公司秘书胜任力研究进展的文献计量分析（上）

我国的秘书从封建社会时期一直到近现代，主要还是一种行政岗位，服务于各级政府部门及其领导，具有明显的官职化特征。改革开放以后，我国开始注重科学、 系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究，秘书岗位大规模面向社会，成为一种社会化、专业化的职业。与我国的情况相似，国外秘书的发展也经历了由官职化到社会化、职业化的过程，不过在时间上要早于我国，并且在发达国家，秘书的社会化与职业化已基本实现。

关于秘书的定义，向来众说纷纭。1997年8月，原国家劳动部在其颁发的《秘书职业技能标准》（试行）中将秘书定义为“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。这是我国第一个有关“秘书”的官方定义，具有一定的权威性。在 2006 年修订的《秘书国家职业标准》中，秘书被定义为“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。上述两个定义并无太大区别，只是后者将“领导”改成了“上司”。国际秘书联合会曾给秘书下过这样的定义：秘书应是主管人员的一位特殊助手，掌握办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所授予的权力范围内作出相关决定。

综合来说，秘书就是组织部门中的一种职业名称，是为上司提供辅助管理与综合服务的，以脑力劳动为主的工作人员。

02

胜任力的定义

“胜任力”概念最早是在 20 世纪 70 年代初由哈佛大学教授 McClelland 提出。他认为，传统的人才测评（包括智力测验、性向测验和学术测验等） 不仅不能预测较为复杂的工作和高层次职位工作的绩效，或者生活中个人是否成功，而且该方法存在一定的偏见和歧视，对少数民族、妇女和社会地位低下的人往往不公平，因此他提出用“胜任力”这个概念来克服各种缺陷。同时认为，高绩效者就是运用了某些特定的知识、技能和行为，才取得了出色业绩。该理论一经提出即得到各方的响应与支持，在当时迅速成为前沿的管理理念，对“胜任力”的理论研究和实际应用的探索则受到美、英等国学术界的追捧。

关于“胜任力”，McClelland 提出的定义比较有代表性，即胜任力是指与工作绩效或生活中其他重要成果直接相似或相联系的知识、技能、能力、特质或动机。Boyatzis 认为，一个人所拥有的足以使其在某一工作岗位上取得出色业绩的潜在特征，可能是动机、特质、技能、自我形象、 社会角色或他所使用的知识实体等。 Spencer 则认为，与有效的或出色的工作绩效相关的个人潜在特征主要包括知识、技能、自我概念、特质和动机等五个方面。Woodruffe 提出，胜任力是在某一情境中完成工作所必需的一系列行为模式，这些行为与高工作绩效有关，并且通过工作中的高绩效个体得以具体表现。Fleishman 认为，胜任力是知识、技能、能力、动机、信仰、价值观和兴趣的混合体。Mriabile 将胜任力看作是与高绩效相联系的知识、技能、能力和特征，认为行为是胜任力的明确表达，是一些素质、技能、能力或特征的可观察的展示，也是一整套假定为可以被观察、教授、习得和测量的行为。

三、文献分析

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对有关“企业秘书”或“公司秘书”文献的检索分析

为了解目前有关公司秘书胜任力研究的状况，笔者对“中国知网”中的文献进行计量可视化分析。首先跨库检索主题中包含“企业秘书”或“公司秘书”的文献，共检索到 1 014 篇（包含中、英文文献，为便于表述，以下称作“‘公司秘书’文献”），然后对所有检索结果进行总体趋势分析和具体主题分布分析。（如图 1、图 2 所示）

从图 1 可以看到，关于“企业秘书”或“公司秘书”的研究在 1980 年之后开始呈现波动上升的趋势，第一个小峰值出现在 20 世纪 80 年代中后期，主要是因为秘书学科诞生于 20 世纪80 年代，因此相关研究开始逐渐深入。从图 2可以看到，在 1 014 篇“公司秘书”文献中，涉及“企业管理”这一具体主题的文献最多，有 279篇，这说明相关研究对公司秘书的管理非常重视和关注。

由于本文的研究主要基于企业管理的角度，加上分布在“企业管理”这一具体主题中的“公司秘书”文献数量最多，因此笔者单独对其作进一步分析。

在“公司秘书”文献中，涉及“企业管理”主题的文献（为便于表述，以下称作“‘企业管理’文献”）共有 279 篇，剔除其中与高校课程建设和培养或与党政秘书有关的文献，还有 199 篇。 笔者试着分别从历年发文量和参考文献量的总体趋势、涉及的关键词、学科分布和来源分布等角度对这 199 篇“企业管理”文献进行分析。

从图 3 可以看到，“企业管理” 文献的历年发文量在总体上一直处于波动的变化状态中，且近年来有所减少。参考文献数量则在 21 世纪初期达到最多，这可能与这一时段“公司秘书”文献的发文量较多有关。（见图 1）发表的论文多了，可供参考的文献数量自然也就增加了。

从图 4 的关键词共现网络分析中可以看到， “秘书人员” “秘书工作” “秘书人才” 是出现较多的中心点。从其他的关键词则可以了解到公司秘书的工作任务及其所需具备的能力，比如公关工作、公文写作等，相关的胜任力包括专业知识、工作效率、文字功底等。

从图 5 可以看到，在学科研究方面，“公司秘书”文献中的“企业管理”文献更偏向于经济与管理科学的研究，而在期刊来源方面，这类文献更多地出自于秘书类期刊，比如《秘书之友》《秘书》等，说明行业内也在不断地对公司秘书的管理进行着探索。

02

对有关“胜任力”或“胜任力模型”文献的检索分析

在“中国知网” 中跨库检索主题中包含“胜任力”或者“胜任力模型”的文献，共检索到23 290 篇（包含中、英文文献，为便于表述，以下称作“‘胜任力’文献”），数量惊人，并且发文量同样呈上升趋势（如图 6 所示），说明学者们热衷于这一领域的研究。由于文献量较大，下面笔者将中、英文文献分开进行对比分析。

与“胜任力”或“胜任力模型”有关的中文文献有 11 557 篇，英文文献有 11 733 篇。将图 7和图 8 进行对比可以看到，两者的发文量都呈上升趋势，这说明对该领域的研究还在不断深入。比较明显的区别在于，中文文献在 20 世纪末期才开始出现，之前几乎没有研究成果；英文文献则早在 20 世纪 70 年代已开始出现，90 年代中期开始呈现较为明显的上升趋势。这是因为关于胜任力的研究起源于国外，相关研究的开展比中国要早得多。

从图 9 和图 10 可以看到，“胜任力”文献中的中文文献集中分布在工商管理和教育领域，英文文献则集中分布在医学领域，其次是企业经济领域。

03

对有关“秘书胜任力”文献的检索分析

以“秘书胜任力”为关键词在“中国知网”中进行检索，只检索到 9 篇文献。虽然数量非常少，但是近几年相关论文的发表数量有一定的增加。（如图 11 所示）

在有关秘书胜任力的 9 篇文献中，有 4 篇是研究高校教学秘书的胜任力。从图 12 的文献关键词共现网络分析也能看到，“高校教学秘书”这个中心点出现得比较多。这说明，目前有关公司秘书胜任力的研究非常少，需要进一步加强对该领域的关注。也因此，本文对公司秘书胜任力的探索是有意义的。

（未完待续。本文注释及参考文献略）

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