三、XML

需要注意的是，数电票的PDF和OFD格式只是用来浏览和打印用，此类格式文件本身没有数字签名，不能作为源文件保存。纳税人取得数电票还需要下载XML格式文件，作为电子会计凭证的源文件。

XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代码，记录发票的全部元数据，其样式 如下：

三种样式如何选择？

5月17日，财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知，其中，明确了数电票报销归档的保存方式：

接收方取得数电票报销入账归档的，应按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下称《通知》）和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的相关规定执行。

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

在电子发票出来之前呢，我们用的就是纸质发票，纸质发票主要就是验真，因为有假发票嘛，税务系统里面没有这个发票信息，你自然是查不到。

但是在发票信息没有完全采集的通用机打发票、定额发票上，也可能出现套票的风险，也就是你验真的时候只能查到代码号码和领用使用单位，而做假发票的完全可以套用这个号段，盖假的发票专用章，然后你查验的时候就有风险，因为信息不全。

后面增值税发票管理新系统上的发票都是全要素采集，你开的所有信息都给你采集了，这种情况下，你取得一张增值税普通发票，就不容易出现套票了。

毕竟卖假发票的就算套了号段，它也没办法把税务系统里面的本来的开具信息也改变了，你登录电子税务局一查就知道了这张发票真实的发票开具信息了。

这就进一步加强的对假发票的打击，当然这里说的只是发票本事的真假，至于那种真票虚开（也就是业务是假的，发票是虚开的），这种就无法单纯的通过发票的验真来查验了，这种发票肯定也是真的，只是业务是假的，这就需要通过其他各种手段来查证了。

那么电子发票（增值税电子发票、数电发票）出来后，电子发票也是全要素采集，这个验真也是一样，但是电子发票相比纸质发票，又出现一个新的问题，那就是查重，也就是重复报销的问题。

电子发票本事就是自己打印，所以和纸质发票不同的是，他就存在重复打印，重复报销的可能性。

而且国家对电子发票的归档保管也有要求，以纸质打印件入账的还需要保持其电子文档。

所以电子发票确实是方便，不怕丢失，传递方便，但是其也增加了一些其他的成本（查验成本、保管成本等）。

一直以来就有很多朋友问我，怎么查重，怎么保管电子发票？

这里分享一下我自己公司目前的一个操作方式。

我们是采取专门的费报软件来管理报销发票的验真和查重问题，也就是说我们所有的报销都要通过费用报销软件，报销人员需要再软件里面上传所有发票的电子影像，上传后系统自动会进行验真（和电子税务局联网查验的）和查重。

如果你上传的发票信息是之前用过的，那系统自己会阻断报销，如图，系统自动提示，自动阻断，原理其实很简单，就是系统数据库存储了你所有的报销发票信息，你之后上传的信息都会和之前的数据自动比对，重复就会提醒。

很多朋友没有条件上软件，用人工做Excel表的方式也能实现这种功能，但是人工的方式毕竟伤肝，大公司业务量巨大，还是不适用。

同时，软件还会自动采集发票信息，包括自动计算增值税进项税额。

你比如这种火车票，票面并没有税额，上传发票后，系统会自动计算可以抵扣的增值税进项税额。

计算原理就是按照税务规则在系统预设好的。

火车票税额=263/(1+9%)*9%=21.72

为什么要计算税额，因为我们的费报系统是和财务核算系统链接的，费用报销完成后，可以直接生成相应的会计凭证，避免会计人员手动录入凭证的麻烦。

那么在自动生成的时候肯定是需要进项税额信息的，所以这里得自动算出来然后直接推送到核算系统。

报销完成，我们点击生成凭证，系统就根据报销信息自动会生成会计凭证了。

这里火车票的进项税我们单独增加了一个科目，目的是为了和其他需要勾选的进项税区分。

这样每个月税务申报人员在申报增值税时候就可以直接筛选这个科目下的进项税额通过填写增值税申报表方式进行申报了（因为这种发票申报系统不会自己采集，需要手工录入）。

所以，你看，其实信息化集成的软件是很方便快捷的，从前端的报销到发票查验，到后端的记账归档都是标准化作业，运用熟练后完全不需要过多的人员干预，只需要进行日常的审核就行了。

系统会帮你把简单重复的劳动都通过标准化的方式来完成，不需要人工做重复劳动。

会计人员需要转向对前端的监督和控制，比如前端报销人员录入是否合规，费用科目是否选择合规，发票内容是否合规等等。

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