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（2010年6月4日修订，馆字〔2010〕07号） 一、编制目的和依据 1. 为了适应学校档案工作日益发展的需要，便于档案的分类、整理、编号、排架、检索，实现档案标准化、规范化和科学化管理，促进档案馆整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作和师生员工服务，特编制我校档案实体大纲和编号办法。 2. 本大纲和编号办法的编制，是根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》和国家有关档案工作的法规、标准，结合我校档案工作实际，在总结以往经验的基础上编制而成的。 二、编制原则 1. 本大纲和编号办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党群、行政档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。 2. 以学校全部档案为对象，以职能范畴分工为基础，依据档案的内容、特点和形成规律，把产生于同一活动领域、具有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的原则下，把同一职能范畴的管理性文件材料和业务性文件材料作为有机联系的整体，归入同一档案类别。 3. 类目设置相对稳定，一经确定不能随意变动。 4. 类目符合从总到分、从一般到具体的逻辑原则，做到下位类的外延之和等于上位类的外延，同位类目之间界限清楚、不互相交叉和包容。 5. 类目名称、档号模式、标识符号，力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、实体分类大纲 1. 一级类目的划分 根据以上原则，将学校全部档案（人事档案除外），按照档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容，确定为11个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如下： （1）党群档案 DQ 主要包括党、团组织、工会、民主党派及统战工作中形成的文件材料。 （2）行政档案 XZ 主要包括校务、人事、监察、审计、保卫、外事、后勤、图书、档案等行政职能工作中形成的文件材料。 （3）教学档案 JX 主要包括研究生、本科生、留学生、成人教育的教学管理、课堂教学与组织、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料。 （4）科学研究档案 KY 主要包括科学研究工作管理、学术交流（含国际交流）和科研（课题）项目（含国际合作项目）研制过程中形成的文件材料。 （5）基本建设档案 JJ 主要包括基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目建设中形成的文件材料。 （6）仪器设备档案 SB 主要包括仪器设备工作管理和设备的购置、验收、调试、安装、使用、维护、改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料及随机资料。 （7）产品生产和科技开发档案 CP 主要包括产品开发、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。 （8）出版档案 CB 主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。 （9）财会档案 CK 主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成文件材料。 （10）个人业绩档案 YJ 主要包括全校教职员个人在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有查考价值的文件材料。 （11）实物档案SW 主要包括在我校各项活动中或对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗、印章及名人字画等。 2. 二级类目的划分 根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容，对一级类目进行细分，设置二级类目。其分类标准如下： （1）党群、行政、出版、财会档案按职能分工划分二级类目。 （2）教学档案按文件材料的内容、特点和形成规律划分二级类目。 （3）科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发档案按项目划分二级类目。 （4）教职员个人业绩档案按其个人所在部门序号（或代号）划分二级类目。 （5）实物档案按实物载体类型划分二级类目。 3. 特殊载体档案的处理 对特殊档案载体材料，如：照片、录音带、录像带、底图等，从其档案的内容看，基本上不超出十个一级类目的范围，故不将它们与十个一级类目并列，但由于载体类型和尺寸大小的不同，保管要求不同，应做特殊处理：按载体类型的不同，分别单独编号、排架，由此确定为两个特殊载体类目，其名称、标识符号和主要内容如下： （1）声像档案 SX 主要包括学校各项活动中形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、胶片、缩微胶片、光盘等。 声像档案按载体形式分为照片档案，录音带档案，录像带档案、光盘档案等。 （2）底图档案 DT 主要包括科研项目、产品项目、基建项目等设计过程中形成的底图。 底图按类别分为科研底图档案、产品底图档案、基建底图档案。 4. 对文件材料分类交叉问题的处理 学校各项实践活动一般有明确分工，但实际上却有相当一部分工作是互相配合、协调进行的，因此所形成的档案常出现交叉的复杂情况。为了在分类时便于确定每份文件材料在各类档案中的固定位置，特做如下规定： （1）校党委常委会、常委扩大会、校长办公会的会议记录、会议纪要、大事记等文件材料，不论其内容涉及到哪些方面，均分别归入党群类或行政类。 （2）党委书记、校长主持召开的教学、科研、基建、设备、产品生产、出版、财务等工作的专门会议上形成的计划、决定、实施办法、会议纪要等文件材料，按职能范畴分别归入相应的档案类别。 （3）除党群组织外，其它部、处、所、馆、中心、公司等处级单位的工作计划、总结、干部任免（职权范围内的）、人员表彰、处分（本单位人员）等行政管理材料归行政类，院系的相应材料归入教学类。 （4）出国讲学、外籍教师来校讲学编写的教材、讲稿和留学生的教学安排、教学管理、学籍管理等方面的文件材料，归入教学类； 国际学术交流论文和国际合作研究项目的材料，归入科学研究类； 与外商或企业签订的购置设备合同，归入仪器设备类； 与外商签订的经济贸易合同，归入产品生产与科技开发类； 关于出国、来校人员的计划、请示、批复、安排、总结、报表等，归入行政类。 （5）围绕着教学工作开展的科学研究项目所形成的文件材料（教学成果奖材料）归入教学类。 （6）有关军训、军事方面的文件材料和校运动会、校体育代表队活动的材料，归教学类； 有关武装、民兵、复转材料归行政类。 （7）学生文艺活动材料归党群类； 职工文艺活动材料归党群类。 （8）审批房地产产权文件和房地产产权证书、房屋改造、维修工程材料归基本建设类。 （9）时间交叉问题的处理：科研成果推广、房屋改造、维修、设备使用维护记录等文件材料一般滞后于归档年度，特规定：这部分文件材料仍归入该项目的归档年度，分类号不变，案卷号顺延。 四、分类编号办法 1. 分类编号基本规则 （1）分类编号应能简捷、准确地指示档案内容构成和形成特点，把有联系的文件材料有机地联系起来，把不同类型、不同性质的文件材料区分开来，便于对库存档案进行分类、整理、排架和组织馆藏。 （2）档案的分类编号，必须根据上述的编制原则和档案实体分类大纲的要求，注意类目之间的相互关系，正确理解类目涵义，给出确切的分类号。 （3）分类编号应保持一致性。遇到某些文件材料难以给出分类号或无恰当类目可归时，应根据材料内容，给出比较接近的分类号。一旦给出其分类号后，必须做出记录，便于以后遇到类似情况时，均按此处理。 2. 档号的编制 （1）档号编制原则：必须具有唯一性、合理性、稳定性，保证不重号，方便插卷，使其有充分扩展的余地，能适应计算机管理的需要，具有排架与检索的双重功能。 （2）档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制。 （3）档号的结构、模式： 年度号＋分类号＋案卷号 年度号：采用公元年，由四位阿拉伯数字组成。 分类号：是档号的主体，均由一、二级类目构成。 案卷号：用自然数顺序编写。 年度号、分类号、案卷号之间用隔点“.”分开。 3. 分类号的标识 （1）一级类目的标识采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母组合而成。 （2）二级类目采用阿拉伯数字的“双位制”标识。 （3）档号举例： 1997年党群类的纪检工作中第12卷档案的档号标识如下： 主表DQ 党群档案 11 党务综合 12 纪检、监察 13 组织、离退休 14 宣传教育（学生思想政治工作入此）、党校 15 统战（民主党派材料入此） 16 工会（职工代表大会材料入此） 17 共青团（学生社团活动材料入此）
XZ 行政档案 11 行政综合 12 人事（师资培养材料入此） 13 审计 14 保卫 15 后勤（房屋管理材料入此） 16 档案、图书、情报 17 外事
JX 教学档案 11 综合 12 专业设置及实验室建设 13 招生工作 14 学籍管理（学生奖惩、毕业材料入此） 15 课堂教学与实践 16 学位工作 17 教学研究 18 教材 19 研究生学位论文 21 本（专）科生毕业论文 22 教学实习与实验
KY 科学研究档案 11 科研管理 12 学术论文 13 第1个科研项目代号 ……
19 第7个科研项目代号 21 第8个科研项目代号 ……
JJ 基本建设档案 11 综合（总体布置、土地产权入此） 12 第1个基建项目代号 ……
19 第8个基建项目代号 21 第9个基建项目代号 ……
SB 仪器设备档案 11 综合（设备对帐、报表入此） 12 第1个设备项目代号 ……
19 第8个设备项目代号 21 第9个设备项目代号 ……
CP 产品生产与科技开发档案 11 综合 12 第1个产品项目代号 ……
19 第8个产品项目代号 21 第9个产品项目代号 ……
CB 出版档案 11 综合 12 《工程大学学报》英文版 13 出版物（图书、音像制品） 14 《哈尔滨工程大学学报》 15 《应用科技》 16 《智能系统学报》 17 《哈尔滨工程大学学报（教育科学版）》 18 《船舶教育》（已停刊） 19 《教育信息》（已停刊）
CK 财会档案 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册
SW 实物档案 11 题词、题字、画册、签名簿 12 奖状、证书（校级以上） 13 奖牌、牌匾、奖杯、锦旗（校级以上） 14 本校作废印章 15 校庆纪念品 16 学校互访礼品、纪念品 ……
附：
SX 声像档案 11 照片 12 录音带 13 录像带 14 幻灯片 15 磁盘 16 胶片 17 缩微胶片 18 光盘 DT 底图档案 11 科研底图 12 基建底图 13 产品底图
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