内蒙古科技大学公文处理暂行办法

内蒙古科技大学公文处理暂行办法

第一章  总  则

第一条  为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本实施细则。

第二条 学校公文，是学校及各单位实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是贯彻党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委和行政名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。学校各单位均应指定专人从事公文处理工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二章  公文种类

第六条 学校党政机关公文种类大体包括：

（一）决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排。

（三）指示 适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知 适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转批下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（六）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（九）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（十）规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十一）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（十二）会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条 公文一般由发文机关标识、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印制版记等组成。

（一）发文机关标识 也称为版头，一般应当使用发文机关全称或者规范化简称。

（二）密级等级  公文秘密等级分别为“秘密”、“机密”、“绝密”，应在首页左上角，密级用3号黑体字标注。可以公开的公文不加标注。

（三）加急程度 紧急文件分别标注“特急”、“加急”，标注文件左上角，密级下方位置。紧急程度用3号黑体字。  

（四）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文年份、顺序号用阿位伯数字，年份用六角括号“〔〕”括入；顺序号不留虚位（即1不编为01），不加“第”字。联合发文，只标明主办单位的发文编号。

（五）签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”一般应注明联系人的姓名和电话。

（六）标题 由发文单位、事由和文种三个部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。联合行文时，发文机关的名称均应列出。标题要简明、准确，可分一行或多行居中排布，回行时要注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关 又称抬头，指受理公文的机关，使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只标注一个主送机关，如需要同时报送几个机关，可用并报或抄报形式；下行文根据公文内容，可以是一个机关或多个机关，普发性公文可用同类机关的统称。

我校党委普发性下发文的统称为“党委各部门，各党总支、直属党支部”；校行政普发性下发文的统称为“校属各单位”。

（八）正文 公文的主体，用于表示公文的内容。位于标题或主送机关下方。

（九）附件 附件是公文的重要组成部分，起说明、注释、补充、证实、参考等作用。附件位于正文之后、署款之前，注明附件顺序和名称，并与正文一起装订。附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

（十）署款和用印 发文单位（全称）应署在正文后的右下方，与正文（或附件名称）之间留出适当距离。公文除会议纪要外应加盖印章，印章盖在发文单位署款及发文日期上，要端正清晰。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，由联合发文机关加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）成文日期 以最后签发人的签发日期为准；经过会议讨论通过的决议、决定等以通过的日期为准；特殊情况，署印发日期。发文日期位于发文单位署名下方。

（十二）主题词 按上级机关的要求和《公文主题词表》标注。

（十三）抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的机关，标注在主题词下方、印制版记上方位置。

（十四）印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

第八条 校发公文排版规格：

（一）一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），公文某些附件的图表不能分页印制时，可根据需要选择用纸大小，但应折叠合适。

（二）文字从左至右横写、横排，左侧装订。

（三）发文字号位于版头下空2行（以3号仿宋体字的高度为一行，下同）处，左右居中，用3号仿宋体字；上报公文的发文字号居左空1字，签发人居右。

（四）公文标题位于横隔线下空2行处，用 2 号小标宋体字。

（五）正文用 3 号仿宋体字。

（六）签发人、主送机关、附件用 3 号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字。

（七）“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格，后用全角冒号；词目一般不超过5个，用3号小标宋体字，词目之间空1字。

（八）抄送机关、印制版记用4号仿宋体字。

第四章  行文规则

第九条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

第十条 党政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。

（一）学校公文“中共内蒙古科技大学委员会文件”、“内蒙古科技大学文件”、 “中共内蒙古科技大学委员会办公室文件”、“内蒙古科技大学校长办公室文件”，可向校内和校外发文。

（二）中共内蒙古科技大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各党总支（直属支部）和各部门、各学院（部、中心）行文。内蒙古科技大学工会委员会和共青团内蒙古科技大学委员会等专门性委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

（三）除党政办公室之外的学校其他各部门、各学院未经学校明确授权，不得对校外单位正式行文。各职能部门按职权范围，可直接向校内相关单位行文，只限于发通知、报告、请示、函等文种。各单位可以联合行文，各单位之间对有关问题未协商一致，一律不得各自行文。各单位发文一律文责自负。

党委部门统一用“中共内蒙古科技大学委员会”的文头，行政部门统一用“内蒙古科技大学”文头，分别用发文单位代字，如组织部发文用“内科大党组字”，教务处发文用“内科大教字”，落款署发文单位名称。

各二级学院（教学部）根据工作实际，可参照本办法自行决定有关公文处理事宜。也只限于发通知、报告、请示、函等文种。

（四）各部门如确需以校党委或学校名义行文，应代拟文稿。各部门的代拟文稿一律由本部门主要负责人审核，送党政办公室办理。上报的公文如不符合本办法规定，党政办公室有权退回呈送单位。

第十一条 向上级应逐级行文，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报越过的上级单位。

第十二条 “请示”要一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第十三条 “报告”不得夹带请示事项。向无隶属关系的有关业务主管部门请求有关批准事项时，要使用“函”，不要使用“请示”。

第五章  发文办法

第十四条  发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。

第十五条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ ( 一 ) ”，第三层为“ 1、”，第四层为“ (1) ”。

（五）使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（八）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

第十六条 凡以各职能部门名义制发的公文，由各部门参照本细则处理，重要公文应请示分管校领导。

第十七条 会签。公文内容涉及几个部门的，以主办单位为主撰文，相关单位参与，公文起草完毕后，其它单位必须会签，会签应由相关单位主要负责人签署明确意见。

第十八条 核稿、签发。文稿拟就后，主办部门负责人要认真审查，严格把关。

凡以学校党委、行政制发的公文，由党政办公室负责核稿后送呈有关校领导签发。未经党政办公室复核的公文，不得直接送校领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大的问题，由校党委书记、校长签发，或由党委会议、校长办公会议集体讨论决定。各职能部门的公文，由各单位主要负责人签发；重要文件由分管校领导签发。签发要署全名，注明时间，签发用钢笔、毛笔或符合存档要求的炭素素笔，不得用圆珠笔或铅笔。

第十九条 缮印、发文。以学校党委、行政发出的公文，由党政办公室公秘书科统一登记、编号、印制、发出；以各职能部门名义发出的公文，统一由党政办公室印制，由各部门自行核稿、校对、分发。发出的公文要履行登记签收手续。

第六章  收文办理

第二十条  收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条  党政办公室收到上级机关或校外其他部门下发或交办的公文，由机要信息科登记并填写“内蒙古科技大学收文处理单”，党政办公室负责人提出拟办意见后分转有关校领导阅示或者交有关部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十二条  校领导亲收的文件，要及时送给领导本人，不拖不误。对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等，机要人员可直接分发。

第二十三条  校领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件和上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件，要及时送交党政办公室登记后，按收文程序办理。

第二十四条  凡需领导传阅的文件，应附上传阅单。如需二位以上领导传阅的文件，办公室主任签注传阅意见后，由机要人员组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。

第二十五条  领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办单位或承办人员。对涉及两个以上单位的事项，应由主办单位会同有关单位协商处理和答复。

第二十六条  承办、催办。任何单位和个人接到承办公文后，应按照领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。

第七章  公文管理

第二十七条 各单位应指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十八条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第二十九条 翻印上级文件，须经校领导或单位领导批准；绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的文件，应按正式文件管理。

第三十条  不具备存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要到指定场所并进行登记，有二人以上监督，保证不丢失、不漏销。

第三十一条  机关合并时，全部公文应当随即合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第八章  公文归档

第三十二条 公文办完后，应根据公文立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十三条 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第三十四条 立好的案卷，应按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应存档的公文。

第三十五条 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的副本。

第三十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章  附则

第三十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖使用机关证明章。

第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。在统一规定发布之前，为逐步适应办公信息化的要求，各单位产生的所有公文，自本办法发布之日起应同时备份电子文档。

第四十条 本办法执行中的具体问题，由党政办公室负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起施行。