电子邮箱，自从1971年被发明以来，就成为了人们日常生活工作中不可或缺的一部分。

作为自动化办公的基础，电子邮件解决了时空的限制，让人们更方便地进行工作内容的交流。而随着邮件功能的逐步强大，很多实用的功能也逐渐上线，为我们的工作效率添砖加瓦。

以Outlook和Foxmail为为例，我们来全方位聊聊工作邮箱有哪些功能值得我们停留片刻。

在掌握具体功能之前，我们最需要的是培养良好的邮件使用习惯。邮件大家都会使用，但如何高效地在工作场景中应用却是一门学问。

不要小看习惯的力量，可能一点简单的习惯就会对工作效率产生深远的影响。

除了掌握如何书写一封正确得体的邮件之外，邮箱的设置也是必不可少的。这里总结几点常被我们忽视的内容：

1. 在发送时需要设置好自己的名称，不要把登陆邮箱时的初始名称作为工作邮件的名称

2. 设置签名档要注意是否需要包含个人信息和联系方式，因为签名档可能在内部使用也可能在外部使用。

3. 文件是需要以附件的形式发送还是需要插入到邮件内，如果需要插入那么一定要调整好格式。

4. 掌握邮件系统的基本操作。如果不了解邮件系统的基本设置、html和纯文本等文件形式，那么就很难从更高级的操作中收获什么。

在邮件系统使用的过程中，我们从自身出发，要有系统化处理邮件的习惯。

文件夹收纳和标签系统是非常重要的，也是多数邮箱都具有的功能。善用标签能在处理时迅速定位，善用文件夹系统可以及时找到你想要回溯的文件，极大地提高工作效率。

还有一个效率要素就是模板。在工作中经常会有需要固定回复的邮件，只有内容上的些许区别。如果我们事先定制好自己的回复模板，那么可以避免重复工作，把更多的专注力用于解决问题本身。

邮件处理要尽量每天都在一个固定的时间段进行，并且每一封邮件最好一次性阅读完毕，提取重点后不再回头反复阅读。

这样定时处理邮件的习惯不仅可以提高邮件的处理效率，而且可以让大脑形成固定时间解决同类问题的思维，以便于从熟悉的工作模式中最快的进入工作状态。

这样即使邮箱爆满我们也不会处于手足无措的境地，只会把握自己的工作节奏。

断舍离在生活中是一个热议的话题，在邮件这里也是。当邮箱空间殆尽时，除了空间扩容，我们应该养成清理的习惯。

虽然有些邮件可能在很长时间之后还会因为某些原因需要再次出现，但依旧也有很多“完全没有必要留下来”的内容。而你距离清理这些东西只差迈出一步。

放下才能更好地接受。

“断舍离”带来的简单清爽是邮件管理的精髓。邮箱的整理与清理从来都不应该只做一部分，而应该是并存的。

做好了准备工作，我们就来盘点一下两者的使用技巧与高效操作，方便大家快速掌握，提升工作效率。

Outlook是微软旗下知名的老牌邮箱软件，也是很多企业在日常办公中的标配软件了。

如果你是经常使用Outlook的用户，那么建议使用客户端。虽然网页版的体验也不错，但客户端的支持功能要比网页多一些，设置更丰富一些。

01 分类与后续标志

在邮件客户端，我们可以看到有一个分类按钮，这里可以根据颜色把邮件归类。每一类也可以自己定义名字，方便查看。

选中邮件后点击对应的颜色即可打上标记。

点击分类中的所有类别，还可以为这些类别设置快捷键。

下次只需要对着文件按下快捷键就可以快速打上标签了。

在邮件排序处，我们可以按照类型来排序，快速找到需要的邮件类型。

类型自动置顶，可以让文件结构更加清晰，一目了然。

分类旁边的后续标志也是非常好用的，可以用它来设置这封邮件的截止日期，提醒自己有内容需要后续处理，给自己设置一个deadline。选中左边的邮件，然后选择需要的标志即可。

被设上标志的邮件会显示为高亮。

而当你做完这项任务时，直接点击小红旗就标识为任务完结。

除了设置时间外，被标识的邮件也是可以设置提醒的，只需要右键选择【添加提醒】

设置提醒后，在到达设置时间时会有小弹窗和声音播放，防止忘记重要内容。

如果需要后续工作的邮件很多，我们也可以按标志的开始日期和截止日期来排序，方便我们查找。选择【按标志】排序即可。

02 邮件类型与模板

在发送邮件时，我们可以根据邮件的类型做出选择。

一般常用的就是纯文本与HTML。

HTML可以显示的内容更加丰富，但受限于设备。如果接收设备不支持很有可能看不到邮件显示的内容。

而纯文本虽然内容只有文本形式，但在任何设备上都可以完整显示，提高可读性。

Outlook还可以在发送时设置简单的模板。在发送邮件时选择【视图模板】就可以找到。

03 会话视图

在邮件管理中，我们都是按照既定的标签进行管理的。

但也有一种场景比较常见，那就是邮件回复。

如果我们与很多人之间都有多个邮件往来，这时邮箱中有很多叠加回复的邮件，按照时间线排序时这些邮件会交错在一起，不方便寻找。

而会话视图这个功能可以很好地解决这个问题，简单来说就是把与某一个人的邮件往来进行归纳，变成一个【会话】，这样就可以看到与他对话的所有邮件了。

选择对话邮件，点击【视图】中的【显示为对话】，这时如果在下面有【与同一人的多个邮件】就会折叠为【会话】。

这里可以展开看到所有的邮件。其中带有日期的是我们回复的邮件。

01 邮件撤回/替换

虽然邮件发送前需要仔细核对内容主题等，但有时候还是不能避免出现误发的情况，又或是发送的内容不够满意，可以撤回或者替换该邮件。

首先双击打开邮件，然后点击【操作】，选择【撤回该邮件】

这个时候会有提示。

从提示中可以看出，可以选择删除或者替换，并且接收是否撤回成功的消息。但必须是收件人未读的邮件，如果已读了那么就无法撤回。

但是这个功能要慎用，如果已读那么收件人会接到一个【将撤回邮件】的提示邮件。

02 规则

规则，是提升邮件管理效率的关键。

这个功能*实现了邮箱管理的自动化*，大幅度节约了搜索目标邮件的时间。还可以对应不同的发件人建立不同的规则以适应你自己的工作节奏。

这里我们一步一步来介绍如何创建一个大幅度提升工作效率的【规则】。

首先需要建立文件夹，这些文件夹根据你的工作习惯来建立，做好分类。当然如果大家已经使用邮箱多年，那么肯定都会有自己的分类好的工作文件夹。

单个邮件操作

对于某一封邮件，我们可以使用规则进行设定与操作。在【选中某一封邮件】的情况下，点击【规则】中的【创建规则】

在这里，我们可以根据这封邮件的性质进行设定，比如【来自该发件人的邮件】或者【包含该主题的邮件】都可以存放在指定的文件夹下。还可以设置该类邮件的【邮件提醒】。

此处列出的都是常用的规则选项，我们还可以点击右下角的【高级选项】进行更细致的设定。甚至可以将指定的【词语】、【账户】、【标记】添加为触发条件。

全局规则设置

在实际使用中，更多的使用场景是对于所有邮件的规则设置。

在全局角度下设置的规则会更加灵活，也更符合我们自定义的使用习惯。

选择【规则】中的【管理规则和通知】

选择【新建规则】，我们可以看到outlook提供的模板。

相比对单个邮件的操作来说，这些模板更具有针对性，也对应着很多我们日常的工作场景，比如把【重要收件人的信件保存到指定文件夹】，或者把【包含特定词语的邮件保存】等等。

如果这里的模板不能满足你的要求，你可以选择【从空白规则开始】，完全自定义一条规则。

可以点击【下一步】进行更细致地条件选择。

在选择【检测条件】时，需要注意上面只提供了条件的大致场景，具体的账户名等信息需要在下方的【划线处】选择。

对于空白规则来说，在指定完【检测条件】后，下一步就是选择想要指定的操作。

同样，也是分为上半部分选择，下半部分设置具体值。

最后给规则起名，要选择是否对【已经存在的邮件应用规则】，这里根据实际情况选择即可。勾选就会对之前的所有邮件应用。不勾选则只会对之后的邮件应用。

这样一个简单的规则就制定完成了。当多个规则交错起来时可以高效地自动化处理邮件，是一个提升效率的利器。

03 自动回复

有时我们来不及回复邮件，但又不想发件人因得不到回复而着急，就可以使用【自动答复】功能。

点击【文件】中的【自动答复】就可以设置了。

这里可以编辑要设置的时间段以及对话。

自动答复中也有更高级的设置。点击左下角的【规则】就可以看到。

可以对在外出时收到的邮件进行自动归档或者转发，方便我们回来时查找和管理。

04 找回删除邮件

如果我们将邮件删除，大家都知道可以从【已删除邮件】处找到并且移动到原来的文件夹中。

但如果我们将【已删除邮件】中的内容永久删除后，如何找回呢？

其实我们还可以从服务器上恢复数据。选中【已删除邮件】，点击【从服务器中恢复】或者【恢复最近从该文件夹中删除的项目】即可。

需要注意的是，在Outlook中，电子邮件将在30天后自动从【已删除邮件】文件夹中删除。

从【已删除项目】文件夹中，已被删除的项目，可在30天内恢复。 电子邮件会在10天后自动从【垃圾邮件】文件夹中删除。

01 邮箱扩容

一般邮箱存储满了，大部分的解决方案就是升级会员然后扩大空间。而Outlook在服务器提示空间已满时，可以使用【数据包备份】的方法存入本地电脑中。

点击【文件夹】中的【文件夹属性】

选择【自动存档】，设定一个时间，再选择一个本地磁盘（最好不是系统盘），这样早于这个时间的邮件就会被移动到本地磁盘。

需要注意，这里的移动操作是针对文件夹的，也就是说你想移动哪个文件夹就选择该文件夹的【文件夹属性】，每个文件夹都可以单独设置。

02 精简界面

对于Outlook查看邮件的界面我们也可以做一些美化。

在【视图】中的【邮件预览】处，如果我们设置3行预览，就会是下图的效果

如果你觉得显示的内容过多，不够清晰，那么可以把预览关闭，这样在邮件很多的时候会比较直接，一目了然地看到邮件的主题。

在【视图】中的【添加列】的地方，可以对具体显示的内容进行设置。

这里可以把最重要的邮件信息保留，其余的删除，让我们在处理邮件时直接把握重点，减少注意力的消耗。

03 会议邀约

会议也是Outlook常用的一个功能。使用Outlook设定会议时间并且发送给相关的参会人员非常的便捷。

点击左下角的【日历】视图，再到指定的日期右键选择【新会议】可以创建一个新的会议。

填写参会人的邮件以及位置信息就可以发送了。

如果有特殊情况需要取消会议，在日历视图上点击邮件【取消会议】即可。

如果会议内容有变更，那么需要进行会议的修改。这时只需要双击打开我们已经发送的邀请邮件，更改信息在点击【发送更新】，其他参会人员就可以收到新的邀约了。

作为和QQ邮箱合并业务的网络邮箱，foxmail的邮箱系统体验也是不错的。

我们前面提到的大部分功能foxmail也都基本拥有，并且也有自己的客户端。

目前来看客户端的功能基本和网页版无异，但是客户端更简洁，长期使用的话更为推荐。

01 置顶与标签管理

与Outlook一样，foxmail也有比较完善的管理系统。

右键【标签邮件】或者对某一封邮件单击右键就可以找到【标签管理】

同样也可以设置快捷键和名称。然后在排序中使用【标签】排序。

标签邮件是可以在主页直接看到的，这一点比较方便。

在邮件列表中，foxmail将【置顶】和【标记为未读】都设置在了邮件的前方。

点击【置顶】按钮（五角星）就可以在【置顶邮件】中找到它。并且无论按照什么顺序排列都会在顶部。

02 模板与宏

Outlook中在发送邮件时也可以插入模板，但模板比较简单，没有太多的区分。

但在foxmail的模板却是有很多可以定制的地方。

首先找到【工具】中的【模板管理】

这里可以对各种类型的邮件进行模板设置。

和前面说的一样，HTML邮件和文本邮件的区别主要在于文本可以随处显示，但内容没有HTML丰富。

这里还可以根据邮件类型设置不同的回复模板，比较贴心。

另外【插入宏】这个功能也是非常好用的。

简单来说就是模板可以根据我们写邮件的具体时间或者日期进行自动调整，填入实际时间或者日期。

如果有需要可以将其添加在正文的结束部分。

03 文件夹系统

在foxmail里，文件系统分为了【本地文件夹】和【远程文件夹】两个部分。

其中【远程文件夹】的内容会同步到远程服务器。在我们使用网页端时可以同时查看。（这种文件夹带有一个同步符号）

在账号上方右键，点击【新建文件夹】，这时创建的就是远程文件夹。

我们还可以建立【本地文件夹】，保存那些只需要通过客户端访问的内容。

而【新建本地文件夹】下面的【搜索文件夹】则会根据我们要求的条件将符合条件的邮件全部保存在指定文件夹内。

我们在这里选定一些想要寻找邮件的条件，然后这个文件夹就会把搜索后的相关文件汇总起来。

01 过滤器

在foxmail中也有类似Outlook中规则的存在，叫做过滤器。

过滤器可以根据条件执行一些既定动作，就像我们前面说的那样，对需要的文件或者特定的发件人信息进行筛选并存档，还可以打上标签或者自动置顶、自动回复等等。

触发的条件的可选项还是非常多的。

执行条件也比较多，可以随意组合。整体操作上要比Outlook更易懂一些，也足够日常工作中使用。

02 清理垃圾邮件

虽然在过滤器中可以对特定邮件进行彻底删除，但我们完全不需要自己定制规则来对抗垃圾邮件。

在foxmail中有非常完善的反垃圾邮件系统。【系统设置】中就可以打开。

它会根据我们收到的垃圾文件进行学习，通过邮件内的词汇来推断从而阻挡垃圾文件。

如果你觉得某些邮箱有被屏蔽的风险，那么可以将其添加至【白名单】。如果觉得强度不够还可以用【黑名单】直接添加邮箱地址。

一般来说【反垃圾系统】所学习后的效果是非常靠谱的，并且能有效阻断垃圾邮件。

01 邮箱扩容

在容量不够时，我们可以对邮件进行存档。

在【工具】-【邮件存档】中即可找到。

归档可以根据需求来设置。同时也可以删除原邮件，这样就会腾出一些空间。

我们在上面Outlook的扩容方式中提到过，如果将邮件保存至本地，会生成一个pst文件。在这里就会派上用场。

【邮件存档】下面的【浏览pst文件】可以把其他邮箱软件存档到本地的pst文件导入，这样就可以在foxmail中直接读取Outlook的归档邮件了。

02 工具栏设置

在foxmail的客户端上方有一行工具栏，显示了包括【收取】、【发送】、【回复】等一系列功能。

其实这个工具栏是可以调整的，可以显示你需要的内容。点击右键【调整工具栏】

里面还有一些比如【企业微信】、【打印预览】、【模板管理】都可以设置到最上方。

03 鼠标手势

在设置的深处，还有一个不起眼但却好用的小功能，那就是【鼠标手势】。

在【高级设置】的最后就可以看到它。

【鼠标手势】是默认开启的，只需要按住右键拖动即可，这么神奇的功能快去尝试一下吧。

04 网页版拓展

在foxmail的网页版中（也就是QQ邮箱的网页），位于【设置】的地方有一个【体验室】，这里隐藏着好多黑科技可以体验一下。

比如【发票助手】、【账单】、【重要邮件识别】、【取词】、【后台发信】等等功能。

有兴趣可以去开通一下，有些功能虽不算非常实用，但也能解决一些痛点问题。

目前这些功能只能在网页端使用。

工欲善其事，必先利其器。

好的工具是打开效率新世界最好的钥匙，也是我们自我提升的推动力。

只要养成良好的邮件管理习惯，任何邮箱都可以发挥它的价值，分分钟提高我们的效率。

希望以上这些你知道或不知道的技巧可以帮助到你，感谢阅读~