Office实训：在Word中用索引文件自动标记关键词和制作索引｜附素材+视频

文档“画家与作品.docx”图示：

02

实现方法

（1）当要标记的关键词较多时，逐个词标记较烦，也可通过索引文件自动完成。索引文件可以是一个Word文件，在其中列出所有要标记的关键词，然后即可让Word按照此文件自动标记文档中的所有这些关键词。

也即在本题中，通过索引文件“画家与作品.docx”自动标记索引比较方便。然而由于题目要求索引条目要按照画家名称和作品名称进行分类，这是说“画家”和“作品”为主索引项，而“阿尔诺菲尼夫妇肖像”、“哀马墟的晚餐”等为次索引项。因此要通过索引文件自动标记索引，还需对索引文件进行加工处理，使得索引文件包含两列文本：第一列是要Word搜索并标记为索引项的文字（必须和在文档中出现的形式完全一致）；第二列是索引项，主、次索引项之间以英文冒号(:)分隔，例如第二列第一行的内容应为“作品:阿尔诺菲尼夫妇肖像”，如下图所示：

要将题目素材文件“画家与作品.docx”加工为此种形式的文件，做法是：

打开“画家与作品.docx”，首先拖动表格右侧边框线适当缩小列宽。

然后选中表格这一列内容，按Ctrl+C键复制。再将插入点定位到表格第一行第一个单元格的右侧、表格之外，按Ctrl+V键粘贴。这样为表格复制了一列相同的内容，表格目前有2列内容。

在第2列任意单元格中右击鼠标，从快捷菜单中选择“插入”-“在左侧插入列”，使在2列之间插入一个空白列。然后在第2列第1个单元格中输入文字“作品:”（注意冒号必须为英文冒号），然后选中文字“作品:”，按Ctrl+C键复制。再同时选中第2列前7行的7个单元格，按Ctrl+V键粘贴，使第2列前7行的单元格均被输入了文字“作品:”

同样方法，在第2列第8行单元格中输入文字“画家:”，然后复制“画家:”到剪贴板，同时选中第2列后面所有单元格再粘贴，为第2列后面所有单元格输入文字“画家:”（注意冒号必须为英文冒号）。

单击“表格工具|布局”选项卡“数据”组的“转换为文本”按钮，在弹出的对话框中设置“文字分隔符”为“制表符”，单击“确定”按钮，将表格的3列文字转换为文本。

选中这些文本，用替换功能替换其中的“:^t”为“:”（其中^t可通过单击“特殊格式”-“制表符”输入；如果“替换为”框中有先前操作设置的格式，应单击“不限定格式”取消这些格式设置）。这样删除了第2、3列文本之间的制表符，而使第1、2列之间仍保留有制表符。

选中加工后的文本，单击“插入”选项卡“表格”组的“表格”按钮-“文本转换成表格”命令，在弹出的对话框中设置“文字分隔位置”为“制表符”，单击“确定”按钮，将文本转换为2列表格。其中第1列仍为原素材提供的文本，第2列为在原文本之前添加“作品:”或“画家:”之后的文本。

单击“快速访问工具栏”的“保存”按钮保存“画家与作品.docx”，然后关闭文档“画家与作品.docx”。

（2）打开“Word.docx”，单击“引用”选项卡“索引”组的“插入索引”按钮，

在弹出的对话框中单击“自动标记”按钮，

然后选择刚刚修改加工过的索引文件“画家与作品.docx”，单击“打开”按钮，则完成索引项的标记。

（3）下面在文档中插入索引：将插入点定位到“画家与作品名称索引”的下一段，单击“引用”选项卡“索引”组的“插入索引”按钮，

在弹出的对话框中选择格式为“流行”,“栏数”为“2”，排序依据为“拼音”，“类别”为“无”，单击“确定”按钮。

（4）在文档中标记的索引项是隐藏文字，如隐藏文字被显示出来会占用一些页面空间，使得后续索引项所在页码可能会后移。应隐藏显示这些文字，这样不会占用额外的页面空间，使各索引项位于正确页码的页面中。要隐藏显示这些文字，方法是单击“开始”选项卡“段落”组的“显示/隐藏编辑标记”按钮，是该按钮非高亮即可。

（5）然后右击制作好的索引，从快捷菜单中选择“更新域”，更新索引和索引中的页码。

03

视频讲解

讲解视频如下：

04

素材下载

关注微信公众号，后台回复关键词 “word制作索引” 即可获得完整素材。

05

参考书籍

《玩转Office轻松过二级(第3版)》

ISBN：978-7-302-51667-5

张宁 编著

定价：69元

06

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