物业档案的建立与管理 |
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3)委托管理阶段信息 4)业主收楼信息 5)日常管理信息 按物业管理参与者的各方面来收集: 1)在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。 2)在业主入伙,进行二次装修阶段收集业主、用户资料。 3)在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其相关资料,并将档案的收集形成制度化。 4)通过政府主管部门获取的相关信息。 5、资料的整理和分类 5、资料的整理 收集到原始资料后,统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、便于检索。 6、资料的分类 根据工作的内容整理和分类: 行政:上级文件、内部发文、人事后勤… 工程:工程图纸、设备档案、维修记录… 客服:业主资料、装修资料、客户投诉… 安保:巡查记录、紧急事件、车辆档案… 财务:各类帐册、发票存根、预算报告… 实际工作中,文件资料、档案一般不作严格区分,另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性,进行分类。 ◆产权与工程技术资料; ◆住(用)户档案; ◆装修档案资料; ◆工程维修资料; ◆设备设施管理资料; ◆治安消防安全管理资料; ◆绿化清洁资料; ◆员工管理资料; ◆业主日常资料; ◆行政文件资料; ◆业主委员会资料。 二 物业档案的管理 1、什么是物业档案的管理? 指物业公司在物业管理管理活动中,对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用,为物业管理提供客观依据和参考资料。 2、档案管理注意事项: ①强调原始记录的重要性; ②数据准确、资料详实; ③不错不漏、帐实相符; ④妥善保管、查阅方便; ⑤保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全。 3、档案的建立的四个环节 收集:是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。 收集的关键是尽可能完整。完整的档案收集体现在三个方面: 从规划设计到工程竣工; 从地下到楼顶; 从主体到配套的技术资料。 整理:重点是去伪存真。 留下物业管理有用的资料。整理干净不是最终目的,而是避免查找时浪费时间,提高工作效率。 归档:指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存,如按每一栋建筑分类。归档形式—同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制,使储存方式的多元化。 对业主和公司利益影响较大的档案都应加以保存。 档案归档应根据部门、年度、内容、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。 为保证档案的安全与完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮。 归档作用——“十清” ◆物业来源清; ◆物业数量清; ◆物业质量清; ◆物业价值清; ◆结构类型清; ◆设备设施清; ◆绿化苗木清; ◆租金费用清; ◆使用情况清; ◆维修更新清。 使用:检索——计算机网络技术;审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅;手续——借阅手续的办理(借、还登记;检查完好程度;借阅时间规定等)。 三 物业档案的销毁 销毁——根据档案的保存期限和性质,定期对过期或作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。 ◆经领导审批通过方可销毁; ◆建立已销毁文档清单备查。 热 文 推 荐() 物业常识 1、物业管哪些事? 2、 《民法典》 物业公司到底管啥?不管啥? 3、业主房屋质量有问题,与缴纳物业费不冲突、不矛盾,合同主体不一样。 4、这些事 请不要再为难物业了 。 物业费 1、物业费包括啥不包括啥? 2、物业费怎么交,民法典这么说 。3、《民法典》判例!业主拒交物业费败诉并支付物业费及利息! 空置房 1、空房该不该交物业费? 2、民法典:空置房需要交物业费吗? 3、 为什么空置房也要交物业费?官方回复 。 电动车 1、严禁电车进楼入户法规依据 。 2、违规停放电动车罚1万 。 3、消防 管理规定之业主、物业篇 。 楼道杂物 1、能不能在门口放鞋架? 2、请勿将垃圾堆放于门口 。3、判赔700万元!一业主楼道堆放杂物起火致人伤残。 文明社区 1、物业温馨提示:高空抛物=刑事犯罪 ! 2、您的这些行为有可能全楼担责!请所有业主自觉和相互监督! 3、遛狗不拴绳子违法! 4、我被这帮邻居害惨了! 车辆停放 1、买了停车位,还要交车位管理费吗? 2、业主交纳的停车费里包含车辆保管费吗? 3、业主买的停车位为啥要交服务费?交了服务费,车辆受损谁负责? 电梯安全 1、电梯是业主的共同财产,爱护电梯,就是爱护业主自己的财产和安全! 2、挡电梯门这事千万别干了,有人被判刑还赔了25万! 3、电梯有七大谣言,你听说过几个?你是不是也信过谣、传过谣? 正确使用下水管道 1、正确使用下水管道,避免损失 2、下水道不是什么都能冲!堵塞反水了每户赔1300元,物业无责 3、公共下水管堵塞导致房屋返水,损失谁来承担? 燃气安全 1、关于燃气安全使用的温馨提示 2、突发!居民楼燃气爆炸2死4伤!如何正确安全使用燃气? 3、物业公司关于燃气安全使用的温馨提示(视频、海报) 物业驿站 1、这个物业群怎么回事? 2、 海量物业资料免费分享 3、免费好用的智慧物业管理工具 声明 物业管理服务资讯 本平台刊载、转载之推文是本着为读者传递更多信息之目的,不代表赞同其观点或立场,如涉及侵权,请留言联系删除。 由于微信修改推送规则,没有经常点赞和点“在看”的,会逐步收不到推送!请将“物业管理服务资讯”加为星标或每次看完后点击一下页面下端“在看”,拜托了! 返回搜狐,查看更多 |
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