原标题：工作中常用的文件整理办法和搜索工具（干货分享）

从第一份工作开始，我们就会大量接触到工作资料。有效积累和保存这些资料，至少有三个好处：

1、提高工作效率，基于原有资料改，不用从零开始。

2、遇有紧急任务，手中有料，心中不慌，增强应对突发任务的能力。

3、积攒专业厚度和广度，毕竟好记性不如存电脑。

好处大家自己体会，重要性就一句话，不存资料，肯定没料。

那么，问题来了，怎么存最合理？

拷贝不是难事，真正的问题在于资料的分类和整理。

君不见，一些朋友，资料全存一个盘，当需要的时候，就用蜗牛般的电脑搜索，一份一份的找啊找，看个头晕目眩，也找不出印象中的那份。

这就是缺乏资料管理的陋习。

倘若找资料次数不多也罢，若是次数极多，估计每天花在找资料的时间，都够喝好几次咖啡了。

资料的分类和管理有三种方法：

1、按时间存资料。如图，建立年度文件夹，在年度文件夹内建立月文件夹（有必要的话，可在月文件夹下建立周文件夹、日文件夹）。

文件夹之间是时间推进关系。

这种方法，好在：①不用去分类，只要记住事情发生时间，你就能迅速找到资料。②搜集资料的同时，将每月、每周的工作集中整理，便于发现工作的规律性。不好在：资料不分类，找同一类资料，需要找到并打开不同文件夹。

2、按类别存资料。如图，根据工作类型建立文件夹，类型文件夹下，可再进一步分解成模块文件夹。

文件夹之间是并列关系。

这种方法：虽然搜集时，分类比较麻烦，但只要能确定资料的类型，就能迅速找到。

3、按进程存资料。如图，将一项工作，按照工作步骤、进程建立文件夹，每个文件夹标注好序号。

文件夹之间是工作递进关系。

这种方法，好在根据工作进程来分类，可以随时调用工作中某个环节需要用的资料。

3种方法，各有利弊，根据个人的工作习惯、工作内容，自己选用。最适合自己的就是最好的！大可不必争出谁好谁坏。

搜集整理了大量资料，下一步就是确保需要时能够找到资料。

这里，书溢给大家推荐两个搜索软件。

第一个，Everything。界面如图，下载地址可在公众号“看以往”栏目中的“工具下载”分类中找。

打开，输入要搜索的关键字，即可在1-2秒内，列出电脑内所有标题和关键字相关的文件。记住，是1-2秒内哦，这与蜗牛般的电脑搜索相比，简直就是秒出。

这软件的第二大好处，就是可以选择搜索类型，比如，你可以选择只搜索音频或视频、PPT等。这样，可以迅速排除标题与你关键词相关，但你不想要的文件类型。

第二个，百度硬盘搜索。界面如图，下载地址可在公众号“看以往”栏目中的“工具下载”分类中找。

打开，界面是个网页，输入要搜索的关键词，即可在3-5秒内，列出电脑内标题、内容与关键词相关的文件，并自动进行排序。

这个软件，好处有两点：①自动建立文件索引，搜索起来非常快。②自动建立文件快照，可以搜索到文件内部与关键词匹配的内容，比如，我搜索“方案”两个字，那么所有标题、内容中有“方案”两个字的文件，都将被罗列出来。

搜索结果的排序，你可以选择按相关性排序，或者按时间排序。相关性排序侧重于结果与你关键词的匹配度，时间排序侧重于结果修改时间的先后顺序。

需要注意的是，由于百度硬盘搜索安装完毕后，需要时间建立索引，在完全建立索引之前，搜索结果只是部分的、不完整的。

好吧，扯到这里，给自己半小时，整理下自己的电脑，备好搜索工具，开始高效率的工作吧！

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