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本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。
![]() 今天,直接上硬货!!! 写在前言: 本执行手册对象为大型会议活动,由于大型活动工作流程较为复杂,涉及繁杂的现场服务等事宜,因此需要在活动具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行手册仅为大型会议活动提供原则性指导。本手册将活动分为项目筹备期、项目执行期、活动现场期、活动后期4个部分展开。 01 项目筹备期 1.1 获取信息和资料 和客户初期建立沟通时,一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。如果你所在的公司已运营多年,业务流程比较清晰,可以制定一份标准版的客户需求信息表,将需要知道的信息一一罗列出来。发送给客户,让客户进行对应填写。 ![]() 拿下一个项目,很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴,如何将头脑风暴开好,开出价值来,就非常考验组织者的组织能力和协调能力。 ![]() ![]() 提案除了依靠专业能力和演讲能力以外,也需要点运气。 1.5 内部立项当项目已经进入到初始的合作阶段时,就可以为项目进行立项,将项目信息录入到公司内部的信息系统里面(MIS),没有条件使用信息系统的,可以用表格工具来替代完成。 ![]() 项目碰头会可以是和客户进行,也可以是和项目团队。取决于项目本身的进展情况。 ![]() 02 执行期 2.1 报价、合同管理 报价和合同虽然看似简单,但是稍不注意,就会酿成大错,另外,对报价单和合同的归档管理意识也很重要。 ![]() ![]() 供应商主要分为搭建供应商、AV 设备供应商2大类,还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。 还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。 2.4 演艺人员面试管理演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。在大型活动举办前期,都要对演艺演员进行线下面试,筛选出符合活动特质的演艺人员,保证外部人员的专业性。 运营文档分为执行期、活动现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录,合理安排、分工明确,其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。 ![]() 03 现场期 3.1 物品检查 运送到活动现场的所有物品,包括奖品、道具、施工工具等等。可以根据前期制定的物品清单进行一一核实,物品一定要做到“只多不少”。 遇到时间紧张的情况,可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置,这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度,也不能耽误进行彩排时间。 ![]() ![]() ![]() 除此之外,还有时间基础要求,现场纪律基础要求,化妆、发型、首饰基础要求,餐饮基础要求,突发事件对应基础要求,撤场要求6种类型。 04 活动后期 4.1 费用结算 费用结算是根据项目结束后,最终实际产生的费用进行整理和结算。以及团队成员在服务项目时,产生的报销费用进行整理。 总结报告需要做成2种版本,一种是供公司内部进行复盘总结,一种是交付给客户。 ![]() 一场活动的圆满落幕,离不开客户、供应商的支持和协助,写一封感谢信以作感谢,可以巩固合作关系。 ![]() 原标题:大型活动执行最最最详细手册,有钱都买不到! 所属专题 「必读文」知识专题 |
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