5.3 案卷编目

2024-07-16 08:35| 来源: 网络整理| 查看: 265

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5.3 案卷编目 5.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定： 1 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3 成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定： 1 卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规范附录C的要求。 2 序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。 3 责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。 5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“【】”符号。 6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。 7 页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。 8 备注应填写需要说明的问题。 5.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定： 1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本规范附录D的要求； 2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。 5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定： 1 案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规范附录E的要求。 2 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。 3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。 4 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。 5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 7 保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。 8 密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。 5.3.5 编写案卷题名，应符合下列规定： 1 建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容； 2 道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 3 地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 4 卷内文件概要应符合本规范附录A、附录B中所列案卷内容（标题）的要求； 5 外文资料的题名及主要内容应译成中文。 5.3.6 案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写；式样宜符合本规范附录F的规定。 5.3.7 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。条文说明 5.3.2 卷内目录中，日期应按下列方式编写：“年”用四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数字表示，如：2013年4月1日应填写为“20130401”。 5.3.3 卷内备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。 5.3.4 城建档案馆的分类号依据原建设部《城市建设档案分类大纲》（建办档【1993】103号）编写，一般为大类号加属类号。档号按现行国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T50323编写。案卷题名中“工程名称”一般包括工程项目名称、单位工程名称。编制单位：工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。 5.3.5 案卷题名编写过程中应注意以下几点： 1 建设单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称。 2 工程名称部分应编写其工程的正式名称，并根据工程项目实际情况增加时间特征、工程地址特征、工程性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。如“南京大学浦口校区22幢学生宿舍工程”中“浦口校区”是工程地址特征，以区别南京大学原主城校区。一些住宅小区、公用建筑、商业建筑等可以省略工程建设单位，直接以地名机构批准的名称作为工程项目名称。 3 案卷题名的拟写应做到唯一性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册序号、图号等以示区别。如：南京大学邵逸夫馆隐蔽工程验收记录之一南京大学邵逸夫馆隐蔽工程验收记录之二南京大学邵逸夫馆建筑竣工图（建竣1~建竣20）南京大学邵逸夫馆建筑竣工图（建竣21~建竣40）查找上节下节 条文说明 返回顶部 上一节：5.2 卷内文件排列下一节：5.4 案卷装订与装具

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