琼药监综科〔2020〕6号

海南省药品监督管理局关于印发《正版软件使用管理规定》等6个配套规定制度的通知

省局机关各处（办、组）：

为认真贯彻国务院办公厅印发的《政府机关使用正版软件管理办法》和省政府办公厅印发的《海南省政府机关使用正版软件工作考核细则》，经局务会研究，省局制定了《正版软件使用管理规定》《计算机软硬件采购及资产管理制度》《正版化软件工作考核和责任追究制度》《软件配置管理规定》《软件日常使用管理规定》《软件台账管理规定》等6个配套规定制度，现印发给你们，请认真贯彻执行。

                             海南省药品监督管理局

                               2020年8月12日

（此件主动公开）

正版软件使用管理规定

第一章  总 则

第一条　为推进海南省药品监督管理局（以下简称省局）正版化软件工作，完善工作机制，健全长效机制，根据《政府机关使用正版软件管理办法》和《海南省政府机关使用正版软件工作考核细则》相关工作要求，结合省局实际，制定本规定。

第二条　本规定所指软件主要包括以下三类：

（一）操作系统软件（主要指省局机关所有办公计算机安装使用的Windows操作系统）。

（二）办公系统软件（主要指省局机关所有办公计算机安装使用的文字处理软件OFFICE、WPS）。

（三）安全防护软件（主要指省局机关所有办公计算机安装使用的安全防护、病毒查杀等安全软件）。

第三条　本规定适用于省局机关所有使用办公电脑的工作人员。

第二章  职责分工

    第四条  省局成立正版化软件工作领导小组，办公室设在综合处科信组。具体的职责分工详见附件1。

 第五条　省局各处（办、组）负责人对本单位正版化软件工作负领导责任，督促所属人员严格落实各项规章制度，机关工作人员是本人所属电脑软件正版化工作的具体责任人。

第三章  日常使用管理

第六条  省局各处（办、组）所有计算机办公设备必须安装使用正版软件，严禁使用未经授权和未经软件产业主管部门登记备案的软件。

第七条  综合处科信组建立完善软件正版化工作监督机制，并抓好督查工作落实。

第八条  综合处科信组定期开展软件正版化教育培训，强化版权法律责任意识，提高工作人员操作使用正版软件的技能和水平。

第九条  防范软件知识产权侵权行为：

（一）对已安装未获授权或非正版软件，应立即卸载清除。

（二）对已获得正版使用权的软件，需确保已安装的软件数目没有超过授权许可的数目。

（三）购置配备新的电脑时，已预装相关软件的，要核对该软件是否已获得适当的特许使用权，及取得相关的证书。

（四）加强版权意识，不得向其他单位或个人提供任何正版软件。因向其他单位或个人提供正版软件而造成版权纠纷的，由软件提供人承担一切后果。

第十条  省局机关全体工作人员七个严禁：

（一）严禁擅自复制和销售计算机软件产品的复制品。

（二）严禁在购买计算机等设备时，要求或允许销售商安装非正版或未授权软件。

（三）严禁超越授权使用许可合同的要求，扩大安装范围。

（四）严禁未经授权将计算机软件放在网上供他人下载。

（五）严禁通过互联网随意下载安装使用盗版或非授权软件。

（六）严禁故意规避使用相关替代性软件。

（七）严禁卸载删除或者更改已安装的正版软件。

第十一条　省局机关所有使用计算机人员都应签订《使用正版软件承诺书》（详见附件2）。

第十二条  本规定从印发之日起开始实施。

计算机软硬件采购及资产管理制度

第一条  综合处科信组每年根据工作需求制定正版软件采购计划，将软件采购费用纳入年度预算，确保正版化软件工作资金到位。采购实施后10个工作日内上报海南省版权局备案（详见附件3）。

第二条 综合处科信组应当严格依照相关法规和制度，对所需采购软件进行审查审核。明确需采购软件的兼容性、授权方式、信息安全、使用年限、技术支持与软件升级等售后服务要求，准确核实拟采购软件的知识产权状况，防止侵权盗版软件产品进入政府采购渠道。

第三条  省局机关的正版软件资产均属于国有资产，并纳入部门资产管理体系。软件配置、使用、处置等严格执行国有资产管理相关规定，防止因机构调整、系统或软件版本升级、系统或设备更新和损毁等造成软件资产流失或非正常贬值。

第四条  综合处科信组负责各类软件资产的清查、登记、备案，建立规范的正版软件管理台账，登记内容包括：软件名称、版本、来源类型、许可证（授权书）编号、有效期、供货商、价格、购买日期、安装及使用情况等，同时对有关的软件介质、说明书、使用许可证（或合同）等相关资料要妥善保存。

第五条  省局各处（办、组）购置计算机需经综合处科信组进行审核，不得自行购置计算机办公设备，严禁购置未预装正版操作系统的计算机。

第六条  省局机关所有计算机由综合处行政组纳入固定资产管理，日常管理维护调配由综合处科信组负责。

正版化软件工作考核和责任追究制度

第一章  总 则

第一条  为加强省局的软件正版化管理，增强知识产权保护，巩固软件正版化工作成效，制定本考核与责任追究制度。

第二条  本制度适用于省局机关全体工作人员。

第三条  本制度所指的计算机软件包括用于办公的操作系统、办公软件、病毒防护软件等软件。

第四条  省局计算机软件按照“集中管理、分散使用、个人负责”的方式实施管理。综合处科信组负责计算机软件的安装、维护工作。各处（办、组）人员按规定使用分配的软件。

第二章  软件的购买

第五条  为提高计算机使用效率，避免重复投资，各处（办、组）拟购买的计算机软件，由综合处科信组汇总并审核后按省局采购管理办法采购。

第六条  各处（办、组）严格按照政府采购的相关规定进行软件采购，购买的计算机办公设备必须符合预装正版操作系统软件的要求，更新计算机办公设备必须同时安排必要的软件购置资金。

第七条  购买的软件不得存在下列情况：

（一）软件的版本问题存在争议，未有最终司法判决的。

（二）软件含有计算机病毒的。

（三）可能危害计算机系统或其他办公设备安全的。

（四）申请购买的软件的版本为试用版、测试版、体验版等非正式、非完整版本，或版本明显过低，不能满足办公需要的。

第三章  软件的使用和管理

第八条  各处（办、组）工作人员要有知识产权保护意识，自觉使用正版软件，且不得从事下列行为：

（一）在未经著作权人同意或者授权的情况下，对其拥有著作权的软件进行复制、再分发。

（二）擅自或要求他人安装盗版软件并使用。

（三）超越授权许可的要求扩大软件的安装范围。

（四）擅自向其他单位或个人提供任何正版软件。

第九条  综合处科信组负责统筹管理省局的正版软件。正版软件作为国有资产，实行台账管理，对各类正版软件进行登记。各处（办、组）安排专人妥善保管软件介质、说明书、使用许可证等资料。

第十条  各处（办、组）人员负责管理本人使用的软件，不随意下载、安装、更换软件，定期检查、清除计算机中未经授权的计算机软件。综合处科信组每半年对省局机关办公计算机进行全面检查。

第四章  考核评议

第十一条  正版化软件工作领导小组每年定期对省局机关各处（办、组）和个人计算机正版软件管理使用情况及相关制度落实情况进行检查考核。由综合处科信组具体实施并通报检查情况。

第十二条  考核内容包括：使用操作系统、办公软件、杀毒软件的正版化情况。

第十三条  考核采取现场抽查的形式，具体考核评分标准以当年制定的年度考核表为准。

第十四条  考核按照评议结果分为“优秀”、“合格”、“不合格”三个等级。

第五章  责任追究

第十五条  考核评议结果为“不合格”的处（办、组）或个人，综合处科信组责令其整改，对情况严重并造成损失的，正版化软件工作领导小组上报省局党组追究其相关责任。

第十六条  因擅自使用盗版软件而产生的版权侵权问题，由使用者本人自行承担相应的责任。

软件配置管理规定

为进一步加强省局软件配置管理工作，明确软件配置原则，规范软件配置流程，制定本规定。

一、配置原则

（一）软件配置应遵循安全性、实用性、经济性和正版化的原则，不得配置非正版软件。

（二）省局使用的商业软件、OEM软件、免费软件，均须纳入配置管理，不得配置与工作无关的各类软件。

（三）优先采用场地授权许可方式配置软件。

二、配置流程

（一）软件使用部门根据本部门各岗位工作需要，编制岗位软件需求清单，填写软件使用需求申请表。

（二）综合处科信组负责统计汇总软件使用部门报送的《软件使用需求申请表》（详见附件4）。对软件使用部门需要的相关软件进行统一测试和试用，综合考虑软件的价格、兼容性、安全性和售后服务等因素，确定软件选型，明确软件名称和版本，涉及使用免费软件的，更新《可使用免费软件清单》（详见附件5）。

（三）综合处科信组依据省局机关软件使用管理台账，梳理软件需求与现有软件许可的差异，软件许可不足的，编制《软件采购计划表》（详见附件6）。

（四）综合处科信组要将软件采购纳入省局年度预算，软件采购合同要明确软件名称、版本、授权方式、许可数量、使用年限、兼容性和售后服务等要求。

（五）软件使用部门做好软件采购相关资料管理工作，重点是软件采购合同、软件授权证书、软件安装序列号等资料的管理工作。

（六）综合处科信组负责省局机关软件使用管理日常工作。

（七）省局机关各处（办、组）采购的软件，因下列情况申请报废的，需经过综合处科信组审定，严格履行资产处置报批手续：

1. 已经达到规定的最低使用年限（6年），且无法继续使用的。

2. 未达到规定的最低使用年限，因技术进步等原因无法继续使用的。

3. 未达到规定的最低使用年限，因计算机硬件报废，且无法迁移到其他计算机上继续使用的。

（八）综合处科信组负责省局机关软件采购、报废软件和调整可使用免费软件，更新《软件使用情况汇总表》（详见附件7）。

软件日常使用管理规定

软件日常使用管理工作主要包括：制定年度工作计划、编制预算与采购、软件维护管理、督促检查、宣传培训和总结报告等工作。

一、制定年度工作计划

综合处科信组牵头制定省局年度软件正版化工作计划。软件正版化工作计划要明确目标任务、推进措施、进度安排和检查方案等主要内容。

二、编制预算与采购

（一）软件使用部门每年根据实际需要，填报《软件使用需求申请表》。

（二）综合处科信组负责统计汇总软件使用部门报送的《软件使用需求申请表》。依据软件配置原则和流程，编制年度《软件采购计划表》。

（三）综合处科信组申请将软件使用部门的软件采购经费纳入年度预算，明确资金来源和经费保障，并对预算执行情况进行审核监督。

（四）综合处科信组严格按照软件采购计划做好软件采购工作。

三、软件维护管理

综合处科信组按照《软件台账管理规定》，做好软件的日常安装维护和软件台账管理工作。

四、督促检查

（一）综合处科信组牵头，每年至少对省局机关开展一次软件使用情况全面检查工作，通报检查结果，对检查发现的问题，督促相关部门认真整改。

（二）综合处科信组要注重利用技术手段，开展软件使用情况检查，提高检查效率。

五、宣传培训

（一）正版化软件工作领导小组成员要参加主管部门举办的软件正版化工作培训班。

（二）综合处科信组牵头做好本单位软件正版化培训工作。

（三）通过会议、培训、网站、知识竞赛、宣传手册、海报、视频等宣传方式，宣传正版化软件工作意义和成果。

六、总结报告

综合处科信组牵头总结年度软件正版化工作。重点是软件正版化工作责任落实，软件采购软件使用管理，督促检查等情况。

软件台账管理规定

为规范省局软件使用管理工作，及时建立、更新和维护软件台账，全面掌握软件使用情况，提高软件使用效率，制定本规定。

一、管理规则

软件台账登记的软件范围是计算机操作系统软件、办公软件和杀毒软件三类通用软件。凡是涉及软件新购、升级维护、安装和卸载等业务，都应通过台账进行登记，以反映省局机关拥有、使用软件，以及计算机安装使用软件的整体情况。

综合处科信组负责省局机关软件台账的监管工作，具体负责省局机关软件台账的建立、登记和维护工作。软件台账由《软件使用情况汇总表》《软件使用情况明细表》（详见附件8）《软件安装维护确认单》（详见附件9）和《软件安装维护情况明细表》（详见附件10）等构成。

二、登记规则

（一）软件使用情况汇总表

1.《软件使用情况汇总表》用于登记反映省局机关计算机使用，以及商业软件、随机预装软件和免费软件使用的总体情况。

2. 软件名称或软件版本不同的商业软件,使用不同的序号代码。

3. 软件名称及软件版本相同的商业软件,采购时间、采购金额、许可类型、许可数量、许可期限、序列号等任不相同的,使用不同的序号代码。

4. 通过受赠、调剂等方式获得的商业软件,不填写采购时间、采购金额。

5. 软件名称或软件版本不同的OEM软件,使用不同的序号代码。软件名称和版本相同的OEM软件，使用相同的序号代码。

6. OEM软件,不填写采购时间、采购金额、许可类型、许可数量、可使用版本、许可期限、序列号等信息。

7. 软件名称不同的免费软件,使用不同的序号代码。

8. 软件名称相同、软件版本不同的免费软件,使用相同的序号代码。

9. 免费软件,不填写软件版本、采购时间、采购金额、许可类型、许可数量、可使用版本、许可期限、序列号等信息。

10. 新增、处置商业软件后,应进行《软件使用情况汇总表》的登记更新。

11. 新增、处置计算机办公设备后, 应进行《软件使用情况汇总表》的登记更新。

12.《软件安装维护情况明细表》中登记的软件安装和卸载情况,至少每半年更新《软件使用情况汇总表》一次。

（二）软件使用情况明细表

1.《软件使用情况明细表》登记省局机关每位工作人员使用计算机办公设备情况,及相应计算机办公设备中软件安装情况。

2. 工作人员使用的全部计算机办公设备,以及相应计算机办公设备中安装的全部软件,登记在《软件使用情况明细表》中。

3. 根据《软件安装维护情况明细表》中登记的软件安装和卸载情况,至少每半年更新《软件使用情况明细表》一次。

（三）软件安装维护情况明细表

1. 每一个软件编号对应的软件,建立一份相应软件的《软件安装维护情况明细表》,完整记录和反映该软件的安装和卸载等使用情况。

2. 应定期核对《软件安装维护情况明细表》和《软件使用情况汇总表》，确保不同软件编号的软件建立相应的《软件安装维护情况明细表》。

3. OEM软件根据计算机采购合同记载的情况进行登记。

4. 在计算机办公设备中安装或卸载软件后,根据《软件安装维护确认单》，登记相应软件的《软件安装维护情况明细表》。安装或卸载时，安装数量相应进行增减。

5. 在计算机办公设备中更新升级商业软件时, 根据《软件安装维护确认单》，分别登记升级前软件和升级后软件对应的《软件安装维护情况明细表》,在升级前软件的《软件安装维护情况明细表》登记卸载情况，在升级后软件的《软件安装维护情况明细表》登记安装情况。

6.《软件安装维护情况明细表》的每项记录，除OEM软件外，必须有可以核查的《软件安装维护确认单》。

（四）软件安装维护确认单

1. 软件安装维护确认单用于记录反映每项计算机设备的软件预装、安装、卸载和升级维护等业务具体情况。

2. 软件安装维护确认单由综合处科信组根据实际软件安装维护业务完成情况填制，并由计算机使用人签字确认后，据此登记《软件安装维护情况明细表》。

3. 定期检查核对《软件安装维护情况明细表》和《软件安装维护确认单》，确保《软件安装维护确认单》的每项记录都在相应的《软件安装维护情况明细表》进行登记。

  海南省药品监督管理局综合处              2020年8月12日印发