为啥写FYI后就被老板嫌弃了！商务邮件的那些坑你知道吗？手把手教给你！

电子邮件是工作时重要的通讯工具之一，

也是人际沟通的一种方式。

这其中有很多小技巧与学问在里面，

搞不好就要出现啼笑皆非的事情来。

初入职场的小明，见着同事转的邮件，

内容里常常只会有三个字母"FYI"。

秉持着勤奋好学的态度，

小明迅速熟练掌握了这三个字母的运用。只要是向其他同事转发邮件，就会加上"FYI",而且只有这三个字母。

一次，跨部门向人事经理转发自己的考勤表，小明用了"FYI"，然后就再也没有接到审核结果。

FYI——for your information，让你知道这个事的意思，提供信息给别人参考，对方是不需要回复的；不过这个一般都是上级对下级，或者平级。不然慎用！

作为蜘蛛侠迷的小明，将自己的签名改成了“蜘蛛侠”，然后将一位客户的签名备注为“xx公司 某某，急性子，来件速回”。想象下当事人看到时是什么表情。

1.自己的签名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等，不然你可不是奥特曼，而会变成笑柄；对方的签名也不要存奇怪的东西，如果改成对方姓名，也要看下是否有错别字哦。2.有几个公司名称，邮箱可以设置几个签名档；签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置；是否要使用英文的话，可依据个人习惯，但是一定要包含以下内容：公司名、姓名、电话、传真（没有可不选）、地址（中英对照）；ps：签名档内含有超链接，可能会被视作垃圾邮件哦!Example：顺颂商祺！/祝今天工作顺心！/祝身体健康！——————须臾xxxxxxxx

邮件使用规范

需要发送邮件的情况

1、正式工作报告

2、部门之间事务往来

3、通知

4、知识推荐和信息传递

5、没有见面交流条件的其他交流内容

6、难以简单用口头表达说明清楚的事项

邮件格式

1、邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨，主题是邮件的“身份标识”

◆ 通常人们会根据主题判断邮件的重要性

◆ 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理

◆ 主题应该简单、明确地概括邮件的内容

◆ 可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35个字）来描述邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件内容。

◆ 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who)

回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。

2、正文格式：称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略

1）称谓+礼貌用语：

如：XXX(名字），您好！

       XXX总、XXX经理（名字+职位），您好！

       XXX先生（女士），您好！

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。

如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方

2）内容

字号：可以事先设置文字大小，一般10-12号字

字体：建议使用默认字体，或选择逼格较高的Helvetica、Literata、Bookerly。（颜色一定一定一定不要选择红色！！！）

3）结尾客套语

如：Sincerely!

       Best Regards!

       顺祝商祺！

3、正文内容编排：

   原则：要事第一，结论在前，分析在后

         使用收信人容易接受的口吻陈述内容

☆ 内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；

☆ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；

☆ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；

☆ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈述；

☆ 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；

☆ 如果写英文邮件，特别注意要区分大小写

补充资料

明确日期与时间

 日期：下周三（2012/03/07）

            下个月（2012年3月）

时间：标明上下午：下午8:30 

          采用24小时表示法：20:30 

注意时差：

 同国外通信时，说明按哪国时间为标准：东京时间20:30  

4、附件：

◆ 提醒收件人查看附件

◆ 合理命名附件

◆ 附件通常不超过2M，最大不超过5M

◆ 特殊格式附件，告知收件人打开方式

◆ 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表

◆ 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 

5、结尾签名

◆ 对方可以清楚的知道发件人信息

◆ Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

◆ 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 

◆ 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分

◆ 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显

邮件使用——收件

公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）

邮件使用——发件

搞清楚TO，CC，BCC，FW，FYI

◆ TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。如：按部门排序；按职位等级从高到低或者从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，主管，其他同事等。

◆ FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。

◆ 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

重要的文件、机密资料请务必改成PDF格式后再发送

邮件使用——回复

1、及时回复Email是基本的职业礼貌

2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 

      在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。

补充资料

回复email的原则：

 Email只回复给必要的人 

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此以外，不用re all

回信时注意保持线索

想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）

一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件

回复Email时禁止的三个常见做法：

邮箱使用的好习惯

早上上班的第一件事情：

打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

◆ 用客户端软件收发email

◆ 行文简洁、罗列要点

◆ 写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确

◆ 越级邮件，根据需要抄送直接领导

◆ 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据

◆ 考虑到收件人有可能将email转发给其他人

◆ 及时回复邮件

◆ 合理控制附件大小

◆ 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出

邮箱使用的坏习惯

◆ 用网页处理email

◆ 经常使用抄送（CC）、密送（BCC）

◆ 经常使用“全部回复”（re all）

◆ 通过email反复讨论某个问题

◆ 收到邮件不及时回复

◆ 发送5m以上的附件

◆ 通过email传达紧急事务

◆ 用email收发私人信件

◆ 发送“以此为准”邮件

◆ 邮件正文过长

◆ 邮件及附件不使用清晰标题

◆ 转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件

◆ 邮件不经整理或说明就直接转发