档案数字化的基本流程包括管理流程和业务流程两个方面，管理流程以档案数字化工作为管理对象，通过指挥、计划、组织、控制等手段对该项工作进行部署，并保证顺利实施。业务流程以档案信息资源为操作对象，通过模数信号转换、目录录入、数据库建设、软件应用等手段获得有序、可用的数字化信息。业务流程是档案数字化工作流程的主体，管理流程是业务流程的保障。

　　按照工作内容，业务流程又可以分为应用系统开发流程和数字化资源建设流程两个方面。应用系统开发流程负责设计、实施、维护档案管理系统，为数字化档案的加工、处理、存储、提供利用和保存提供工具。数字化资源建设流程则借助于档案管理系统创建、管理数字化档案，并向用户提供多样化的利用服务，应用系统开发流程和数字化资源建设流程相辅相成，并行开展。

　　档案数字化的工作流程

　　1.资料移交

　　首先要将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。在转移之前，双方共同在资料室完成资料的逐册清点工作，并登记承接时间、总册数，并由双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。这些信息作为资料归还时检查的参考依据。本步骤完成后，将会形成《移交清单》。

　　2.资料拆分

　　资料的整理和拆分时，资料拆分人员按照《资料拆分工作说明书》的要求进行资料拆分工作，并填写移交清单（此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写）签字后领取并进行资料拆分。

　　3.资料扫描

　　原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。资料扫描设置主扫岗位和补扫岗位；补扫岗位主要负责改正图像质检发现的问题。通过扫描，纸质资料数字化为电子资料。本步骤是资料数字化的核心和基础，直接影响对于纸质资料获取数字化信息的好坏。

　　扫描过程对扫描后的文件质量影响主要参数是：扫描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存储格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和对比度。

　　按照技术指标，扫描时应根据资料纸张的质地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定扫描方案，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

　　4.图像处理

　　扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据扫描后的具体情况，图像要进行如下处理：图像旋转、校正还原，以符合阅读习惯；图像去原始信息外脏点、斑点去除，如去黑点、黑线、黑框、黑边等。处理过程中应遵循保持原貌的原则。

　　5.插图页面处理

　　资料中有插图的要在扫描时对扫描阀值做相应调整，如黑插图用灰度扫描不清楚时，应该用其他色彩扫描，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。

　　6.图像质检

　　图像质检设置岗位由项目经理兼任，负责每天抽检比例不低于图像处理总量的10%；

　　图像质检也是对扫描工序的二次校验（二校），主要对两方面的情况进行检查：

　　图像数量：对处理的图像数量是否同原书数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况。

　　图像质量：对图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率。

　　对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上程重新处理。

　　7.资料装订还原

　　资料图像成品检查合格后，移交客户前需要装订还原，根据原稿拆分时的情况按照骑马钉、斜钉、书式塑料装订等方式装订还原。

　　8.图像与索引挂接

　　文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。

　　9.数据移交

　　通过网络传输或硬盘方式移交成品数据。成品数据包括：单层PDF文件、TIFF图像、《备注说明》（原书出现残缺、重页、水淹、火烧、图像不清、空白页、插页、插图，提交数据的总数与原书的总数不一致等情况）文档。

　　档案数字化具体流程

　　1.档案出库。档案出库需先提交纸质档案出库申请，经相关责任人审批后严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2.数字化前处理。对确定扫描页进行页码编制，按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照纸质档案内容进行录入档案目录。

　　3.档案扫描。根据纸质档案原件实际情况进行扫描，扫描时应调整设置好相关参数以保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　4.图像处理。图像的处理包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。需要注意的是，数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况应及时纠正。

　　5.数据挂接。借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字化图像进行挂接，实现目录数据和数字图像关联。

　　6.数字化成果验收与移交。经过专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收，收的内容包括纸质档案数字化成果（数字图像、档案目录、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等）。

　　7.档案入库。纸质档案数字化工作完成后，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点后，办理档案入库手续。