如何在 Excel 中执行简单的数据排序操作？

Excel中常常会用到数据排序的功能，这里简单介绍一些数据排序的操作。

在使用Excel输入时，我们通常会以某一个关键字段为主来对数据进行排序。

例如下图中的数据表格是以订单编号“Order No”为首列按照顺序进行输入的。

实际上，我们在分析数据的时候，可能是根据某一列具体的数值或文本进行重新排序，以分析数据背后的信息，如谁的业绩表现更好。

针对这种情况，Excel提供了一个便利的工具“排序”来帮助我们根据所需，设置排序的条件，重新排列数据，更直观地让我们看到数据带给我们的信息。

我们来看一下这个工具位于菜单栏的哪个位置。

点击“数据”选项卡，在“排序与筛选”区域可看到“排序”这一工具按钮。

在我们点击该工具按钮之前，我们首先要确保鼠标点击了数据表格中的某个单元格，如下图所示，我们点击C7单元格。

点击“排序”工具按钮，会打开排序对话框，此时会选中所有数据表格区域；当我们勾选“数据包含标题”时，选中的区域会有所变化，而不选中首行的抬头。

当我们点击对话框中“主要关键字”的下拉选项时，可以看到这些选项对应的是我们数据表格首行的抬头。

若我们想要以“Account Managers”的名称来排序，选择并点击该关键字即可。

选择好关键字的同时，在最右侧的“次序”下，我们可以选择排序的方式“升序”、“降序”、“自定义序列”。

因为我们所选择的关键字是文本类型的数据，所以“升序”是按照字母A到Z的顺序来排列的方式。当我们点击对话框的“确定”后，即可看到数据表格按照Account Manager的名称来重排。

我们还可以进行多层级的排序，例如在以上重排后的数据基础上，我们再按照总额“Total”来进行排序。

再次点击“排序”工具按钮，在对话框中点击“添加条件”，此时会出现一个“次要关键字”选项框。

在次要关键字中，我们选择“Total”即总额来作为第二个排序的条件，“次序”选择“降序”。因Total关键字是数值类型的数据，所以“升序”是按照数值从小到大，而“降序”则是从大到小。

我们再添加一个条件，以“Order Date”为关键字，“次序”选择“降序”；日期格式的数据“升序”是从最远的日期到最近的日期，反之“降序”则是从最近的日期到最远的日期。

点击“确定”后，数据表格进行了重排，按照“Account Manager”、“Total”、“Order Date”这一层级顺序重新排序。

通过以上排序的方式，我们可以看到数据中所展示的信息，谁在何时的业绩如何，是不是很方便？

在Excel中，排序和筛选这两个功用在“表”中与在单元格区域中的应用操作基本一样。因我们常常会用排序和筛选，所以在Excel中可以有多种不同的方式来找到这两个应用。

1. 我们可以在“表格样式选项”中打开“筛选按钮”，在“表”的列标签即可点击筛选器，在筛选器下可找到排序和筛选的功能。

2. 我们可以在菜单栏的“开始”或“数据”选项卡下进行操作。

3. 我们可以通过右击鼠标找到排序与筛选功能。

接下来，我们了解一下在“表”中如何使用排序与筛选，具体通过以下的实例来操作。

1. 按照员工所在的部门（Department），姓（Last Name），名（First Name）的优先级进行排序。

如下图所示，点击“数据”选项卡下的“排序”，在对话框中，第一层排序的条件为Department，第二层为Last，第三层为First，次序均为升序。

点击“确定”后，数据表中的数据会重新进行排序。

2. 当我们打开数据表的“筛选按钮”后，可以非常高效地帮助我们对特定的数据进行筛选，例如日期（Date），筛选器会针对日期数据为我们设置特定的筛选条件。

数据表中的“Date of Hire”一列为日期数据，所以其筛选器下也是按照日期的年份与月份设置条件，同时在“日期筛选”后有更多与之相关的筛选条件可供选择。

在“表格样式选项”下的“汇总行”是一个非常有用的功能，当勾选此项后，在“表”的最下面会添加一行，作为数据汇总行。

1. 点击“汇总行”的某个单元格右侧的下拉选单，可以有多种不同类型的统计方法，例如在“Emp ID”下，我们通过“计数”来统计员工的总人数。

2. 在“Years of Service”下通过“平均值”来统计员工的平均工作年限。

3. 在“Annual Salary”下通过“求和”来统计年薪的总和。

我们可以将“汇总行”和“筛选与排序”相结合，来提取我们所需的特定数据。

1. 筛选“Annual Salary”前五的员工，统计年薪排在前五的员工的薪资总和。

点击“Annual Salary”的筛选器，在“数字筛选”后点击“前10项”。

在“自动筛选前10个”的对话框中，改成最大的前“5”项。

点击“确定”后，即可快速筛选出年薪前五的数据，同时“汇总行”的求和也会随着筛选后的结果而同步变化。

2. 筛选工作年限（Years of Service）大于平均值的员工。（注意在进行这一筛选之前先将之前的筛选器中的筛选清除）

点击“Years of Service”的筛选器，在“数字筛选”后点击“高于平均值”。

点击后数据表即筛选出工作年限大于平均值的员工，一共是15名。

在此我们可以非常直观地看到在“表”中，“汇总行”和“筛选与排序”相结合所产生的工作效果之好。

关于使用函数来为数据排序，我们知道在Excel中有内置的数据排序功能，按照数值的大小或者文本从A到Z的顺序，但在处理一些不断变化的数据时，我们可以通过函数的方式来应对。

我们在本期所使用的案例是关于货币换率，在一些数据中我们可能会使用多种不同的货币来进行计算，而货币之间的换率随时都有可能发生变化，因此在我们进入到正题之前，我们先来看一个Excel的获取数据功能——通过URL（网址）获取数据的方式。

在Current Rates工作表中，我们需要通过A21单元格中的网址来获取货币换率的数据表格，并将其放在A3开始的单元格区域中。

先复制工作表中的网址，点击A3单元格，选择“数据”选项卡，在“数据”选项卡下点击“自网站”，打开其对话框后，将网址粘贴到“URL”框中。

我们也可以点击“获取数据”下的“传统向导”中的“从Web(旧版)”。

打开“传统向导”的数据导入对话框，在“地址”框中粘贴已复制的网址。

点击“转到”后，即可打开目标数据表格所在的网页。

我们所导入的网页的数据必须以表格的形式存储在网页中的，选择目标数据，点击“导入”。

在Excel中的“导入数据”对话框中，点击“确定”。

在等待几秒钟后，实时数据即可导入到Excel工作表中。

导入到Excel的数据不会自动进行更新，我们可以鼠标右击当前的数据表格，点击“刷新”。

或者通过“数据范围属性”设置自动刷新的间隔时间，不过进行此设置时需要考虑Excel程序运行的性能问题。

我们通过以上的方式已经获取到需要的数据，并且在网页数据实时更新的情况下，可在Excel中进行数据的刷新，然而我们每一次进行刷新后，之前已经排好序的数据也会随之再次打乱，因此接下来我们通过函数的方式来实现此目标。

在Conversion Table工作表中，我们拉取了Current Rates工作表中从网页获取的货币数据，在此表中，我们来完成自动排序。

第一步，我们要对所有货币代码进行排序，但不能使用RANK函数来操作，因RANK函数是针对数字排序的。在Excel中，文本的排序可按照A到Z的顺序，因此我们通过COUNTIFS函数来进行。

在N5单元格中输入COUNTIFS函数，第一个参数选择Current Rates工作表中D4至D13单元格区域（货币代码），第二个参数要计算货币代码列表中有多少小于等于当前的货币代码（注意这里所说的小于或等于，表示的是如A

按Enter键后，N5单元格中会返回5，即货币代码EUR在所有货币代码列表中排第五。

第二步，我们要匹配数据表格中序号所对应的货币代码的位置。

在A5至A14单元格中，我们通过ROW函数来得到在数据表格中对应的序号“1-10”。

ROW()返回的单元格本身的行号，减去4，则可得到在数据表格中的序号。

数据表格中序号为“1”的，对应货币代码的位置（N5至N14单元格区域中的数据）的单元格是N8（在货币代码位置列表中为第四个），所以用MATCH函数来查询。

在ROW函数前输入MATCH函数，第一个参数即为当前的所计算出的序号，第二个参数查询的区域为N5至N14单元格区域并且需锁定，第三个参数为精确匹配。

通过MATCH函数返回货币代码列表中的第一个货币所在的位置为第四，以此类推。

第三步，我们需要通过A5至A14单元格中的值来返回对应的货币代码。

在A5单元格的MATCH函数前输入INDEX函数，第一个参数为Current Rates工作表中的货币代码列表（D4至D13单元格区域，已创建名称为rateCodes），第二个参数为MATCH函数所计算出的结果。

按Enter键后，A5单元格返回第一个货币代码“AUD”，快速填充其他货币代码即可。

通过以上COUNTIFS、ROW、MATCH与INDEX函数的结合，无论Current Rates工作表中所导入的网页数据如何更新，在Conversion Table工作表中都会经过函数的重算而保持顺序不变。虽然有点复杂，但是对于我们在处理数据时，这些函数的使用确是非常有用的。