前言

随着宏观经济步入新常态，市场不确定性加剧，企业越来越注重高质量发展。在这种情况下，加强成本费用控制已经成为提高企业经济效益和增强竞争力的重要手段。

企业在实际管理过程中，涉及的费用类型多、超支严重，对应的管理制度多、执行困难，费用管控的方案多、落地困难。如何从费用的源头着手进行控制，制定详细可行的费用控制办法并有效落地执行，是企业面临的重要问题。

当前企业费用管理存在的问题和现状

缺乏全面的费用预算规划

企业往往只有一个总体的费用预算计划或者费用总包，缺乏详细的费用预算计划，比如按照费用类型或者部门等维度，总计划的管控导致费用控制困难，造成企业费用管理出现“先来先得”的情况，部分合理的业务由于发生时间晚导致预算不足，影响了正常公司业务的运转。大部分企业的预算编制往往不够准确，导致实际费用与预算之间存在差距。预算调整和执行方面缺乏及时性和严格性，导致费用支出浪费，是企业缺乏全面预算管理规划的体现。

费用管控的标准及管理制度缺失

首先是企业没有明确的费用管控标准，导致费用控制困难；同时，企业缺乏体系化且完善的费用管理制度，导致费用控制上力度不够。在没有有效的费用管理制度的支撑下，企业领导在费用审批上难以避免松弛，导致费用滥用和浪费。

管理费用执行过程的监控职责缺位，缺乏预警机制和分析机制

业务部门的费用主要还是由业务领导审核，把控不严格，存在替票、换票等现象。会计人员根据业务人员送来的报销凭证审核入账，缺乏对企业实际经济业务及公司相关费控制度、组织架构的了解，从而使财务报销监管流于形式。一些企业的差旅费、招待费的报销数额较大，容易出现超支、违规现象，通过对出差人数、发票类型等造假、虚报，掩饰真实费用，对公司费用管理制度打擦边球，而财务部门也很难对实际费用进行核实，导致差旅费报销的管理难度加大。

缺少有效的系统管控

企业费用管理软件功能缺失，大部分费用管理规则通过人工控制，无法高效且准确地满足企业费用管控的要求，比如某企业差旅业务相对较多，在差旅管理规定中，要求按照城市级别管控住宿标准住宿费，目前系统无法满足通过城市级别控制住宿费额度，费用管控中基本全靠财务人工控制。

对企业费用管理的几点建议

树立精细化全面预算管理理念

公司结合现状及存在的问题，通过各种渠道和形式宣传全面预算管理理念。按照全面预算管理要精细、费用指标要严谨、预算核算要规范、职能管理要具控制力等要求，以预算指标中的成本费用为主线，通过对预算指标的归口管理、纵横分解，把公司的任务以预算指标的形式传递到公司的各个管理层、最基础的操作单元甚至公司的每一个员工，以实现全面预算的全员、全过程管理。

年度费用预算须充分体现经济性和合理性，预算编制过程中各部门需进行充分地沟通。对管理费用执行过程进行动态监测，并建立管理费用预警机制，及时采取相应干预措施，并配合考核及奖惩措施，实现费用的精细化管控。另外，公司财务部门负责预算执行的监督，每季度对各部门费用报销情况进行统计汇总，对于费用支出异常的提请相关部门予以解释。同时，对于全年度累计超预算支出的情况，如果有特殊原因，相关部门提交申请并经公司财务负责人和老板审核批准后予以报销。

建立费用管理标准化体系

规范企业的费用管理流程和标准，避免企业在费用管理方面的随意性和不规范行为，提高费用管理的规范性和有效性。

· a.制定费用管理制度：明确费用管理的目的、范围、流程和责任，规定费用的申请、审批、报销和支付等程序。

· b.确定费用分类：根据企业经营活动的特点和管理需要，将费用分类为不同的类别，如：差旅费、招待费、会议费、培训费等。

图：元年费用管控标准模型自定义

· c.制定费用标准：根据企业的实际情况和行业规范，制定各项费用的标准，包括：机票、酒店、火车、差旅等等。例如按照岗位职级、区域设定酒店住宿可报销的标准额度。

· d.建立监督机制：设立专门的费用管理机构或人员，对费用管理进行监督和控制，及时发现和纠正费用管理中的问题。例如可通过元年云费控根据企业每个经营阶段情况的不同，进行预算追加或调整，并在单据审批完成后自动更新。

图：元年费用控制标准设置

· e.实施信息化管理：通过信息化系统，实现费用管理的自动化和标准化，提高费用管理的效率和准确性。例如通过元年云费控中智能审单对每一笔费用支出的前置申请、业务控制、标准控制、附件控制、发票校验360度无死角智能监管。

·f. 定期评估和完善：定期评估费用管理体系的有效性和适应性，及时完善和改进费用管理制度和标准。例如通过元年云费控中的智图，管理者可以拉拽灵活自定义数据看板样式，快速分析哪些费用或者部门存在支出不合理的现象。通过预算费用的对比，发现问题，解决问题，并持续优化。

图：元年费用预算模型预实分析

强化费用预算管控

企业可以通过费控平台建设，建立灵活的预算管控模型，线上化强化各类费用支出管控，完成从预算编制、预算执行、预算控制、预算分析与调整的管理闭环。

首先，根据业务管控需求自定义多个预算管控模型，可根据实际管控需要任意自定义预算维度，比如部门预算模型，可选择部门、科目、期间、年作为预算控制维度，项目预算模型可选择部门、项目、科目、期间、年等预算控制维度，当然也可以加入自定义的其他预算控制维度，如产品、供应商等。

图：元年预算控制模型自定义最大256维

构建好预算控制模型后，可以通过在线预算编制、集成第三方预算系统或导入线下预算Excel形成预算控制目标，在后续线上费用支出申请、借款、报销、对公支付等事项流程时进行预算校验与控制，从而完成事前、事中、事后的全方位预算管控。

在预算校验场景时，不同企业一般有较为不同个性的预算控制诉求，此时需要有灵活的预算控制策略算法支撑，可考虑从预算控制维度、控制粒度、控制周期、控制方式等不同角度梳理：

· 预算控制维度，即根据预算模型设置不同的预算管控维度，如前所述。

· 控制策略，即在某个控制维度上是明细控还是总额控，比如部门维度上，研发中心下有部门A和部门B，差旅费预算分别为100W，如果是明细控，则部门A和部门B分别都不能超过100W预算，如果是部门A和B是总额控，则部门A和B总体的差旅预算不超过200W即可。

· 控制周期，包括月度控、月度累计控、季度控、季度累计控、半年控、全年控、跨年控等，比如1月到12月，每月培训费10W，在月度控下，则每月培训费用不能超过10W，如果是月度累计控，则在6月时，培训费用不超过60W即可。同理，季度、半年、全年的控制方式也一样。

· 控制方式是指在预算校验时的控制策略是刚性、柔性或不控制，例如部门培训费预算100W，如果设置为刚性控，则部门培训费使用无论如何不允许超过100W，如果是柔性控，则可以设置不超过预算120%，也就是预算不超120W即可校验通过，在达到预算一定比例时系统给予预警提醒。

图：元年预算控制策略定义

通过构建灵活的预算控制策略，融合各种费用的控制标准，在企业费用支出时可形成全面体系化匹配企业管控诉求的预算控制方案，规范企业各类费用支出，形成预算管控的有力抓手。

智能技术赋能费控提效

企业充分借助新兴互联网技术，特别是最新的AI智能技术，辅助用户智能填单、智能审单、智能收单、智能客服及智能数据分析。帮助企业达成从单据填报到业务审批、财务审核全流程各个环节的形成智能自动化，实现费用报销的极致提效与防风险。

例如通过元年云费控中的智能数据分析，可以与系统机器人通过对话式自然语言聊天，全面了解企业费用数据汇总情况，包括报销费用类型、报销人员、报销金额等，帮助企业更好地分析费用支出情况，构建新型敏捷高效的智慧费控报销系统，并为有效落实全面费控制度，规范收支运行管理，强化预算约束提供支撑。也可以帮助企业梳理各项费用支出控制标准，做到可控可预，包括预算控制、差旅报销等，为企业制定合理有效的费用支出控制策略，提升费控报销管理效率和员工体验感。

图：元年费用管理报表分析场景示例

写在最后

综上所述，降本增效已成为当下企业良性发展的主旋律，由此对企业内部管理费用控制能力也提出了更高的要求。未来企业要想取得竞争优势，必须转变粗放的经营发展思路，通过精细化管理实现高质量发展。面对企业当前存在的问题和痛点，元年基于23年费用管理行业持续深耕的专业积累，融合数千个项目的实施案例经验，元年提出了领先行业的数智化费用管理解决方案，助力企业快速实现降本增效以及业务转型。