高效使用Excel透视表，必须要注意的十个细节

数据分析的工具，Excel是最通用普遍使用的工具；熟练地使用Excel中的数据透视表，则是每个职场人士必须具备的基本能力！

虽然透视表的入门非常简单，但很可惜的是，仍有不少的同学未能高效地使用，本文将分享数据透视表相关的10大效率操作，助你养成良好的使用习惯，高效地玩透视表～

生成透视表前，习惯要把数据源转换成【表】的形式：

① 点击数据源中的任意一个单元格

② 按下快捷键「CTRL+T」（请必须确保你的数据是有表头的）

③ 点下确定，就成功把数据源转成【表】了

为什么要用表---表格有自动扩展的特性，当你增加数据时，不需要再修改透视表的数据源；再深入的用法就是你可以用PQ或SQL连接外部的数据进来，实现全自动化的报表。

分析数据时，经常要看年、季、月各种时间维度的数据。不需要在数据源中增加多余的列，只需要使用分组功能就ok，非常高效！

① 把日期字段拉到行或列区域中

② 右键点击透视表中任意一个日期，选择「分组」

③ 选择你要组合的日期维度，点确定，就实现了！

有时我们想要一个特定的顺序排列，为了实现这个目的，你可以选择手工拖动进行重新排序，这个在行字段、列字段都是一样的操作方法。

① 选择行/列字段里的某一项，光标停留在该项的边框上，直到出现移动的图标（有4个方向的箭头）

② 按住鼠标左键把该项拖动到你期望的位置，就实现了拖动排序

透视表的报表，我们其实经常要改指标的数字格式的，例如把数字的单位改成「万」。但很多人的操作不够规范，下图是错误示范：

正确的操作应该是如下图所示：

更改值字段的数字格式，操作步骤：

① 右键值字段的任意一个数字

② 选择【数字格式】

③ 设置你要的数字格式

这样做有什么好处：

→ 改变的是透视表字段的格式，而非单元格的格式

→ 如果你要换一个指标时，不需要重新调整单元格格式，行数变化也自适应

→ 选整列调整单元格格式会影响了列所有的单元格

条件格式，在表格可视中可以帮助我们更好地看数据，所以透视表配合条件格式+自定义格式是非常好的展示效果。

第4点我们介绍过自定义格式需要设置值字段，而不要选择单元格格式。那么在透视表中如果要设置条件格式，同样是不要选择单元格或整列去设置。正确的姿势是：

从上图可以看到，即使我更换了行字段，条件格式仍然存在，并会自动适应行数。

① 选中值字段的任意一个单元格，设置好条件格式

② 然后在该单元格右侧会有一个智能标记提示，点开它

③ 所选单元格→就是仅指当前选定的单元格

所有显示为该值字段的单元格→就是指设置这个值字段有条件格式（行数会自适应）

所有显示为“品牌”的值字段→就是指仅为品牌的值字段设置条件格式，切换成其他筛选字段就没了条件格式

当你想看到某一项的明细时，你可以双击对应的项/值，去显示下层的数据或者明细的数据

双击有2种方式：

① 双击行列字段的项，可以选择下钻的字段

② 双击某项的值，会生成新的Sheet显示明细

当透视表本身的功能不足以实现需求时，我们还需要借助公式去配合处理。但是当我们公式参数选择透视表的值时，经常会出现GETPIVOTDATA这个烦人的东西~

GETPIVOTDATA其实是可以帮我们动态获取透视表的指定数据，但一般用得很少，所以取消它没有什么不良影响。

每次刷新透视表、切换行列值字段时，列宽都动态在变化？对布局造成各种困扰！所以必须要知道怎么取消这个选项：

操作步骤为：

① 右键透视表任意一个单元格 → 数据透视表选项

② 切换至「布局和格式」的选项中，如上图所示

③ 取消勾选“更新时自动调整列宽”

当你插入透视表时，Excel会把数据源都放入到工作簿级别的缓存中，然后后续的数据透视表操作是基于缓存去进行的。所以当生成透视表后，再删除你的数据源，其实并不会对透视表有影响。

这有什么用？或者有什么要注意的？

① 脱离数据源，透视表正常运作，可以减少文件的Size，利于分享、打开速度提升

② 你也可以通过上面介绍的双击下钻看到明细数据

③ 注意：需要刷新数据时，将会失败，因为连接不了数据源了。

你可以把多张表的数据连接在一起，在一个透视表中使用。例如「订单表」、「产品表」、「门店表」等，传统方法是用vlookup整合成一张大表，然后再生成透视表。

但这样的操作太麻烦，运算效率低，数据量大，刷新个vlookup都要几分钟，实在令人受不了！尤其是当你要处理几十万、上百万数据时，用传统的透视表尤如老鼠拉龟！

在Excel 2016以上，开始支持由Power Pivot数据模型中输出为透视表，这时就真的彻底抛弃vlookup了！几百万行的数据量，也能高效的运算，灵活的指标构造语言，还支持导入到power bi中使用！

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