企业法务实务之《员工手册》的修订

广东洛克律师事务所  胡卉莹

法务小王入职后，首要工作就是要修改公司的《员工手册》，但对于《员工手册》的修订流程小王不太清晰，认为只要将公司现行的单行制度汇编即可。但这是一个错误的认为，《员工手册》的修订，并不能单纯地将制度汇编，需要根据相关的流程合法进行。

一、《员工手册》的制定主体要合法。

《员工手册》的制定主体应具有法律赋予的制定主体资格。有关劳动规章制度的制定及发布主体应是用人单位，用人单位内的各个部门，虽有参与用人单位《员工手册》的制定过程，但不具有制定主体资格。

二、《员工手册》的内容应合法、合理，应当符合相关法律法规的规定和公序良俗原则。

三、《员工手册》的制定程序应合规。

《员工手册》作为企业内部的管理制度，贯穿于企业的整个用工过程，是企业行使管理权、合同解除权的重要依据。《中华人民共和国劳动合同法》第四条对用人单位制定规章制度进行了规定，《员工手册》的制定、修订流程需按照：职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定→公示告知。

只有经过合法流程颁布的《员工手册》，才能够作为用人单位处理员工的依据，才能被劳动人事争议仲裁委员会和法院认可。劳动者如严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可依据已公布施行的《员工手册》的相关规定解除劳动合同。

四、《员工手册》的公布实施要规范。

经定稿的《员工手册》，还需要通过一定的合理方式向员工公示。对于《员工手册》的公示形式，实践中也存在着不同的类型，就证据留存的管理来说，常见以下几种方式：

1. 开展《员工手册》的宣讲会，由所有到会人员在会议签到表上签名，确认已知悉《员工手册》的内容。签到表上应清晰写明会议时间、地点。

2. 企业可通过闭卷或开卷考试的形式，使员工了解《员工手册》内容，每位考试的员工，需要写上部门、姓名，试卷应由行政人事部门保留。

3. 企业可将《员工手册》大批量印制并发放，由员工签收，员工签收页应由行政人事部门保留。

4. 不建议企业采用邮件、微信、OA等网络形式公告《员工手册》的内容，因为网络传播有被修改和难取证的风险，很难证明企业已提醒员工注意《员工手册》的内容，如有员工否认已知悉的，企业会面临难以提供证据而承担未告知员工《员工手册》内容的风险。

提醒企业注意，一旦发生劳动争议，所收集保留的证据是要能够证明劳动者已经知晓该处罚行为对应的规章制度内容，用人单位的该处罚行为是有章可依的。