之前写了数篇关于学习的文章，发现颇受大家关注，决定努力地把自己一直使用的各个办公室软件，诸如“Word、Excel、PPT”等常用的工具整理些实用技巧给大家，方便大家不时之需。我会尽最大努力去整理各个实用技巧，有漏缺的地方也请大家见谅，毕竟我也不是专业人员，只是一名普通用户而已。

工欲善其事，必先利其器。说到安装 Microsoft-Office ，大家或许有点头疼，因为安装起来确实需要花费一些时间，这里我给大家推荐一款软件，足以应付日常办公。这款软件就是万彩办公室大师，大家有没有发现，其实我们常用的办公软件就那么几个，或者你突然要用上个别小功能，这时候你就需要安装体积比较大的软件，时间长了，不知不觉下电脑就安装了很多软件。

这款软件就是我在小众软件那篇文章的开头介绍了，功能十分强大。大家也可以选择安装回我们最熟悉的微软办公软件，而这篇文章我会以 Word 2016 为例，展开我所了解和整理的实用技巧。

说到快捷键，我认为是养成习惯的一个过程，尤其是做文书工作的人，一旦习惯了运用快捷键后，办起事来的效率是相当可观的。这里我挑些重点的快捷键来说：

⑴如何快速放大缩小页面：Ctrl + Alt + 鼠标的滚轮 ，如何快速放大缩小字体则是 Ctrl + {

⑵选择文字后，快速调出字体栏进行文字调整

⑶格式刷快捷键：Ctrl + Shift + C: 拷贝格式， Ctrl + Shift + V： 粘贴格式

⑷Ctrl + L 左对齐， Ctrl + R 右对齐， Ctrl + E 居中，Ctrl + J两端对齐

⑸大家都知道 Ctrl + Z 是撤销，那么还原呢？就是Ctrl + Y

⑹Ctrl + F 查找， Ctrl + H 替换。其实很多人都容易忽略替换这里带有的小功能，尤其是特殊符号那里。有一点必须要提，就是有时候有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。

⑺“F4”其实是个功能非常强大的快捷键，其功能就是重复上一步操作。例如你输入了123，按下 F4 后，可以重复输入123；或者我复制了一段话，按下 F4 后，就会重复复制刚才那段话。

⑻Shift + F7 英文同义词检索，这个功能十分实用，当你写英文论文或者需要替换近义词时，按下这个快捷键就能给你找到这个单词的同义词，单词一下子高**起来，右下方还能发音读给你听。

⑼Shift + F3 改变字母的大小写，首个字母大写，或者全部字母小写，又或者全部大写。

⑽Ctrl + Shift + G 字数统计

⑾字体加粗 Ctrl + B；字体倾斜 Ctrl + I；字体下划线 Ctrl + U

大家一定要记得这个快捷键“Ctrl+S”，时不时来个保存才是最重要的。

Word 平时用起来没遇到一些特殊问题，还挺觉得顺手，可是一遇到那些特殊符号或者个别情况时，就显得特别头疼。我把这些情况整理起来，给大家万一遇上时能够有个方法解决。

①很多人使用格式刷的方式都是选中要复制格式的文本，然后单击格式刷，再用格式刷去刷要改变格式的文本。实际上只要双击格式刷的图标，就可以多次使用格式刷，再也不用一次一次去点了。以上图为例，前一段文字是宋体，下一段文字是等线，两者是不同的字体。这时候双击格式刷就能按你自己的喜爱随意更改字体了，再也不用一次次的反复点击格式刷。

②有时候我们将网页的表格复制下来时是没有方框的，会丢失了那个表格，就好像上图那样。这时候你可以全选这些文字，然后点击插入表格，就可以生成表格效果了。

③快速插入表格的“行”，把鼠标放到框外点一下，然后回车就能直接增加下一行。

④善用替换功能，我们在处理文书工作时，难免出现语法问题，或者把某个字通篇写成另一个字，这时候我们利用查找替换功能，再选择“全部替换”就可以把这字顺利更改了。这个功能更可以延伸为，论文的小标题需要更改，我们就打开替换，找到这个小标题的特征（是否加粗，几号字体）进行逐一改正。

⑤有时候我们做简历的时候需要把“AAA 公司 20100913”分开，两端顶齐，我发现很多人都是不断啪啪啪啪点空格键，其实有个方法更好。先按照我们上面说的全选内容，然后插入表格，把右边的内容往右对齐，最好再取消边框即可。

⑥当遇上非常多页的文档时，要善于利用导航窗格。导航窗格有标题、页面供你快速查找，方便你迅速跳转到你想要的页面或内容。

⑦当一篇文章修改过后，回头想知道修改了哪些地方；或者客户叫你审阅合同，并让你修改，但是你自己又想清楚知道修改过哪些细节，这时候我们要善于利用审阅的“比较”功能。

⑧很多人用插入图片或者表格时，都是用手工的方式一个一个给它们加标题，但是遇到很多表格的时候呢？这时候Word的题注功能就派上用场了，我们可以利用 Word 自动给特定内容加标题。好像我上图展示那样，点进自动插入题注，里面有很多的选项供你选择，点一个常用的表格，这时候新建一个表格就自动附带标注了。

⑨最烦人就是遇到一篇文章里有很多空格，如果手动一个个删除又很麻烦。这时候我们全选文章，利用“查找替换”，弹出对话框后，在查找内容对话框中输入^32，替换为对话框不用输入任何内容。记得不勾选“使用通配符”，而是勾选“区分全半角”。最后点击全部替换即可，得到最好那张图的效果。

⑩竖向选择文本，按住 Alt 就能直接竖向选择你想要的文本。

首先我们在菜单栏里按下右键，会弹出对话框，选择“自定义功能区”。

弹出自动以功能区选项，在右下方处，点击“新建选项卡”。为了以后操作便利，最好给他起个名字，因此，新建了一个选项卡之后，用鼠标左键点击这个新建的选项卡，然后点击右键，在点击“重命名”。

这时候把视线移到左方，在“从下面位置选择命令”处，点击后面的倒三角形，然后点击“所有命令”。往下面拖动滑条，找到“朗读”这个功能，然后点击“添加”添加到“组”。

最后确定好，我们就看到在菜单上新增了一个“朗读”的功能，这时候你就选好要朗读的文章，一键朗读便可。

⑪我不知道大家有没有用过这个朗读功能，这朗读功能简直就是一神器，就是设置起来挺麻烦的。但是设置之后，朗读英文、中文都是妥妥的。

⑫利用 Word 给你抠图，实用性不大，但是针对那些完整性较强的图片，就可以轻松一键抠图了，我随便找了张图，大家感受一下。

⑬遇到不懂念的字怎么办？点一下菜单栏的“文”，连拼音都给你标注出来了。

暂时就整理了这么多，个人都认为毕竟实用的，欢迎大家补充。

小编注：本文作者是什么值得买生活家@龙十兄，他的公众号：一期一会饮食指南