会议管理制度

为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。

一、会议要求：

（一）会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

（二）会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

（三）讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

（四）严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

二、公司各类会议及安排

（一）支部委员会会议制度

1、支部会议原则上每月召开一次。必要时可召开支部扩大会议，参加人员按会议内容确定。特殊情况可随时召开。

2、会议由支部书记或支部书记委托的支部委员召集，出席人员为支委委员。

3、支部委员会的主要内容是：讨论研究并贯彻执行上级党组织的指示和支部大会决议；研究日常的党员管理、发展党员、党员教育等各项工作；分析党员、群众的思想状况，有针对性地做好思想政治工作；讨论党支部的自身建设情况级其他需要支部委员会讨论研究的问题。

4、支部委员会由支部书记指定人员负责组织和记录，议定事项形成《支部委员会会议纪要》，经支部书记审核后签发。

（二）办公例会

1、办公例会原则上每两周召开一次，特殊情况可由总经理根据需要决定召开。

2、办公例会由总经理负责主持，出席人员为公司领导成员，列席会议人员为办公室主任，其他人员根据会议议题需要另行通知。

3、办公例会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。

4、办公例会主要内容为：

（1）审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；

（2）审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；

（3）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；

（4）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；

（5）研究公司重大改革方案和部署；

（6）审议通过公司重要规章制度；

（7）听取分管副总的汇报，研究决定现阶段公司各部门生产经营和管理中的主要问题；

（8）总经理认为应研究审议的其他问题。

5、办公例会由办公室根据会议记录起草，形成《总经理办公会纪要》，报总经理签发，通过办公自动化系统发送给领导班子成员传阅。

6、办公例会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存。

（三）部门负责人工作例会

1、部门负责人工作例会原则上每月召开一次。

2、部门负责人工作例会由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。

3、公司领导工作例会的主要内容为：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。

4、部门负责人工作例会由办公室负责组织和记录，议定事项形成《部门负责人工作例会会议纪要》，由办公室起草，经总经理审核后签发。

（四）公司专项会议

1、公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。

2、专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。

3、会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。

（五）部门例会

1、部门例会由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。

2、部门例会由各部门负责人主持，该部门员工参加。

3、部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神；通报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。

4、部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

（六）公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。

三、会议准备

（一）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人和会务服务提供部门。

（二）会议通知形式一般为电话通知，对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

四、会议组织

（一）会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则

（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（五）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

五、参会规定

（一）应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。

（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。

（四）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

（五）做好本人的会议记录。

六、会议记录

公司各类会议均应设专用记录纸进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：

（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

（三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

七、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档

（一）公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查。

（二）各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管。

（三）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

八、公司级会议的保密

（一）与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。

（二）会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。

（三）故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

本制度由办公例会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

                                     江苏省怡达后勤服务有限公司

                                           2016年2月29日