发薪日是完成项目的最佳部分之一。 如果您最近完成了一些客户工作并完成了项目，您可能需要向您的客户开具发票才能获得报酬。

尽管如此，许多自由职业者和小企业担心他们的工作不会收到报酬，最终得不到报酬。 在管理您的现金流时，即使是延迟付款也可能是一个主要的痛苦。

避免这种情况的最佳方法是在与客户就发票事宜进行沟通时遵循一些简单但重要的步骤。 因此，明智的做法是为您的发票创建一个简单易懂的发票电子邮件模板。

在本文中，我们与您分享发送发票电子邮件时可以使用的提示和建议。 我们还将分享一个易于使用的发票电子邮件模板，让您更轻松地获得付款！

快速的答案是电子邮件模板可以节省您的时间：使用模板，您不必在每次向客户写发票电子邮件时都输入消息。

这对于拥有不同产品或服务的公司特别有用，因此他们知道消息中需要哪些信息以及应该如何格式化。

如果您要向多个客户发送发票，模板也是一个有用的工具，因为它可以确保消息是一致的。

为您的发票使用模板的另一个好处是，可以通过提前将他们的姓名和其他相关信息插入占位符来为每个客户个性化。

创建电子邮件模板时要考虑的最重要的事情之一是它与您的业务或工作相关且个性化。 它不仅应该反映您所做的工作类型，还应该反映您与客户的关系类型。

但是，您的电子邮件模板也应该足够通用，以便可以应用于您的大多数或所有客户，让您在发送之前在必要时简单地进行快速更改。

使用 Hiveage，您可以向客户发送精美的发票、接受在线支付并管理您的团队——所有这些都在一个地方完成。

免费尝试

准备好起草电子邮件后，您可以按照以下步骤创建完美的模板以发送给客户。 从头开始制作发票可能很麻烦，因此拥有一个通用示例可以使流程更快。

企业主在编写发票电子邮件时经常遇到麻烦。 他们担心他们应该有多正式，或者信中应该写什么。

发票电子邮件的目标是获得报酬，但您希望您的客户更愿意而不是仅仅获得他们的钱。 您还希望他们因与您进行的商业交易而感到受到尊重。

如果您想确保您的电子邮件不被忽略，那么邮件的专业性很重要。 保持语言简单而准确：避免使用太多只有公司内部人员才能理解的缩写、复杂的单词或行话。

发票电子邮件的目的只是将发票发送给您的客户：它不需要包含太多其他信息。 为了您自己和客户的时间，您只需要包含一条简短的信息，感谢他们的业务，并概述您已为您的工作附上发票。 如果您想按时获得报酬，使用简短且中肯的电子邮件会有所帮助。

我们建议您在电子邮件主题行中包含最重要的信息。 主题行应该明确：当客户在收件箱的电子邮件列表中看到您的邮件主题行时，他们应该知道您正在向他们开具发票。 否则，他们甚至可能没有意识到您已发送发票，从而无意中延迟了您的付款。

我们建议您在撰写电子邮件时在主题行中包含发票编号和到期日。 例如：

[产品/服务] 发票 [编号] 到期 [日期]

通过这种方式，您可以确保您的客户确切地知道您联系他们的原因，并且是时候让他们为您的服务付费了。

您的信息应包括对您为客户完成的工作的简要说明。 您应该说明您的费用是按项目收费还是按工作时间收费。

此外，您应该包括您的费率，以便客户清楚您收取的费用。 添加客户付款可能无法涵盖的任何其他费用（例如运费）也是明智之举，以免发生意外。

像往常一样，您的发票信函或电子邮件应以问候开头。 如果您有一段时间没有与收件人沟通，通常会包含一条简短的消息。

然后，您应该通知您的客户，您正在联系他们为您已完成的工作开具发票，并且您已将发票附在此电子邮件中。

我们建议您将发票作为文件/文档附加，而不是将其包含在电子邮件正文中。 PDF 通常是最好的，因为它适用于所有不同类型的设备和操作系统，并且您可以避免兼容性问题。 如果您将发票作为附件发送，您的客户也可以轻松地将其打印出来并保存以供记录。

如果您想知道如何编写发票电子邮件，可以尝试使用以下发票消息示例：

Subject: Invoice [Number] Due on [Date] Dear [Client], I hope you are well. Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date]. Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications. Best regards, [Your name and email signature]

请注意，此发票电子邮件示例简洁明了。 没有必要包含不必要的细节或对话，除非您与客户有非常密切的关系并认为这是合适的。 当然，这取决于您自己的判断。

如何个性化您的发票电子邮件

建议个性化您的电子邮件，这样客户就不会觉得他们收到了普通的发票信。

当您通过电子邮件发送发票时，您应该包含个性化的问候语，以便您的客户知道您已经投入了一些时间和精力来联系。 如果您认为合适，您可能还希望在电子邮件正文中包含个性化消息。

这有助于将您的业务与使用相同模板的其他人区分开来，并使您的客户感觉他们与您有更互动的体验。

如果您曾为客户处理过一个更大或更复杂的项目，那么在您的发票中附上一封求职信可能是合适的。 这封发票信让您有机会概述您的费率、您所做的工作，以及分解您的费率并解释您收取所收取金额的原因。

使用 Hiveage，您可以向客户发送精美的发票、接受在线支付并管理您的团队——所有这些都在一个地方完成。

免费尝试

你的求职信应该包括一些关于你是谁以及你提供什么的基本细节。 确保在发票信中包含您的公司名称或公司名称。 您还应该包括您从事的项目的时间表，包括开始和结束日期。

然后，您应该分解作为项目一部分完成的每项任务以及为此收取的费用。 如果您按小时或按天收费，那么也将其作为细分的一部分。

如果您的客户没有错过发票的到期日，您可能需要再次联系他们以跟进付款。 就同​​一问题反复联系客户可能会感觉很尴尬，但您需要为您为他们所做的工作获得报酬。

不幸的是，作为自由职业者，追逐付款是一种常见的不满。 您的客户可能会解释为什么他们无法在到期日之前向您付款。

尽管如此，您不应该让他们避免为您的工作付费。 确保您的电子邮件礼貌而坚定。 如果这是您第一次联系客户以跟进他们，则无需过于个人化。

您可以使用以下电子邮件示例来跟进延迟付款：

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date] Hi [name], I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service]. Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP. Thank you! Best, [your name]

正如您在上面看到的，在跟进延迟付款时，提供发票编号和到期日期很重要。

如果您要通过电子邮件发送发票，最好将其作为附件包含在内。 您还可以使用发票软件来生成发票，因为这使流程更容易（提示：我们做得很好）。

此外，您可以使用电子邮件发送指向您通过 PayPal 等服务生成的发票的链接。 许多这样的支付网关支持基本的发票生成。

当您发送附有发票的电子邮件时，请确保在文档中包含相关信息，例如您的公司名称、您收取的金额以及发票编号。

在电子邮件标题或签名块中包含您的公司名称和地址是一个好主意，以确保您发送发票而不是其他类型的电子邮件。

正如我们在有关如何编写发票的详细文章中解释的那样，您的发票必须包含您的客户处理付款所需的所有信息。 因此，好的发票模板包含以下详细信息。

使用 Hiveage，您可以向客户发送精美的发票、接受在线支付并管理您的团队——所有这些都在一个地方完成。

免费尝试

一个好的发票模板应该允许您将每个产品或服务分解为一个项目，然后概述您为每个项目收取的费用。 这是让您的客户了解您收取多少费用以及为什么收取费用的最清晰方法。

当他们需要向您付款时，逐项列出您的服务也使客户更容易知道他们欠了多少钱。 如果您不这样做，您可能会发现某些客户试图对您收取的金额提出异议，这会导致不必要的延误。

不幸的是，付款延迟通常是自由职业者的一部分，但如果你尽可能清楚地分解信息，那么你就会尽可能地限制这种情况发生的可能性。

Hiveage 等工具可帮助您自动创建发票并将其通过电子邮件发送给您的客户。 这使得该过程非常简单，并显着减少了您的麻烦。

通过使用软件来自动开具发票，您可以限制需要花费在管理工作和创建文档上的精力，而是专注于实际工作。

通过自动化您的发票电子邮件流程，您还可以确保它们都符合相同的标准，并始终包含相关信息。 您无需担心意外遗漏重要细节，例如发票的唯一编号或付款说明。

使用 Hiveage，您还可以选择将发票的 PDF 副本附加到电子邮件中。 使用正确的工具以这种方式设置的可靠发票流程将确保您的小型企业财务状况保持健康。

回顾一下，自动开票的主要好处是您可以：

根据您拥有的业务模式，选择满足您特定需求的软件非常重要。 就 Hiveage 而言，我们的主要客户是自由职业者和小型企业，并且优化了服务以使他们的生活更轻松。

发票电子邮件是您的业务运营中最重要的组成部分之一。 如果做得不正确，可能会使客户感到困惑和沮丧，他们可能难以理解您的要求或他们应该如何回应付款请求。 一份好的发票电子邮件包含许多元素，包括：

一封写得很好的电子邮件是与您的客户建立良好关系并按时获得报酬的第一步。 使用我们的发票电子邮件模板，或者更好的是，使用我们简单而强大的在线发票软件，以确保您不会丢失付款！