【工具】Project软件的使用感受

最近一直在使用Project软件，使用中想到了很多。首先是这是一个功能强大的软件，然后很多项目经理都没有用好这个软件。再然后自己想到了“道术器”，不要被器物蒙蔽。所以今天把自己的感悟以博客的形式写出来，欢迎大家来拍砖。

关于“道术器”，Project软件本身是一个器物，如果被器物所“迷惑”往往不能发挥不出工具的最佳功能。所以需要更多的了解器物背后的逻辑，使用的方式，以及为什么要这样使用，这个软件的关注点，设计思路是什么等等，跳出器物，站到道、术的层面去理解，能让我们更好的认识软件。也能让软件成为软件本身，发挥自己最佳的功能。甚至于理解了道，彻底的“放弃”软件。

这是一种适合于项目管理的工具。用微软官方主页上的话来解释再好不过了。

对于项目经理来说：Project可以帮助项目经理做一个项目的规划、跟进、调整和汇报。 最大的特点是：其实这个工具的功能足够支持项目经理在任务制定后需要的几乎所有的项目管理动作。

在任务的安排上，Project做的非常的细致，按照项目管理的标准方法论提到的各种任务关联关系都能支持。几乎所有可能出现的任务安排的情况都会被考虑到。

在Project中，关于资源是非常关注的。有多个视图来支持资源的规划和调整。并且对资源进行了分类:分为工时、物料、成本资源等等。对每一种资源有更加详细的设置。

有了资源的规划，把资源量化就得到了成本。在项目过程中还可以利用项目管理的方法论对成本进行调整控制。 总的来说，只要做好了相应的配置，Project可以自动的计算人力成本以及固定成本等各种成本类型，并最终得到总成本。可以在项目的各个阶段随时查看目前的成本状态。

在项目的过程中，可以随时跟踪项目，对项目的现状通过与基线的比较进行分析，很方便的进行项目的跟踪，输入现在的实施情况，了解项目的进度。

系统也是可以方便的进行计划的更新。即使有一些特殊情况也能从容应对：

比如： 中途人员离职，需要调整资源和任务的对应关系 项目需要中途停止，过一段时间后再次开始等等

着实没有想到，Project对多个项目可以共享资源，还可以把子项目加入到父项目中。利用类似于超链接的方式反而显得更加简便。子项目的调整会在父项目中及时的展示出来。

首先，需要定义一下什么是复杂项目：

我理解的复杂项目主要包含下面的几种情况 项目周期长 如果一个可能持续两周甚至更长的时间。 资源内容多 有很多的资源需要协调，并且这些资源之间关系复杂，流动性大，对资源冲突的协调要求比较高等。 任务变化快 任务需要不断的跟踪，并且及时的进行调整。

对于上述的内容，Project能提供强有力的支持。只要利用好Project自带的基本功能，以上内容多不是问题。

这里的数据域指的就是自定义的字段。

Project里提供了和项目管理相关的丰富的自定义字段。并且这些自定义的字段都是有明确的数据类型，能够针对性的提供计算和展示的功能。 并且这些字段是不能被删除的，只能隐藏。

利用自定义字段，可以根据自己公司的实际需要扩展很多功能。

除了上述的核心功能之外，Project基于项目管理的实际场景，提供了许多的贴心的小功能。

打印 Project在打印设置上的配置能方便的打印出需要贴在墙上的项目计划。 视图 有各种不同的视图方式，根据项目中的需要随时调用展示。 沟通 其实刚才说的视图也是为沟通做准备的一个场景。 除此之外，为了沟通，Project也是下足了功夫。

任务和甘特图直接保存为图片 提供日程表的功能方便汇报 直接拷贝材料到Office其他的软件中等等

报表 Project还可以展示各种报表，图形化的，数据化的，都可以根据需要进行订制。

任何事物都要看到局限性，要在一开始就能看到局限性，才能跳出这件事情本身来看到这个东西原来的样子。

说了这么多，很明显可以感觉到Project的功能全面，全面的功能也就意味着需要花费更多的时间和精力来做规划和跟踪。无形中增加了管理成本。

精细化的管理必然带来成本的提高，问题是：我们还需要用这个工具么？ 其实答案很肯定：需要这样的工具。但是必须做到“物有所值”。高投入的或者复杂的项目，有高回报的项目才有必要用这样的工具。要选择合适的场景来做这件事情。 比如一个只需要一两天就可以完成的事情，可能用Project做一个规划就已经花费了半天时间，就很没有必要了。 在这里给大家推荐另外一个工具：思维导图。利用思维导图来制作简单的项目计划就足够了。这部分内容以后有时间再细说。

我不断的告诉自己：不要盲目的被一个工具绑架。Project就是这样的一个有明显局限性的工具。一般来说，人本能的会觉得希望用一个工具解决所有的问题。但是Project还真不是这样的工具。

一个理论上完整的项目生命周期要一般先进行商业论证、目标确定、干系人分析、WBS分解等等工作。而这些内容在Project里都是无法体现的。

也就是说Project有自己关注的内容，主要在任务、资源、成本方面的计划和跟踪以及由此产生的一系列的工作。 所以自己在使用时，不要滥用Project，在需要的时候再让他发挥巨大的作用。

其实软件使用本身的学习成本并不高。花费十几个小时一定可以学会使用。但是，如果你不知道项目管理的方法论，不按照方法论的方式来进行具体的操作有可能你会发现这个工具根本没用，或者用起来特别的别扭，直到放弃这个工具。 所以，我认为这里的学习成本还需要增加上项目管理方法论的成本。

是的，这么棒的软件，只能在Windows平台下使用！但是MAC就无能为力了么，MAC下有类似的工具：OmniPlan。

根据我的理解，OmniPlan能实现大部分的Project的功能。毕竟大家的方法论的支撑都是项目管理的方法论。所以就不用纠结软件的问题了。

据说该软件在面对特别大的项目，任务、资源特别多的内容时由于大量占用内存，软件会出现死机等情况。 虽然我没有遇到过，但是也列在这里，防止谁会有特别大的项目时进行管理。

基于最开始写到的关于“道术器”的思考，我需要脱离最技术的部分，先掌握逻辑，也需要一个比较好的行动指南。所以，要想好自己怎么用这个软件。 首先这个软件的设计，我认为一定有一个环节是基于场景的功能设计和验证。里面的很多功能非常的实用。这很值得我的借鉴，我要放弃为了功能而功能的想法。基于自己的实际需要来规划自己的使用场景。

首先必须要是项目，如果是常规的运营内容也必须要能够项目化。有明确的目标的，有明确的结束要求的，才能使用。 其次必须是大中型项目。什么是大中型项目，可以参考之前提到的复杂项目的说明。

对于简单的项目，可以采用高效积累的方式做一个简单的梳理即可，或者用思维导图进行相关的计划制定，要进一步的减小使用的成本。

工作上 工作上的大部分内容都可以按照这样的方法进行梳理和实践。特别是很多实际项目化的运作方式的工作。 生活上 生活中的内容需要进行选择，一般来说是年、月、周的计划和推进可以用这个工具。还有对自己影响比较大的，需要跟进进度的任务，可以使用这个工具。

结合高效积累的方案进行实践，有了感触再来和大家沟通。

此次的学习过程使用了分心工作法并且最后形成了结构化的笔记，还写了博客分享，做的很充分。自己很满意。