“称谓”是对交际各方的称呼，包括自称、对称和他称。它是交际各方身份、地位、关系的体现。正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有“名正”，才能“言顺”。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于“抬头”和“落款”之中，承前蒙后而省略，使全篇的语句成为“无主句”。“抬头”和“落款”固然是对称和自称，但往往难以一贯到底，且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。

    受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性，本文拟对公文行文中的称谓习惯作粗浅的归纳和分析。

    一、下行文的称谓习惯

    下行文自称一般用发文机关名称，而不用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，显其庄严肃穆。一般来说，用第一人称表述，表述者置身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者置身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规范。

例１：

国务院关于授予赵春娥、罗健夫、

蒋筑英全国劳动模范称号的决定

（一九八三年二月十二日）

    河南省洛阳市老集煤厂工人赵春娥、航天工业部陕西骊山微电子公司工程师罗健夫、中国科学院长春光学精密机械研究所副研究员蒋筑英，是党和人民的好儿女，是工人阶级的杰出代表。他们在自己的工作岗位上，为我国社会主义现代化建设做出了卓越的贡献，是全体职工学习的榜样。为此，国务院决定：授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范的称号，并分别颁发全国劳动模范奖章和证书。

     国务院号召：全国各条战线的职工，向赵春娥、罗健夫、蒋筑英学习，为实现党的十二大提出的宏伟目标，全面开创社会主义现代化建设新局面而努力奋斗。

    例１中有两处自称：“为此，国务院决定：……”、“国务院号召：……”，均用发文机关名称作自称，给受文者一种“客观形势使然”的感觉，语气坚决果敢，口吻不容置疑，立场不偏不倚，凸现下行文的权威性，行文显得庄严肃穆。若将两处自称分别改为“为此，我们决定：……”、“我们号召：……”，虽然没有改变公文代机关立言的性质，但既然使用人称代词，就不免带上了人情味。称谓语直接指向发文机关的决策者和公文的草拟者，极易给人一种“此文是某某长官个人意志产物”的感觉。

    下行文对称一般用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

例２：

国务院关于同意上海市撤销

南汇县设立南汇区的批复

上海市人民政府：

    你市《关于撤销南汇县设立南汇区的请示》（沪府〔２０００〕３７号）收悉。同意撤销南汇县，设立南汇区，以原南汇县的行政区域为南汇区的行政区域。区人民政府驻惠南镇。

南汇区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需人员编制和经费由你市自行解决。

                                                    国　务　院　 　　

                                                 二○○一年一月九日

（载于《中华人民共和国国务院公报》２００１年第六号）

    例２中的对称用“你市”，显得亲切、针对性强，有叮咛嘱咐之感。

若改用“上海市”作对称，则使受文者有置身事外的感觉，不易唤起受文者的责任感。

    二、上行文的称谓习惯

    上行文自称一般用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用“上级、领导”或受文机关名称，而不用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用“我（们）”、“我省”、“我老秘网市”、“我部”、“我局”等带“我”字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有置身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用“上级、领导”或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，则有吩咐、指点、督促之嫌。

例３：

××区××小学关于增拨教学设备款的请示

××区教委：

    在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃抓起”的指示，改变学校计算机设备严重不足且落后的现状，我校拟于今年下半年新建微机室一个，配备５８６计算机６０台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金４０万元。为此，特恳请上级给我校增拨３０万元教学设备专用费，资金不足部分由我校自筹解决。

    妥否，请批复。

                                               ××区××小学 　

                                            二○○一年五月十六日

（载于郑敬东主编《现代应用文导写》）

    试将例３中的自称“我校”、对称“上级”，分别改成“××区××小学”和“你们”（或“你委”）一读，立即感觉失去了上行文的语感，不像是请示，倒像一份布置工作的指示。

    三、平行文的称谓习惯

    平行语言自称一般用“我（们）”、“我省”、“我部”、“我局”等，对称用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

例４：

关于派人参加统计讲习班培训的函

××市统计局：

    得悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班，系统地培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达以后，我们曾打算集训我地区统计工作人员，但由于我们的力量不足，未能办成。现在你市决定办讲习班，我们拟派１０名统计人员（地区２名，每县１名）随班学习，请你们代培。如蒙同意，将是对我地区统计工作的有力支持。代培所需费用由我们如数拨付。盼予函复。

                                                ××地区统计局　

                                              ××××年×月××日

（载于广西壮族自治区教委组编《应用写作》）

    若将例４中的对称“你市”改为“××市统计局”，则显得发文者因有求于人而小心翼翼，战战兢兢。若将自称“我们”改为“××地区统计局”，则又显得发文者刻意显示自己的来头，好打官腔。若将对称、自称都改用收发文机关名称，则显得发文者变成了旁观者，完全失去了公文务实理事的功能。