件合并功能，将每行数据填入模板文档指定位置，最终将生成一个文档。

1. 先找到功能所在位置

先打开我们想要生成N多份的文档（当作模板），再：引用》邮件》（出现新标签）邮件合并

2. 准备用于批量生成的数据

2.1 先在excel表中准备好以下数据

姓名职务性别张三官兵男李四镖头男王八镖师男麻子劫匪男 3. 插入数据批量生成文档

3.1 邮件合并》打开数据库》找到上面准备好的excel （如果xlsx数据无法正常打开，可以换成xls试试）如果数据加载成功，则右边的按钮变为可用：在这里插入图片描述 3.2 插入数据占位符（域）

光标放在指定位置（比如姓名），点击插入合并域，打开插入域窗口。切换到数据库域，在域列表中可以看到：姓名、职务、性别（与excel表格中的表头一一对应）选择姓名字段，点击插入。重复第一步，完成职务、性别的设置。

3.3 查看效果

点击激活查看合并数据，此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。通过后面的上一条、下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。 4. 批量生成文档点击合并到新文档，选全部，也就是上面的4条数据，全都生成在同一个新文档中(多页)，自己选择个目录保存一下就好了。在这里插入图片描述

如果希望每条数据单独生成文档，就使用合并到不同新文档设置非常简单，系统也带了帮助视频的链接，就不多废话了。插入Next 域

上面的方法，因为我们的模板内容，正好一页，所以有4条数据，新文档就有4页。但有时，我们的模板内容，并不满一页，只有几行，比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后，再换下一页。在这里插入图片描述以工资条为例：比如我们通过观察判断一页可以放5份，那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。第一个使用插入合并域。后面的三个先插入Next域再插入合并域。插入完成的域效果如下：