HR超实用Excel技巧 |
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对于公司的人力资源或行政人员来说,员工的每月考勤统计一直是很头痛的一个问题。从各类考勤机、网上考勤与移动考勤系统导出电子考勤数据并借助Excel进行处理是最基本的统计方法。 如果对Excel了解不够深入的话,也许十人以下规模的公司考勤还能靠眼睛人工应付,几百人的就变得不太现实。 本篇技巧就将向大家介绍如何借助Excel的自带高级功能快速统计考勤数据、减少人工工作量提高工作效率。 让我们先来看下借助Excel可以实现的考勤统计最终效果对比: 初始考勤导出表: 最终完成处理的考勤统计表: 是否有考勤数据一目了然豁然的感觉?借助Excel达到最终统计效果仅仅只需要几个步骤几分钟而已! 还等什么?赶快来看下面的教程一起学习吧!当然,你也可以直接使用半米人才管理云来进行数据自动统计汇总,也就无需再看此文啦。 步骤1:导出原始考勤电子表格 首先,我们通过考勤机所连接服务器将考勤数据导入到Excel中,通常我们都会导出以下几项考勤数据内容:员工工号,员工姓名,刷卡日期,刷卡时间。 有时每天每个员工的刷卡时间与次数都是不同的,但不用怕,这些不同的数据会在后续的处理中被过滤掉,不会为最终的统计造成影响。 步骤2:添加上下午标签 现在我们需要为打卡时间设置上下午标签,以便为后续统计提供帮助。 在数据表格中插入“上下午”列,并撰写函数: IF(D2“数据透视表”>“数据透视表”,在弹出的选择窗口中,点选“选择一个表或区域”选项,并如示例图中所示,拖拽选择以下数据列:“姓名”“刷卡日期”“刷卡时间”“上下午”。 点击“确定”按钮,在新工作数据表中,右边侧栏会出现“数据透视表字段列表”栏,根据示例中所示,将对应字段拖拽至对应区域内。 然后我们需要对“刷卡时间”数值进行设置,我们将“刷卡时间”设置为“最小值”。 表格会自动根据“刷卡日期”过滤多余非最小“刷卡时间”的数据,多次重复的打卡时间会被自动过滤。 同时将数字格式设置为“时间”格式。 步骤4:在刚插入的表格旁边再次插入数据透视表 插入位置如图中所示,唯一不同之处就在于“刷新时间”数值选择最大值。 下班时间以最后一次打卡时间为准,其余时间均被被过滤。 步骤5:隐藏数据透视表多余字段 现在的表格已经有我们所需要的全部统计数据了,此时我们还隐藏多余字段列表。 隐藏后的表格就是我们下图中所见 步骤6:上下班打卡统计 接下来我们要对上班时间和下班时间来进行处理。假定公司规定早上上班时间不能晚于7点30分,下午下班时间不能早与17点。那么我们新建两列,分别为:上午迟到情况和下午早退情况,分别编写两个统计函数: =IF(B6 |
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