每天发送和接收的电子邮件超过 3000 亿封，电子邮件是必不可少的通信手段。弄清楚如何以专业的方式开始发送商务电子邮件——尤其是当你给不认识的人写信时——对于营销人员、销售人员和客户服务代表来说都是一个挑战。

事实上，你如何开始你的电子邮件可以让你的收件人立即关闭电子邮件（并删除它）或继续阅读。以下文章提供了一些有关如何开始发送​​电子邮件的提示，以及您可以在商务信函中使用的一些最常见的电子邮件问候语和电子邮件启动器。

根据您需要的正式程度，从适当的问候开始。始终包括收件人的姓名（如果您知道），以使问候语更具风度。最后但并非最不重要的一点，请仔细检查您是否正确拼写了收件人的姓名。我们的专业提示？复制并粘贴他们在以前的电子邮件、电子邮件签名或网站中看到的姓名，以确保您不会打错字。

第一次给某人写信时，请介绍自己并附上关于电子邮件目标的简明句子。这句话可以决定收件人是否会阅读您的电子邮件或忽略它，因此请确保您的目的明确且令人信服。

如果您有共同的朋友、同事或熟人，请提及他们，因为这可以增加您得到回复的机会。例如，您可以像这样巧妙地删除名称：“嗨 [姓名]，我周末遇到了我们共同的朋友理查德（来自 [公司]），他提到您需要一个新的帮助台工具，作为您当前的供应商只是不再削减它了……”

如果您已经很长时间没有给收件人写信，或者您与收件人的关系很随意，那么包含一个快速、积极的说明是合适的，例如“我希望你过得很好”。这可以为电子邮件的其余部分设置正确的基调。

或者，如果收件人在 LinkedIn 或其他社交媒体上分享了一些更新，请随时祝贺他们取得的最新成就（个人和专业）。你可以说“恭喜你晋升”或“恭喜你，很高兴看到[收件人的公司]获得了像[公司]这样的重要客户。”

根据上下文，您可以在电子邮件通信中添加简短的“谢谢”行。例如，如果您的潜在客户/客户通过查询与您联系，“感谢您联系”或“感谢您联系 [公司]”是必须的。但是，无论何时，无论何时放入感谢信，都必须使其个性化，因为标准的感谢信（如上面提到的那些）有点过于笼统，可能会显得冷漠或冷漠。

通过在您的感谢行前简单地添加一个名字，信息听起来更温暖和诱人。这是一个例子：“艾米丽，非常感谢你联系 [公司] 并提出这个问题。你是绝对正确的…”

“你好[姓名]”可能是商业世界中最常见和最广泛使用的电子邮件称呼。这种问候方式通常推荐用于半正式和非正式的交流方式。如果你想稍微正式一点，“嗨”可以换成“你好”。

“尊敬的[姓名]”也适用于正式和非正式交流。为方便起见，我们准备了完整的其他通用问候语列表，您可以在开始使用专业电子邮件时从中进行选择。去看一下：

写信给一两个收件人时：

Dear [Name],Dear [Name] and [Name],Hello [Name],Hi [Name],[Name],Hey [Name],

写信给三个或更多收件人时：

Hello everyone,[Group or team name],Hi team,Hello all,Hi there,Good morning,Good afternoon,Good evening,

当您不确定收件人的姓名时：

Dear Sir,Dear Madam,Hi,Hello,Greetings,Dear Hiring Manager,Dear Recruiting Team,

在问候之后，您可以包含一个简短的开场白作为电子邮件的开头。但是，如果您正在写一封正式的电子邮件或向潜在客户发送冷邮件，最好避免使用这样的句子，因为他们可能会过于友好。以下是一些最常见的电子邮件开启器示例：

如果您不确定在后续电子邮件的开头写什么，请考虑包含以下可以打破僵局的电子邮件开头短语之一：

在回复客户或潜在客户时，在许多情况下，简短的“谢谢”行是合适的。如果您不确定如何加入“谢谢”或需要更多灵感，请查看我们的一些替代方案：

在给潜在客户写一封冷邮件时，第一段将确定您的潜在客户是否会发现您的信息值得一读，因此给人留下深刻印象并脱颖而出很重要。以下是您可以在介绍性段落中包含的内容的一些示例：

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

如果您想了解更多，请查看 冷销售邮件模板。

跟进潜在客户，特别是如果他们没有回复您之前的消息可能会很棘手。如果是这种情况，请尝试使用这些有效的电子邮件开头句之一——它们可能会有所帮助！

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

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每当有人购买您的产品或注册您的服务时，您应该感谢他们，或欢迎他们加入“家庭”，以确保你们的关系有一个良好的开端。最好的方法是写一封欢迎电子邮件，其中包括感谢信、简短介绍和任何有用的信息。

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

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几乎每封客户服务电子邮件都应该以“谢谢”开头，无论是回复简单的客户服务请求还是回答客户投诉。这是它的样子：

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

如果想要继了解，可以查看客户服务模板。

在回应愤怒或心怀不满的客户时，一定要表现出同理心，并代表您的企业道歉。您可以这样做：

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

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企业电子邮件的开头（问候语、开场白和第一句话）是收件人打开电子邮件时首先看到的内容。通过以专业的方式开始您的电子邮件，您更有可能给他们留下积极的印象。您使用的问候语和您选择的专业商务电子邮件开头的前几句话将取决于您的受众和您的沟通背景。每当您不确定如何开始向客户或冷淡的潜在客户发送下一封电子邮件时，请使用上面提到的电子邮件问候语和电子邮件开头短语作为提示。

请记住仔细检查您的电子邮件是否有任何拼写或语法错误，并确保您始终正确拼写收件人的姓名。我们的最后一个建议是保持简短和甜蜜，因为没有人愿意阅读长电子邮件。使用正确的语气快速切入主题，你就是金子。

以专业的方式写电子邮件的开头，您更有可能给收件人留下积极的第一印象。当您第一次给某人写信时，这种印象至关重要，因为它可以鼓励您的听众不仅阅读您的信息，而且还对其做出回应。

“嗨[名称]”和“嘿[名字]！”太随意了，只有在之前有过邮件往来并且与收件人关系良好的情况下才应该使用。另一方面，“可能涉及的人”和“尊敬的先生或女士”被认为过于正式，有点过时，因此只能在官方交流或您不知道人们的确切姓名时使用它们你写信给。”

以随意、个性化的方式开始发送电子邮件通常更具吸引力，但是，以过于随意和轻松的方式撰写邮件实际上会让您的听众望而却步。如果你不确定要采取什么语气，你最安全的选择是更正式一点，而不是过于随意和友好。如有必要，您可以随时根据收件人的回复调整语气。

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