进阶职场达人必备：如何写好公司会议中的会议纪要？

2024-07-03 00:15| 来源: 网络整理| 查看: 265

除办公室部门或专职秘书外，撰写会议纪要也是很多职场新人会面临的工作之一，非常考验工作的基本素养、文字能力和情商。会议纪要一般需要报送相关领导、同事，这可能是你的直属领导、甚至更高级别领导能直接接触到你文字能力、逻辑思维、领悟技巧的最直接的方式，所以这个看起来貌似不足道的工作，利用好，把事情做到极致，能够传递很多微妙的信息。

写好会议纪要，可以按以下3个步骤进行：

一、会议之前

1. 明确会议目的、会议纪要阅读对象

专题会议：通过会议纪要将会议重要事项会知涉及部门或报送更高级别领导，使其了解本次会议的内容、决议，尤其让领导审批或拍板。这种会议一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强，会议纪要能传递的信息非常关键，所以事先就要了解这个会议召开的目的是什么、最主要的是想通过会议传递什么信息、确定什么事情，然后在纪要中突出。例行会议：通过会议纪要明确近期需落实事项，统一思想、传递任务、碰撞火花，敦促参会人员执行相关事宜。所以要事先对任务事项有所了解，会议中专注于捕捉主要事项及负责人员，将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。

2. 全面做好会议准备

这些看似微不足道的细节，经常是给领导留下好印象的关键：

掌握会议议程、了解参会人员信息：必要时还必须通过邮件等方式提醒相关参会人员的参会时间、会议议题及会议相关议程材料，为后续起草会议纪要提供便利。掌握参会人员联系方式：提前将会议相关人员联系方式录进手机通讯录（手机、座机，虽然一般企业内部通讯软件有相关信息，但紧急时还是不如手机通讯录快速）。掌握会议室电话/视频使用技巧：记录公司所有会议室会议电话，了解会议电话如何使用（包括单方通话、多方通话使用技巧，每个公司都有差异），提前了解公司会议室视频会议如何使用。

二、会议过程中

务必录音，每场会议必须录音，一来方便起草纪要时方便翻回来领悟领导意思，二来也是将会议过程存档，有备无患。做好笔记，在了解会议的目的、议程的基础上，腾出更多精力用于准确记录和领会大领导的讲话意见，记录关键词句。理清领导的思路和逻辑，抓住最主要的要点。

三、撰写会议纪要

文书模板：了解自己的公司是否有专用的会议纪要格式和模板，或相关文书格式要求（页眉页脚、对外正式字体、字号）明确会议要素：列明会议时间、会议地点、会议主持（如果是召开会议的领导可写上，非领导可不写）、参会人员（重要会议还需区分出席、列席）、会议记录明确会议主题：一般习惯在正文第一段明确并做个总结，“X年X月X日，XXX（召开会议的领导）主持召开了XXXX会议，会议就XXXXXX（会议主题或核心事项）进行了充分讨论/研究，达成共识/形成一致意见/部署XXXXX，相关内容纪要如下：” 注意事项：

① 注重挖掘背景信息。提及相关项目时，必要时增加一两句话语交代背景信息，让未参会人员、上级领导能够理解事情的来龙去脉。

② 注重领悟领导意图。会议中务必记录领导说话的关键词，纪要最关键的是传递大领导下达了什么信息，但又不能直白的说了XXX领导说了什么。一般以会议强调、会议认为、会议指出代替，同时要善于利用、换用领导原话，善于拓展领导原话。

③ 注重行文逻辑主次。沥青会议思路，有会议议程按议程展开。但有些领导可能思路比较跳跃，不一定会按照节奏出来，中间还包括插科打诨、训话、打断等等，因此纪要务必不能按时间先后，不能记流水账，切记会议纪要不是记录，要注重语言的提炼和逻辑的重组。

④ 注重语言风格。会议纪要一般不能过于直白，但也不宜虚话连篇。同时注意用词严谨，官方话要有，有时候还需无中生有；领导原话、关键词句要兼顾，如何把两者结合好，非常考验技巧。

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