任何组织都有不同规模的会议，从快速的一对一会议到项目的接触，到季度业务回顾或合同续签会议。

一对一通常是随意的，不需要硬议程，通常专注于一些战略和战术。正因为如此，他们不需要大量的准备。另一方面，当面对一个更有组织或正式的会议时，比如QBR，准备工作对于会议的成功和效率是至关重要的。

对于这些类型的大型会议，无论你是在你的组织中向你的领导团队做报告，还是第一次与新的客户利益相关者见面，我们都有一些建议可以帮助你确保你完成了所有的T和I。

为了设置会议的阶段，会议已经确定，所有被邀请的人都在他们的日历上有一个暂停。会议的地点和时间已经确定。现在怎么办呢?开始准备时，请使用以下检查项目:

这一步相对简单，但经常被忽略。通过与你的老板或客户确认议程，你能够准确地框定你需要准备什么来展示，并管理与会者的期望。

你想回顾一下去年的业绩吗?你想谈谈明年仍有哪些机会吗?是否存在需要解决的挑战和障碍?你能讨论一些新的想法吗?

如果可以的话，这是一个打电话的好时机，或者和你要介绍的利益相关者进行一次快速的一对一交谈。发现他们想要回顾什么，并从会议中得到什么。抓住他们真正关心的内容，确保你在会议材料中涵盖了这些内容。确保你用的是听众的语言。

你知道谁要来参加会议，但每个人扮演什么角色?如果你是一家广告公司的客户团队成员，谁来主持会议?谁将亲身体验产品或仪表盘的现场演示?哪些与会者将负责记录会议记录和行动事项?提前分配好这些角色不仅可以避免会议开始时的混乱，还可以让你自己或你的团队有效地分配和合作，而不会把太多的工作量转移到一个人身上。

如果你正在创建一个演示平台，你需要和你的团队做至少2个攻略。这让你能够适当地设置桥牌的流程，头脑风暴如何增强或删减桥牌，想出真正让你的客户或团队惊叹的机会，并确保每个人都知道他们将拥有什么幻灯片。一旦您的初始内部签入完成，请确保您正在执行为下一个演练做准备而讨论的所有内容。

在你结束演讲时，利用你对与会者的了解来预测在整个讨论过程中可能出现的问题或挑战。

你的老板是否会怀疑为什么你的工作表现没有提高?所有参加会议的人是否真的了解你在做什么工作以及它所提供的价值?您的客户希望看到他们在您的服务上的投资回报率吗?你的客户是否曾与其他公司有过不愉快的经历，给他们留下了不好的印象?领导团队是否希望看到硬数据来支持你的主张和见解?

预先考虑所有可能的场景，确保它们要么在你的演讲中提到，要么在万一出现的情况下出现在你的口袋里，这将让你尽可能地做好准备，控制会议。

这是一个众所周知的最佳实践，但并不总是显而易见的。提前将会议材料发给与会者，以获得他们的反馈，特别是如果有令人不快的议程项目或幻灯片。

例如，我们最近向客户发送了一个deck，其中包含一个空白幻灯片，有4列。我们希望这张幻灯片能够帮助大家进行头脑风暴，但又不想让我们的客户措手不及。这使得我们的客户可以在会议上提出自己的想法，从而使谈话更有成效。

想象一次成功的会议。它看起来像什么对你和其他与会者来说?

这就回到了你的会议目标，但又更进一步。即使你可能击中了议程上列出的所有要点，你也要确保你的要点被有效地传达。

问问你自己，“我想从这次会议中得到什么?”在你的演讲中包含一份执行摘要是很有必要的。