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(共80张PPT)应用写作（第三版）第四章 行政公文写作123456789行政公文的特点和分类行政公文的格式和行文规则命令、决定通知、通报公告、通告报告、请示、批复意见、议案函会议纪要第一节 行政公文的特点和分类行政公文的特点作者的专任性受体的特定性功能的权威性程式的严密性处理的程序性第一节 行政公文的特点和分类行政公文的分类（一）按适用范围划分根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第一节 行政公文的特点和分类1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。第一节 行政公文的特点和分类5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。第一节 行政公文的特点和分类9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下级机关的请示事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第一节 行政公文的特点和分类（二）按行文方向划分按照行文方向的不同，可将行政公文分为四种情况：1、上行文。即下级机关向上级机关的行文，主要包括报告、请示、意见、议案；2、下行文。即上级机关向下级机关的行文，主要包括命令（令）、决定、通知、通告、通报、批复、意见、会议纪要；第一节 行政公文的特点和分类3、平行文。即向平级机关或不相隶属机关的行文，主要是指公告、函和知照性通知；4、多行文。是指既可向上、又可向下，还可平行的行文，具有行文方向的不确定性。例如意见、函（申请函、商洽函、答复函）以及采用标准格式的会议纪要等文种即属此种情形。第一节 行政公文的特点和分类（三）按机密程度划分即按照行政公文所涉及内容的重要程度进行划分，主要有三种情况：1、绝密级公文。绝密级公文是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；2、机密级公文。机密级公文是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；3、秘密级公文。秘密级公文是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。第一节 行政公文的特点和分类（四）按紧急程度划分即指依照行政公文送达和办理的时限要求进行分类，包括两种情况：1、特急件。即特别紧急，一般是指需要在24小时之内送达和办结的公文；2、急件。一般是指需要在72小时之内送达和办结的公文。如系以电报形式发文，则其紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级。第一节 行政公文的特点和分类（五）按载体形态划分即按照承载行政公文内容的物质形式进行分类，包括三种情况：1、纸质公文。纸质公文是以纸张为物质载体的公文，是使用最为普遍的公文载体材料；2、磁介质公文。磁介质公文是以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的公文，诸如录音文件、录像文件、计算机文件等；3、光介质公文。光介质公文是以感光材料如胶片等为物质载体的公文，诸如照片公文、缩微胶片公文、光盘公文等等。第二节 行政公文的格式和行文规则行政公文的格式是指其外形结构的组织与安排，即包括哪些要素，以及这些要素在页面上的标识构成。一般而言，行政公文的格式应当包括用纸格式、印装格式、文面格式和特定格式四个方面。行政公文的格式第二节 行政公文的格式和行文规则（一）用纸格式《国家行政机关公文处理办法》中规定应当采用国际标准A4型（即210㎜×297㎜）。张贴的公文如通告等用纸大小，可根据实际需要确定。（二）印装格式《办法》第十条第（十四）项规定“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）”。第十二条中规定公文应当“左侧装订”。第二节 行政公文的格式和行文规则（三）文面格式《国家行政机关公文格式》将行政公文的格式划分为三部分：眉首部分主体部分版记部分第二节 行政公文的格式和行文规则1、眉首部分是指位于公文首页红色反线以上的部分，由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等6个项目组成。（1）份数序号简称份号，即公文印制份数的顺序号，系指将同一篇文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。份号只在涉及绝密、机密级公文中使用，用阿拉伯数码标识于公文首页左上角。数字前面可编虚位（如0000015）。第二节 行政公文的格式和行文规则（2）秘密等级和保密期限简称密级，是根据公文内容的重要程度而划分的等级，是公文格式的组成项目之一。行政公文的密级分为绝密公文、机密公文和秘密公文三个等级。密级应标识于公文首页右上角第一行的位置，用3号黑体字。如需同时标识保密期限，应在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。第二节 行政公文的格式和行文规则（3）紧急程度对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是行政公文格式的组成项目之一。紧急程度分为“特急”、“急件”，标注位置一般在文件首页的右上角处，密级的下方。紧急程度也使用3号黑体字标识。如需同时标注秘密等级和紧急程度，则应将秘密等级置上，紧急程度居下。第二节 行政公文的格式和行文规则（4）发文机关标识也称版头或文头，是指公文首页上端所印制的一行套红大字，用以标识发文机关名称。国家行政机关公文的版头一般有两种构成形式：由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成，主要用于下行文；于上行文，则只标识发文机关名称，不用“文件”二字。第二节 行政公文的格式和行文规则（5）发文字号又称发文号、发文编号。编制发文字号，主要是为了便于文件的发出、查询、引用和保管。编制发文字号的方法和要求是：①发文字号由机关代字、年份、序号三个要素构成。②几个单位联合行文时，不应一文多号，应只标主办机关的发文字号。③发文字号的位置，应以置于版头之下正中位置为宜。上报的公文，应置于版头“发文机关标识”的左下侧。④发文字号，一般用3号仿宋体字标识。第二节 行政公文的格式和行文规则（6）签发人指公文签发人的姓名。值得注意的是，只有上报的公文才需要标注签发人，其中“请示”行文应当在附注处注明联系人姓名和电话。其位置必须与发文字号同处一行。第二节 行政公文的格式和行文规则2、主体部分指公文首页红色反线以下至主题词之间的部分，又称内文，是行政公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。第二节 行政公文的格式和行文规则（1）标题《国家行政机关公文处理办法》规定，公文标题一般应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成；视具体情况，有些公文标题可以省略发文机关名称或者事由，甚至仅以文种作为标题；拟制公文标题，其基本要求是要做到准确、简洁、齐全和美观。（2）主送机关指行政公文的主要受理机关，它负有办文的责任，要对公文所涉及的内容进行办理和答复。第二节 行政公文的格式和行文规则（3）正文行政公文的主体，用来表述公文的内容，是一篇公文写作的关键所在。正文一般由三个部分构成：开头部分，或称“凭”，即凭什么发文，主要是阐明发文的依据和理由。主体部分，或称“事”，即什么事情或什么事项。。结尾部分，或称“断”，即论断、判断，是正文的结论。《国家行政机关公文格式》规定，正文部分用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。第二节 行政公文的格式和行文规则（4）附件附件是附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料；附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实文件正文的附件；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。公文如有附件，要在正文之后，发文机关署名或成文日期之前注明附件的名称和件数；不能只写“附件如文”、“附件×份”，附件名称后不加标点符号。第二节 行政公文的格式和行文规则（5）成文日期即公文生效的日期，是行政公文格式的一个重要组成部分。成文日期确定的原则是：① 会议通过的决定等以会议正式通过日期为准；② 经领导人签发的公文，以签发日期为准；③ 联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；④ 法规性文件以依法批准日期为准；⑤ 一般电报、信函等则以实际发出日期为准。第二节 行政公文的格式和行文规则（6）印章印章是机关职权的象征，是公文生效的标志，它也是行政公文格式的一个重要组成部分。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文用印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。国家行政机关公文加盖印章的要求是：联合上报的公文，只由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。第二节 行政公文的格式和行文规则（7）附注指公文的印发传达范围（阅读范围），它是对公文发送范围和阅读对象的限定。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。按照规定，对于行政公文中的请示，应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码，以便联系。这是行政公文格式标注中的一种特殊情况。第二节 行政公文的格式和行文规则3、版记部分又称文尾，位于公文末页下部，其最后一个要素位于最后一行，主要由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间3个要素组成，各项目（要素）之下均加一条反线。第二节 行政公文的格式和行文规则（1）主题词确切表达出公文主题的规范化名词或名词性词组，用于行政公文的主题标引和检索。编制主题词的原则与做法是：①由于标引主题词不受主题词类别限制，因此，标引时应当根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。②一份公文的主题词一般以3至5个为宜，最多不超过7个，而最后一个主题词一般都是表示文种的。③标引主题词要准确、全面。④标引地名、人名时，尽量使用全称。第二节 行政公文的格式和行文规则（2）抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关。对于抄送机关的确立，应当注意无论是上级、下级或是不相隶属的机关，一律统称“抄送”。抄送机关的位置，在公文末页的下端，主题词之下，用3号仿宋体字，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之间写抄送机关名称，按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送机关名称后标句号。第二节 行政公文的格式和行文规则（3）印发机关和印发日期亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期、印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门。印发日期与成文日期不同，是单位中心机构接到定稿后起印公文的时间。印刷份数，是文件印制的数量标记，其位置在结尾栏下的右侧，印发日期的下面。第二节 行政公文的格式和行文规则（四）特定格式指文件标准格式以外的公文格式，包括信函式格式、命令格式、会议纪要格式三种。第二节 行政公文的格式和行文规则1、信函格式公文格式中区别于“文件格式”的一种。按照规定在行文时应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。2、命令格式命令格式由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。第二节 行政公文的格式和行文规则3、会议纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，由“××××会议纪要”组成。这种格式的主要特点是：（1）发文机关标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定；（2）正文中无主送单位，在版记中列明分送单位和部门；（3）发文字号通常以序号或期数表示；（4）正文结束后不标注成文日期，不落款，不加盖印章。第二节 行政公文的格式和行文规则行政公文的行文规则行文是公文制发全过程中的重要一环，指的是一个机关给内部机构或者另一个机关发文，行文必须以这种隶属和相互关系为基本原则进行，不可超越这个原则。各级行政机关或单位之间的行文可分为上行、下行、平行等三种情况。第二节 行政公文的格式和行文规则（一）上行文行文规则，注意把握以下几点：1、要选准文种2、不能越级行文3、不能交叉行文4、请示应当一文一事5、报告中不得夹带请示事项6、不得随意报送个人7、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关第二节 行政公文的格式和行文规则（二）下行文行文规则，应注意处理好以下几点：1、要选准文种。2、要注意政府各部门的行文规范。3、要搞好协商。4、公布性公文与正式公文具有同等地位。5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。6、不同级别的机关不可联合行文。第三节 命令（令） 决定命令(令)是法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令（令）第三节 命令（令） 决定（一）命令（令）的种类命令(令)公布令行政令嘉奖令任免令通缉令赦免令……第三节 命令（令） 决定公布令：用于发布法律、行政法规、规章的“命令”（令）。行政令：用于就重大紧急事项采取强制性行政措施而发布的命令。任免令：凡用于任免国家工作人员职务的命令（令）。嘉奖令：用于表彰、奖励作出突出贡献的有功单位和个人的“命令”（令）。第三节 命令（令） 决定（二）命令（令）的写作要求要严格按照发文权限行文撰写和签发命令必须严肃认真用语要准确果断结构要严谨精悍，篇幅要短小第三节 命令（令） 决定决定法规性决定部署性决定知照性决定奖惩性决定决定的种类第三节 命令（令） 决定决定的写作要求内容要正确结构要合理详略要得当第四节 通知 通报通知通知是行政公文中最常用的文种之一，属于知照体公文。通知的特性发布性指示性中转性第四节 通知 通报（一）通知的种类与写法1.指示性通知上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知，兼有“命令”和“指示”的双重特点；一般由标题、主送机关、依据或缘由、通知事项和结尾组成。第四节 通知 通报2.发布（印发）性通知指发布行政法规和规章，印发带有规章制度性质的文件以及领导人的讲话时使用的通知。正文部分明显地分为两层内容：一是发布或印发的对象；二是提出贯彻执行的希望或要求，通常使用“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请照此执行”等习惯性语句，以充分体现通知的指挥效力。第四节 通知 通报3.批转（转发）性通知两种情形：一是用于批转下级机关的公文，即“批转性通知”；一是用于转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文，称为“转发性通知”。两种写法：简式写法，繁式写法。第四节 通知 通报4.事务性通知用来传达、安排事务性工作的一类通知。主要包括会议通知、机构变动通知、人事任免通知、迁址办公通知、更改名称通知、启用印章通知等等。内容包含三部分：背景、根据及目的 ；具体事项 ；惯用尾语 。第四节 通知 通报（二）通知的写作要求要讲求实效，切忌滥发通知要把握内涵，切忌越俎代庖要明确无疑，切忌阻滞含混写好不同类型通知的习惯性结尾用语第四节 通知 通报属陈述体公文。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，它适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。特性：重在叙述事实，让事实说话；发布形式可分为两种——“直述式通报” ，“转述式通报” 。通报第四节 通知 通报（一）通报的种类及写法1.表彰性通报此类通报是上级机关用来表彰先进集体或个人，介绍其先进事迹，推广其典型经验，宣传其先进思想，号召有关单位及广大群众见贤思齐、学习先进，借以推动工作进一步开展的通报。此类通报的正文一般由“情况”——“决定”——“希望”三个部分内容组成。第四节 通知 通报2.批评性通报上级机关针对工作中出现的具有较大影响的事件或错误做法予以批评，揭露反面典型，总结教训，以示警戒的通报。此类通报开头部分一般先要概述事情的基本情况，亦即“问题”；然后，对“问题”进行分析，探因求源，第三层内容是对“问题”的解决办法，亦即处理意见或情况；最后，提出希望或要求。第四节 通知 通报3.传达性通报此类通报是上级机关针对工作中出现的带有普遍性和倾向性的问题或者比较突出的情况，向下级机关进行传达，以便使之及时了解相关信息，进而统一认识，推动工作的深入开展，又称情况通报 。写作结构比较简单：首先用扼要文字交代通报的依据或缘由，然后陈述通报的具体情况。第四节 通知 通报（二）通报的写作要求：注意典型的真实性向深处挖掘明确直达与转述，在表达手法上有所侧重区分用于奖惩时的通报、命令（令）与决定第五节 公告 通告是向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的一种公文。特点：公告主体级别高告知范围广内容影响大第五节 公告 通告（一）公告的种类重要事项性公告法定事项性公告（二）公告的写法公告一般由标题、发文字号、正文、结尾等几部分组成。第五节 公告 通告1.标题两种构成形式：“发文机关 + 文种”；“发文机关 + 事由 + 文种”。2.发文字号发文字号不是公告的必备要素。如果针对同一事件只发一次公告，则不用标注文号；如果同一发文机关在短时间内发布多份公告，为清楚起见，即应标注文号。第五节 公告 通告3.正文两层内容：发布公告的缘由 ；发布的事项 。4、结尾如果需要提出要求或者说明事项，可以写一个要求式或者说明式尾语；如果公告篇幅较短、内容简约，就应另起一行、前空两格以“特此公告”、“现予公告”等专用尾语作结；如果公告篇幅稍长、内容较多已无专写尾语的必要就不必再加尾语。第五节 公告 通告（三）公告的写作要求篇幅要短，文字要简层次清晰，谨防歧义准确使用，不要滥用第五节 公告 通告是国家行政机关在一定范围内，公布应当遵守或周知事项时使用的告知性文种。特点：发布形式上，既可采用公开张贴或报纸刊登、电台广播、电视转播的形式，也可采用内部行文的方式；发布的范围上，通告只是向一定范围内的人民群众公布；再次，发布机关的权限及所涉及的内容上， “通告”的使用者虽较广泛，但一般也是具有一定权威的机关及管理部门。内容上，较多的是用以规范人们的社会行为。通告第五节 公告 通告（一）通告的种类规定性通告：发布在一定范围内要求有关单位或人员应当遵守和执行事项的通告。事项性通告：即用来在一定范围内公布应当周知事项的通告。第五节 公告 通告（二）通告的写法1.标题通常由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。2.发文字号标识方法与公告完全相同。3.正文主要包括如下两部分 ：通告缘由、通告事项。第五节 公告 通告（三）通告的写作要求要注意讲究政策性、法规性内容要突出、集中，给人留下深刻印象事项要明确具体，表态应鲜明语言通俗易懂，便于公众理解第六节 报告 请示 批复是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种行政公文。具有三个方面的特点：陈述性、总结性和已然性。报告第六节 报告 请示 批复（一）报告的种类一般分为七种：工作报告、情况报告、呈批报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复报告和送文送物报告。（二）报告的写作要求要注重时效，反映真实情况要力求短小精悍，避繁就简要做到主题明确，重点突出要注意把握几种不同类型报告的写作模式。报告中不能夹带请示事项。第六节 报告 请示 批复是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。三个方面的明显特性 ：行文方向的特定性行文目的的特定性权属范围的特定性请示第六节 报告 请示 批复（一）请示的种类直请性请示：即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。批转性请示：通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。第六节 报告 请示 批复（二）请示的写作要求要注意克服标题中的语意重赘要一文一事要逐级请示要主送一个上级机关要以组织为行文对象，不能针对个人要注意特定格式项目的完整性第六节 报告 请示 批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。特点：——被动性：与请示相对应，只能就请示的事项作出答复，具有明显的被动性。——指示性：批复要对下级机关提出的具体问题进行答复，往往要求下级机关将执行情况上报，以便检查了解。——政策性：批复往往体现了上级机关在相关问题上的政策精神和领导意图。批复第六节 报告 请示 批复（一）批复的种类按其内容不同，可以分为核准性批复、指示性批复和答复性批复三类。（二）批复的写作要求注意批复与请示行文的对应性针对性要强态度要明确灵活运用结构形式要正确理解“函代批复”第七节 意见 议案是对重要问题提出见解和处理办法时使用的一种公文。从行文方向的角度看，它既可上行，又可下行，还可平行。——用于上行的意见一般情况下只具有参谋建议的性质。——用于下行的意见，则具有很强的指示性。——用于平行的意见，具有较为明显的参考性。意见第七节 意见 议案（一）意见的种类根据意见的不同特点和功用，可将其分为建议性意见、指导性意见和规定性意见三种。（二）意见的写作要求要注意意见行文方向的多角度性要明确区别和把握意见与相近文种之间的界限要注意把握意见的内在结构形式要注意把握不同种类的意见在用语上的特性第七节 意见 议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出并需大会列入议程，进行讨论、审议和决定的议事原案，属于建议性公文。议案第七节 意见 议案（一）议案的种类根据议案所涉及的内容及实际使用情况，可将其分为重大事项议案、法律法规议案、人事机构议案等等。（二）议案的写作要求要一案一事要切实可行要注意用语的准确得体要注意生效标识的规范第八节 函函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。在行政公文主要文种中，“函”是唯一的平行文。函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（党的机关文件可以在发文机关名称后面加（）标注“函”的文种名称）。第八节 函（一）函的种类函在实际行文中形成了多种类型。从内容作用上看，主要包括申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函等等。（二）函的写作要求要正确区分函与信函式公文要正确理解“函代批复”要正确使用“请求批准函”要注意用语的谦和得体第八节 会议纪要会议纪要是将会议的主要情况和研究、解决的主要问题进行归纳、概括而形成的一种公文。（一）会议纪要的种类会议纪要按内容和功用可分为指示型会议纪要、讨论型会议纪要和通知型会议纪要三类。思考与练习一、行政公文有哪些特点？从行政公文与一般文章、文学作品的比较中，谈谈自己的认识。二、讲行政公文，为什么十分强调“格式”？从保证行政公文质量和提高办事效率的角度谈谈自己的认识。三、报告与请示有哪些区别？四、最近一个时期以来，××市接连发生几起重大火灾、交通和矿难事故，给国家和人民群众的财产造成重大损失。××市人民政府为此发文，要求各有关单位要切实加强安全管理、宣传、检查和监督工作，严防类似事故的再次发生。请你代××市人民政府分别拟写一篇通报和通知。要求：（1）内容充实、完整；（2）格式符合规范；谢谢观赏！

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