一篇有效的MEMO怎么写？备忘录格式、写作技巧及范文（中）

正确的memo格式

当通过备忘录与同事和其他内部利益相关者沟通时，使用适当的格式是很重要的。理解正确的备忘录格式可以帮助你更有效、更专业地传达信息。所有的备忘录都是相同的格式。但是，备忘录的类型取决于信息的目的。你可以用备忘录来询问信息、请求确认或号召一个行动。你还可以发送备忘录，向同事和组织中的其他人提供进度报告等。

Memo的写作结构上面已经谈论过啦，但是还是要注意写作格式。Memo信头的部分，可以是双倍行距的，也可以是单倍行距的，通常都是大写字母。此外，信头项目的顺序可以改变。许多组织在这些问题上有自己的风格偏好。如果没有，上面列出的双倍行距的顺序是最常见的。

备忘录的文本通常使用单倍行距，段落之间有额外的空间，新段落没有缩进。但是，如果使用备忘录格式的报告长达几页的时候，那么可以使用双倍行距来提高可读性。

备忘录怎么写：有效的memo写作技巧

如果你想要让你的备忘录更专业更有效，那么可以利用一下的写作技巧。

· 读者的接受度

在准备备忘录时，一定要考虑到听众和他们的需要。有些管理层所知的缩略语或缩写，组织中的其他员工可能就不了解。如果备忘录要在组织内部张贴和分发，那么目标就是在各个级别进行清晰、简明的沟通而不产生歧义。

· 专业、正式的语气

备忘录通常也是公告，发送备忘录的人代表了组织的一部分或全部。虽然公告可能包含反馈请求，但公告本身是线性的，从组织到员工。备忘录也可能具有法律地位，因为它经常反映组织的政策或程序，比如备忘录中会引用现有的或新的员工手册等。

· 强调主题

主题通常在主题行中声明，应该清楚简明。例如，如果备忘录是宣布庆祝某个节日，具体的节日应该在主题行中明确写出来。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。

· 直接的格式

一些书面商务交流需要在直接和间接格式之间选择，但备忘录应该是直接的。其目的已明确宣布。

· 客观性原则

备忘录是一个只展示事实的地方，应该用一个客观的态度和语气，不能带有个人的偏见、偏好或兴趣，避免个人主观性。

· 不要列出太多的理由

在备忘录中，解释你为什么想要完成某事是必要的，但不要做过头。一位专家警告说，读者一次大概只能理解不超过六七个原因。如果你必须引用更多的原因，你可以在附件中体现。这样，基本的备忘录信息就不会在大量的细节中迷失。

· 附加相关数据和文件

可以在备忘录里添加相关数据和文件，以便读者详细阅读，了解更多的信息。比如，你想组织所有员工填写一份新的调查问卷，备忘录中要说明调查的目的，以及调查结果将会对他们产生什么影响，然后可以声明相关的表单已附加。

· 仔细校对

任何打字错误、拼写错误或其他错误都会削弱备忘录的目的（以及你的可信度）。慢慢地、仔细地校对，也可以大声朗读你的备忘录，或者在发送之前让同事也给你看一遍，确保准确无误。

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