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1. 归档文件如何装盒? 将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。 1. 档案盒 1) 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm 等(见图D1)。 2) 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图D2、图D3)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
3) 档案盒应采用无酸纸制作。 2. 备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见下图)。 a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。 c)整理日期:归档文件整理完成日期。 d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。 |
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