为了加强学生档案管理,提高学生档案的利用效率,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,特制定本规定。　　　一、归档范围　　1、凡国家计划内招收的本、专科学生的高考档案(其中包括:中学生登记表、高中毕业生登记表、高考登记表、体检表、政审表等)；　　2、大学生登记表；　　3、每学年的总结鉴定表；　　4、德智体综合评估表；　　5、各种奖励登记表及决定等材料；　　6、学生处分登记表及决定等材料；　　7、学生自传、高校毕业生登记表、报到通知书等；　　8、学习成绩表,授予学位决定,毕业论文评定表、学习鉴定表、军训、劳动、社会实践等成绩表;　　9、毕业生体检表;　　10、团籍材料及其他应装入档案的材料。 　　　二、归档时间　　1、按新生入学注册取得学籍后,由招生就业处将学生档案转交各院学工办。　　2、各院学工办按录取名单核对无误后,更换档案袋,登记造册编号。　　3、新生入学后填写大学生登记表、学籍卡片等,务必在一个月内完成,并送校学生处一份备案。　　4、新生入学后,档案未到的,由院学工办负责向校招生就业处索要。本人党、团籍材料入学时未带的,由本人向原学校索取, 一学期内归档。　　5、学生的奖惩材料、学年总结在每年十月份归档。 　　6、学生的入党材料在其批准转正后的半个月内归档; 　　7、学生军训成绩登记表、社会实践评定表、劳动成绩登记表 均应在军训、社会实践、劳动结束后一个月内归档; 　　8、毕业年级学生的自传于四月份填写,一个月之内交到院学工办归档; 　　9、高校毕业生登记表、成绩档案、学位决定、学习成绩评定表、体检表、报道通知书等材料均由各系辅导员在学生毕业离校后 统一整理好后,交到院学工办归档; 　　10、学生档案每学年整理一次。凡应有学生本人保存的材料, 如奖状、荣誉证书等均应从档案中抽出交给本人保管。没有保存价值的材料,如过时的档案目录和体检表,专递材料的信件、回执, 高考试卷等,要从档案中抽出。　　　三、档案借阅　　1、各院(系)主管学生工作的党团专职干部、辅导员均可借阅本院(系)学生档案,校部机关各部门因工作需要可查阅有关学生档案。　　2、校外单位因工作需要查阅学生档案时,必须由二人持单位介绍信,说明查询内容及目的,经有关领导批准方可查阅。 　　3、凡借阅的档案要严格保管,遵守保密制度,不得私自复制、拍照,不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁或涂改,不准随意从档案里撤换材料,更不能将档案交本人或亲属翻阅,违者将严肃处理。　　4、借阅的档案,要妥善保管,不得遗失,不准交给无关人员翻阅或自行转接。　　5、借阅学生档案应在办公室内审阅,严禁带到宿舍和人多事杂的地方翻阅,更不准携带档案参加集会或到公共场所,不准与无关人员谈论档案的内容。　　　四、档案保管与转递　　1、学生档案由各院学工办统一保管,定期进行收集、整理和归挡。　　2、学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡学生的档案和积存无处转递的档案。　　3、学生毕业离校后,因特殊原因不能及时转出的,送交招生就业处负责保管6个月,逾期收取保管费。 　　4、学生档案由专人保管,管理人员要严守保密纪律,对档案 材料要专柜严格保管,经常检查,按照档案保管规范予以保管,防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。 　　5、档案室门窗要保持坚固安全,关闭上锁要及时。严禁吸烟、保持室内清洁,档案室内卷柜排列整齐,布局合理,档案排列科学规范,便于查找。　　6、校学生处负责对院学生档案管理工作进行定期或不定期检查、指导。　　7、学生的档案属机要文件类,学生毕业时由各院学工办到邮局机要科办里转递手续。　　8、应届毕业生考取研究生,录取单位提前调档时,必须持调档函,由各院学工办发档。　　9、用人单位提取毕业生档案时,必须持单位人事部门介绍信和本人身份证(或工作证),方可提取档案。 　　10、学生离校后,将报到证、毕业分配大表、高校毕业生登记表列入文书档案立卷,转交校档案馆(室)。　　　五、本办法自颁布之日起实施。　　　六、本办法由校学生处负责解释。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 延 边 大 学　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2004年8月