自动化办公之excel教程(6):数据的分析和处理 |
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数据的分析处理:指对表格进行排序,筛选,分类汇总等操作。 文中有大量的图,如果觉得图太小,可以单击图,图会放大。 一.数据清单1.为数据清单添加记录 2.删除数据清单添加记录 3.在数据清单中查找记录 第一步:原始表格,对数据进行数据分析操作都是在数据选项卡下。 第二步:打开记录单,可以往工作表里添加数据 第三步:单击新建,可以添加数据 第四步:输入好后,点击关闭 ![]() 记录单里可以点击上一条,下一条进行查找,可以点击删除进行删除 查找功能 第一步:打开记录单,点击条件 第二步:输入查找内容,点击上一条,下一条查看结果 ![]() 1.单一条件排序 2.多条件排序 3.按笔画排序 4.自定义排序 1.单一条件排序 第一步:如果我们相对基本工资排序,鼠标单击基本工资的任一单元格 第二步:数据选项卡,点击排序,排序旁边有升序或者降序按钮 ![]() 结果 2.多条件排序 第一步:数据选项卡,单击排序按钮 第二步:点击添加条件等,可以添加次要条件。 结果 3.按笔画或者拼音排序 第一步:数据选项卡下,点击排序 第二步:单击选项,选择笔画 第三步:对姓名进行笔画排序 结果,结果显示的是先按第一个字的笔画进行排序 4.自定义排序 第一步:在排序里,次序里选择自定义排序 第二步: 第三步:框选要排序的区域,不要把字段框选进来的,结果如下 1.自动筛选 2.搜索筛选 3.自定义筛选 4.高级筛选 1.自动筛选 第一步:数据选项卡,点击自动筛选,然后数据的字段会出现下拉箭头 ![]() 第二步:点击性别下拉,选择男。 结果:会将符合条件的显示,不符合条件的隐藏。 2.搜索筛选 针对表格数据量比较大的时候 第一步:数据选项卡,自动筛选 第二步:选择一个数据自动,直接输入文字 我直接输入硕士 ![]() 结果:如果采用自动筛选,如果表格数据过多则很难查找想要的内容如硕士。 3.自定义筛选 如图所示,可以进行按照数字,颜色等进行筛选。 4.高级筛选 前面的筛选都是单字段筛选。 这里讲解多字段筛选 第一步:在表格旁边写上筛选条件 如图,我写上了性别,年龄,学历。第一行为字段,下面为条件。如果条件在一行则表示条件之间是与关系,如果不是一行则表示或关系。 图中是与关系 第二步:数据选项卡,高级筛选。如果高级筛选没显示,请使用查找功能。 或者开始选项卡,筛选,高级筛选 第三步;筛选区域为原始表格字段所在列,条件区域为第一步添加的性别年龄学历所在区域。方式可以在原表上显示,可以复制到其他表。 ![]() 结果: ![]() 1.建立分级显示 2.创建简单的分类汇总 3.多级分类汇总 4.创建嵌套分类汇总 1.建立分级显示 原始表格如下: 第一步:选中区域 数据选项卡,创建组 ![]() ![]() 结果:左侧出现12,点击-号隐藏,+号显示 因为我前面选择的行所以全部隐藏掉啦 ![]() ![]() 如果选择部分行 隐藏后的数据见下,数据比原先少啦些 ![]() 单击左侧12能看到不同层次的信息,可以添加更多组,3. 2.创建简单的分类汇总 第一步:框选数据区域加字段,数据选项卡,分类汇总 ![]() 第二步:参数设置,我分类字段选择产品,汇总方式求和,汇总项单价 结果: ![]() 点击左侧123 1 3.多级分类汇总 在前文基础上,再次框选区域 这次选择不替换当前汇总 ![]() 取消分类汇总 单击分类汇总,选全部删除 4.创建嵌套分类汇总 嵌套分类汇总指前后两次汇总不是针对同一字段。 示例 第一次汇总:针对销售日期,求和,单价 ![]() 第二次汇总针对产品,求和,单价 ![]() 合并计算可以把多张表合并在一张表中 1.按照位置合并计算 2.按照分类合并计算 1.按照位置合并计算 原始表格,有3张一个样式的销售表如图,和一张季度空表 图中表的位置一一对应 第一步:在季度表里选中一个单元格,数据选项卡,数据选项卡,合并计算 第二步:引用位置分别框选123月的数据,添加进引用位置。因为我们总表已有标签,所有下方镖旗位置首行不用勾 ![]() 结果:总表数据 2.按照分类合并计算 按照分类合并计算,需要识别字段,各个表的字段位置可以不一样,但是数据字段必须都要一样 各个表如下: ![]() ![]() ![]() 第一步:选中总表区域A2:B7 第二步:单击数据选项卡,合并计算 第三步:选择引用区域 A2:B7 结果 条件格式,通过条件格式然某些符合条件的数据突出显示出来 1.根据特征设置条件格式 2.内置单元格图形效果 3.自定义条件格式 1.根据特征设置条件格式 第一步:选区域,开始选型卡,条件格式突出显现单元格 第二步:我选择介于 可以多次设置 Ctil+Z撤销 项目选取规则,将数据中前10项或者高于平均值突出显示出来。 2.内置单元格图形效果 条件格式中,数据条,色阶,图标集可以将符合条件的数据进行突出显示 数据条:值越大,数据条长度越长 色阶: 图标集 数据的有效性:可以防止我们将不符合格式的数据录入。有点像数据库中的键约束。 可以设置整数小数类型,序列类型,时间日期类型,长数据信息,设置提示信息。 第一步:选择区域,数据选项卡,数据有效性 第二步:参数设置,允许值设为整数,介于0-30 结果: 设置参数等 自定义有效性 1唯一性 ![]() 2序列 则输入的数据只能来源于序列,输入其他内容报错 ![]() 输入信息提示 ![]() 出错警告 ![]() 圈示无效数据 有效性一般是数据录入前输入的,如果数据是先录入的,我们可圈示无效数据,把错误数据圈出来。 第一步:已录入数据。 第二步:设置有效性 第三步:圈示错误数据 可以把其他类型的数据导入到表格文件中 可以导入文本文件 导入access文件数据, 导入网页数据 第一步:数据选项卡,导入外部数据 第二步: ![]() 其他文链接: 自动化办公之excel教程(1):工作薄,工作表,单元格基本操作 自动化办公之excel教程(2):各种数据的输入,自动填充数据,表格操作小技巧 自动化办公之excel教程(3):数据编辑操作,表格的美化操作,应用表格样式和单元格样式,制作报销汇总单 自动化办公之excel教程(4):使用艺术字,图片,图形美化工作表 自动化办公之excel教程(5):公式与函数的应用大全 自动化办公之excel教程(7):图表和数据透视表(学会后,excel可视化大屏不是梦 自动化办公之excel教程(8):单变量求解,规划求解,页面布局,打印设置 电气工程的计算机萌新:余登武。写博文不容易。如果你觉得本文对你有用,请点个赞支持下,谢谢。 |
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