如何用Excel制作周报表？自动生成超方便！（上篇）

制作后的模板效果如下图：

最终效果展示图（GIF动图）

周报表模板设计思路

针对上面提出的周报表共性问题，我们需要做以下工作。

1.解决报表标题中的周数和日期

思路：

（1）可以填充数据生成一年的周数，并根据报表需要的日期格式将周数与起止日期组合成如下值。

（2）利用数据验证建立下拉选择菜单，序列值就是上面组合的周日期列。

（3）运用连字符号&将选择值与表名如“工程结算申请表”进行组合。

2.根据周数自动汇总和自动呈现明细

思路：

（1）处理原始数据，将周报表需要的值（含日期）提取到一张整理表（小青这里取名为“引用表”）中。

这一步的难易程度根据每个公司的实际情况不同而不同。

如果原始数据中恰好有周报表中的各个值项，则直接用等号“=”进行跨表引用即可；

如果原始数据中的数据需要清理、计算等才能得到周报表需要的值项，则比较困难。有需要的读者可以参考《由打卡记录一键生成考勤汇总表，加班迟到早退全统计好！（上）》《由打卡记录一键生成考勤汇总表，加班迟到早退全统计好！（下篇）》

（2）在整理表中根据日期，如2022-11-30，用WEEKNUM函数生成对应周数。

（3）让整理表中的周数与报表标题中的周数进行比较，相等的话，则将数据引用到明细表中。这里可能需要运用到万金油组合公式INDEX+SMALL+IF+ROW。

（4）用公式汇总明细表数据到汇总栏。

表格的绘制

新建一个Excel文档，保存为“周报.xlsx”。

Step1：在文档中新建3张工作表：周报表、周次表、引用表。

周报表：就是最终要打印给领导看的报表，包括了汇总和对应明细。

周次表：就是上面提到的一年的周数以及日期表。

引用表：就是上面提到的整理表，用来引用并存放整理后的周报需要的数据。

Step2：绘制周报表

每个读者可以根据实际需要绘制周报表的具体格式，只有两个地方注意：

1.将第一行和第二行预留起来。

2.能够固定的内容，尽量直接录入。

譬如小青公司，建筑工程周期长，往往一个项目就是几年；参与项目的分公司往往固定；因此，合同编号、工程编码、分公司名称等看起来是需要填写的内容都直接录入了，而不需要做成变动项，利用公式来汇总统计。

如果读者当前不便创建自己的周报表，也可以直接用本文素材中的周报表来练习。

Step3：绘制周次表

切换到周次表中。先将第一行空着。为何空着？先卖一个关子不说。

1.计算周次

在该表的A2单元格输入“2022/1/1”，A3单元格输入“2022/1/3”，A4单元格输入“=A3+7”（表示7天为一周），然后选中A4单元格下拉填充。

在B2单元格输入公式=WEEKNUM(A2,2)，下拉填充公式后完成周次数据。

公式解析：

用WEEKNUM函数计算对应单元格日期在一年中属于第几周，参数“2”表示从星期一开始的7天计为1周。

2.生成周次&起始日期组合值

定位到C2单元格输入公式="第"&B2&"周("&TEXT(A2,"mm-dd")&"～"&TEXT(A3-1,"mm-dd")&")"，并下拉填充。

公式解析：

用TEXT函数将A列日期设置为“月-日”的形式，并且使用“&”符号将相应的字符连接起来，组成类似“第2周(01-03～01-09)”的字样（方便根据日期查看对应的周次）。

要制作其他年份的周次表时，只要更改A2、A3单元格的数据，如改为“2023/1/1”和“2023/1/2”（每个年度第1周、第2周的起始日期都要手动填写），剩余的内容即可同步更新了。

Step4：绘制引用表

读者可以根据周报的需要来设计引用表。

此处小青的引用表非常简单。

引用表

引用表公式设置

前面说过引用表是用来存放周报需要的数据，数据将引自原始记录。

因为小青的原始记录文档“协作数据.xlsx”中的数据结构与引用表数据结构一致，所以可以直接用等号进行引用。

Step1：输入引用公式

定位到引用表A1单元格，在地址栏输入“=”。

Step2：更改引用公式

返回“周报.xlsx”的“引用表”，将公式更改为=[协作数据.xlsx]数据表!A1，然后向右、向下填充至10000行（不是固定，只要能满足一年的数据引用即可）完成数据的引用。

关闭“协作数据.xlsx”文档。不用担心，关闭后引用仍然有效，唯一要注意的是“协作数据.xlsx”文档的保存位置不变，否则可能提示找不到引用文档。

Step3：生成周次标记

定位到E2单元格输入公式“=WEEKNUM(B2,2)”，下拉填充公式完成B列日期对应周次的标记。后续将根据这个标记实现自动按周数引用数据。

至此，完成了“周次表”和“引用表”的设计。在下期我们继续介绍如何设置“周报表”，以实现打开文档就能打印的目标。

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