很多人说，项目经理有 80% 的时间都用在了沟通上，不是在开会，就是在开会的路上，其实所言不虚。会就是聚会、见面、集会，议就是讨论、商议，会议作为一种群体沟通方式，决定了正式信息在项目组内的传递路径

会议过剩了，会怎样呢？

要学会“断舍离”，只开最有必要的会，会而有议，议而有决，决而有行。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来

“断舍离”是一种思维习惯，也就是说，你要有意识地选择，最适合项目现阶段状况的会议

我们重点来看启动会、每日站会和项目周会，只要掌握了这些类型的会议要点，其它类型的会议也就不在话下了

启动会好比是誓师大会，用来快速地聚拢兵力，集中力量干大事，启动会的目的是清晰目标，明确授权。要做到这一点，你需要分三步走，分别是 why、what 和 how

关于启动会的内容，你可以从以下十个方面着手准备：

沟通方式指的是会议的时间安排、频率及参与人员；支持工具一般是指项目组统一使用的任务管理、文档管理、代码管理的工具

只有在新项目或新阶段准备启动，涉及到方向、目标、人员、职责的调整的时候，才需要开启动会来进行公开的澄清和授权

随着敏捷的普及，每日站会的概念也是深入人心。然而，很多站会被当作是例行公事的汇报会，枯燥无味，还有一些站会开得冗长且低效。开好站会的关键，是要还政于民。站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader 的监控需求

把站会开得很持久的团队，往往已经形成了自我管理的氛围，团队每天会通过站会了解整体状态，并对暴露出的风险和问题做出集体决策

真正自我管理的站会，除了团队成员自己决定站会时间之外，连主持人都是成员轮流来当的

项目周会的目的，是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题，包括产品、运营、市场、研发等环节。由于项目周会是面向各个角色负责人，甚至面向全员的全局性会议，所以，项目周会就天然地成为了一个最能直接把控整体脉搏的地方

项目周会的内容，除了常规的各角色进度和风险同步之外，你还需要根据项目组每个时期的整体阶段性重点，来设置相应的环节，让大家清晰地感受到项目组明确的导向，也就是什么是当前最重要的

保障会议品质的关键

会议的品质，很大程度上可以看出一个项目团队的互动品质。把会开好，看上去很简单，但其实并不容易。不要盯着会议的数量，而是要追求会议的品质

这里有三个基本要素

每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界

你可以写下目前参加的每一个会，问问自己：“为什么要开这个会？会议的边界是什么？哪些议题适合在会上讨论？”对于那些与主题不相干的议题，你要坚决舍弃

想要彻底改善会议边界定义不清的问题，项目经理要做好两个确保：

参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责执行决议的人员是必须参与的。发送会议邀请时，你要明确哪些是必须参与的人员，并抄送那些可以选择参加的人员

对于一些周期性的常规会议，约定好会议规则是非常有必要的。主持人要引导大家建立会议规则，对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者

想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处

会议主持人要及时汇总讨论的结果，并形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾