律师工作经验（三）

律师这个行业也算是特殊，人员少，但需求高，每人的办公软件使用能力还各不相同，每个人对协同办公与文件管理的认知和态度又不相同，我们之前使用了两年Alpha律所办公软件，但是太难推了，大家可能新鲜两天，然后就被琐碎的工作给遗忘了，或者仅仅使用其中的一点功能。（先正名，Alpha是我认为最好的律师软件，今年没太关注相关软件，不知道有没有新出的不错的软件）

也接触了很多律师，大部分律师对办公软件需求的阀值很低，低到是word就行，wps也无所谓，能打字即可，电脑能打开网页就行，卡点就卡点，慢慢等。

我很无奈！熟练办公软件能提高效率、节省时间，案件管理软件也能对案件进行有效跟踪，不至于忘了开庭、忘了上诉、忘了缴费等等。

从这些年自己的观察，发现律师、团队或者律所最应该先配置的是实时同步的云盘。

今天说的协同办公与文件管理是基于Synology NAS（群晖）所带功能来说的，目前比较好的同步盘应该就是坚果云了，这篇文章里的功能基本都可以在坚果云里实现。

一、为什么要用协同办公和文件管理？群晖能带来什么？

这里要分四个方案，个人使用、团队使用、律所使用和与客户共享，下面会将细化方案。当出现这四种情形时，我们很多时候都是用U盘拷贝、微信、QQ、邮箱发送，非常麻烦，电脑是必须开的，因为资料都在电脑里，但很多人三个电脑，单位台式机、自己笔记本、家里台式机，文件忘记拷贝出来就很麻烦。

1、多平台。

无论网盘还是其他NAS，必须满足的要求就是多平台都可以使用（windows、linux、mac os、ios、andriod、web）。每个人用的设备不一样，必须能够兼容，电脑、手机都能用，所以目前群晖、威联通、坚果云、onedrive能够满足。

2、历史版本。

一个文件可能要修改很多次，有些时候要之前的某一个版本，必须能够找回来。群晖好像是能保存32个版本。

3、误删除找回。

今年年中的时候，执行团队的人跟我说他们少了一个文件夹，需要找回来，登陆服务器后台，发现在19年12月份我给删除了，尴尬，不过幸好文件找回来了。如果需要，可能保留所有的操作记录和文件。

4、协同办公。

首先说一点，不能要求太高，除了office365之外，包括WPS都很难实现完美的多人同时编辑一个文件，但office365又有墙，国内使用还是很麻烦的，这个功能群晖NAS是有的，但使用起来效率不高。退而求其次，文件同步，只要保存、移动，其他人也同时更新，速度还是很快的。像我们最近在做一个批量的不良资产尽调，四个人做，所有文件实时更新，不需要来回的拿U盘或微信互传文件，一是文件大，二是太麻烦。需要看其他同事的材料时，只要打开本地文件即可，因为已经同步了。

关于诉讼的，助理或者合办律师工作的成果，会实时同步到你的电脑上，你可以随时查阅。修改批注也直接在源文件上直接操作即可，因为有历史备份。不用再微信传完，再保存到电脑里。

5、合理分配权限。

团队成员或者客户都可以设置不同的权限，一般是查看权、编辑权、管理权。

6、文件共享。

可以创建内部共享或者外部共享，可以共享给指定内部某一成员或者某一团队。有时候客户需要一个诉讼案件的证据材料扫描件，只需要在PDF文件上右键，创建一个共享链接发送即可，客户可以自己去下载，而且可以设置分享截止日、下载次数等等。当然也可以选择邮件发送。

7、文件上传

文件上传功能实在是太棒了，做尽调的时候，扫描的电子版可能几个G，用邮件接收，下载太慢，记得有一次126邮箱的文件3.2G，我用了一天时间，到晚上才看到压缩包里的内容。而文件上传功能基本就可以解决这个文件，满速上传，现在上传一般是1-5M/秒。您只需要在上传文件夹上右键，创建上传链接，然后发送给对方，对方就可以直接上传到这个文件夹里了。

8、手机功能

律师很多时候都要拍照，查看现场、去法院阅卷、拍庭审笔录等等，照片在手机上，查找起来很麻烦，导入到电脑上又费劲。群晖手机APP可以完美解决这个文件，拍完照片后，打开手机APP，进入到案件文件夹，把照片批量上传即可，电脑端也就实时同步了。同理，微信接收的文件也可以直接保存到指定文件夹，实现同步，超级方便。

9、按需下载

现在很多电脑都是固态硬盘，存储空间比较小，可以结合windows的按需同步功能，例如归档的文件可以设置成按需同步，保存到nas上，本地虽然有，但是不占用硬盘空间，当需要时，双击后自动从nas上下载下来。

10、数据安全

网盘毕竟是网盘，数据安全性是很难保障的，也不知道他们会不会滥用，nas可以避免这种问题，nas虽然存在硬盘损坏的问题，但这种nas专用硬盘机率极小损坏，而且nas可以自动加密上传到百度云、onedrive这种云空间上，保证数据安全。

群晖NAS还有很多功能，例如多平台的电影库、电子图书馆、智慧家居、电子相册、云备份、云下载等等）

二、使用场景

1、个人使用

1.1 最常用的就是文件实时同步功能了，我可以随时随地，只要有网，我就能查阅所有的文件，无论当时的设备是手机、还是电脑，是windows，还是苹果系统。主任或者客户要文件，3分钟之内可以直接发出去。

1.2 历史版本。有时候改了一堆文件，忘记之前的版本了，可以直接查阅。

1.3 误删除恢复。有时候觉得某些文件没用就给删除了，但是只要电脑曾经有过这个文件，那么就能找回来。

1.4 上传和分享。百度网盘太慢了，邮箱也慢，特别是大文件，小文件可以忽略，下载大文件真是要死。

1.5 手机App。除了随时查阅文件外，还可以把微信的文件和照片统统上传。还可以备份手机相册和视频。

2、团队使用

2.1 团队文件夹。我们有一个团队文件夹，主要放学习资料、相关模板等等

2.2 工作文件夹。将案件分配给指定的团队成员，配置权限，协同办公，对方修改了某些文件，我这里可以实时接收到。不用再微信传输。之前遇到微信一个BUG，对方发的文件和我接收的文件不是同一版本，估计是同名文件太多导致的。

3、律所使用

3.1 案件归档。因为现在无纸化办公，所有材料都扫描成PDF，可能一个案件下来，我手里的纸质材料没多少页，所以，我们定期将已结案的案件统一上传到服务器的归档文件夹里。方便行政的同事归档。

3.2 律所文件。如活动照片、视频、相关的合同、律所的指定模板等等。

3.3 财务人员。

3.4 视频库。律所的服务器上有很多公开课的课件，律师们可以自己去看。下面这个是我的：

3.5 电子图书馆。用docker在律所的nas上搭了一个电子图书馆，传上了一万多本图书，还可以用kindle下载阅览。

3.6 相册。

3.7 律所网站。前提是要申请一个公网IP。律所网站通常访问量不大，这种小服务器足够带起来。

3.8 无限可能。

4、客户使用。

因为NAS是自己的嘛，可以开一千个账号，所以最近也在研究给客户开账户，方便双方文件传输，也便于统计一年工作量。

三、成本多少？

群晖NAS买2000-5000元价位的就可以够50人以下使用了。

另外需要购买硬盘，一定要是nas专用硬盘，必须能满足连续开机7*24*365*3年稳定。西部的12T氦气盘亚马逊海淘1300多一块吧。个人使用的话，买4T的就可以。

nas长下面这样，律所买的是DS1019+，我的是DS216play。

（未二次审、未校对）