公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。白话文为大家精心整理了15种公文范文模板(必备【优秀8篇】，您的肯定与分享是对小编最大的鼓励。

基本信息

姓 名： 性别：女

婚姻状况：未婚 民族：汉

户 籍：广州 年龄：22

现所在地：上海 身高：168

电子邮箱：

求职意向

希望岗位：前台接待/礼仪/接线生；企业文职类-高级文员

工作年限： 职称：无职称

求职类型：全职 可到职日期：随时

工作经历

xx年3月—xx年7月 xx有限公司，担任销售助理。主要工作是：跟进卖场各专柜月销售的对比，对于专柜的招商装修、引进工作。

xx年3月—xx年7月 xx有限公司，担任收银员。

xx年3月—xx年7月 xx有限公司，担任前台文员接待。主要工作是：负责前台接听电话，文件处理，打印各种文档，处理临时事情。

教育背景

毕业院校：xx大学

最高学历：中专

毕业日期：20xx-07

专 业：外贸德语

语言能力

英语水平：优秀

国语水平：优秀

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个人自传

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关键词： 函、移文、公文、流变

函分公函和私函，公文“函”即是用于政府机关、团体之间的公事往来、业务联系的文种。公函由来已久，只是在中国几千年滚滚的历史潮流中，随着朝代的更迭和政策的更改，函的名称和实际用法都发生了许多变化。

一、“函”类文体的出现及其从古代至民国前的发展

中国古代公文涵盖的历史始于夏商。大致来说，先秦是古代公文体制的形成期，秦汉是公文体制的确立期，秦汉后世是公文体制的发展完善期。

最早出现类似于公函的公文文体是春秋战国时期的“移”。春秋战国时代，是封建历史上第一个重要的社会变革时期，此时社会分工复杂、社会制度频繁更替、思想派别百家争鸣，形成了一个纵横捭阖的传奇时代，也正是这样思想解放、开放自由的文化环境，才使此时的公文呈现独特的色彩。而移文的出现，则是由春秋战国时期各国之间交往频繁、国内事务纷杂的社会现实所决定的。移，有时也写作“贻”或“诒”，两者都为赠送的意思，旨在以传递、递送为手段，进行信息交流，因此春秋战国时期的移书又称“遗书”、“诒书”或者“贻书”。信息的交流、传达一般在上级与下级、同级之间或下级与上级之间都有进行，因此此时的移书即有下行文，也有平行文，有时也会有上行文，且因其尚处于宽泛时期，所以主要依附于“书”而存在，例如《移记公孙圣》、《自晋遗楚子重子反书》、《诒郑子产书》等等。其中，只有平行文类的移书才是公函的前生。

移书进入秦汉时期，名称不变，在用途方面，除了是官府之间的往来公文，其与檄文的关系更近一步。秦汉时期，文字统一，封建秘书机构建立，公文制度健全，公文体式也第一次被统治者明确分类，连书写格式都被官方规范化。秦朝建立的政治制度使皇权成为封建中央集权，皇帝成为最高统治者，在官员和地方中则实行“三公”制和郡县制。这一举措强有力地稳固了秦朝的统治，却也使其走上了严刑峻法的道路。在严刑峻法、焚书坑儒的时局下，公文的创作必然受挫，缺少了春秋战国时期的精彩，取而代之的是强烈的制度化和规范化。秦朝的“不文”，使得移这种文书几乎没有新的发展。到了汉朝，依然延续秦代简朴、实用的创作风格，直到文景之后，经济文化发展，才出现了司马相如、贾谊等著名的文赋作者。公文随着文学在这一时期丰富了形式和技巧，而移文作为一种相对简单的公文文体，依旧没有大的改变，只是因其在行文特色方面与檄文相似，因此两种文体的联系十分密切。这一时期的著名移文有刘歆的《移书让太常博士》，毕由的《移书梁傅相中尉》等等，其中《移书让太常博士》被刘勰在《文心雕龙》中称为“文移之首”。

魏晋南北朝时期改朝换代频繁，但地方政府保持着相对稳定的状态，因此各级官府之间需要保持紧密的联系工作，于是官府之g的平行文种相比以前就有所增加。再加上东晋时纸张已经大量生产，在这一时期公文就得到了新的发展。移文在这一发展中得到了保留，作为原有的名称和功能被沿用，同时，也产生了另一种类似现代公函的公文--牒。关于其用法，《文心雕龙・书记》中记载，“议政未定，故短牒咨谋。牒之尤密，谓之签。签者，纤密者也。”可见，牒是用于官府之间磋商事务的媒介，保密的牒则称为签，著名的有《白周树牒》、《与武侯牒》等等。

历史发展到隋唐，中国古代社会从分裂进入又一次大一统时期，这促进了公文的新发展。隋朝开国初期，依然受南北朝的影响，虽然隋文帝时期开展了文风改革，但没有达到预期的完全革除浮华之风的效果，不过这一改革为之后唐朝在公文上的发展提供了基础。隋代的公文种类沿袭汉魏，无所增删。到了唐代，其开放性使得思想界较为活跃，整个社会文化素质大幅度提升，中国文化在各方面的繁荣，促进了各项公文制度的日臻完善。此时，公文文种有所增加，并且创立了自己的一套公文管理体系，同时公文的形式也被定下了细致的规定。《唐六典》中记载，“……诸司自相质问，其义有三，曰关、刺、移。”意思是，此时平行文的种类有关、刺、移三种。关，“谓关通其事”，是各机关间互相通报有关情况的文书；刺，“谓刺举之”，是各机关之间用于提示、检举得失的文书；移，“谓移其事于他司，移则通判之官连署“，是行政机关将处理某事的职权、责任移交给其他机关的文书。这三类都是平行机关之间通行的公文，都与现在的公函有着千丝万缕的联系。唐朝将移文细分成了三种，可见，公文文种的演进趋势是由少到多、从简到繁的。南北朝的”牒“在唐朝也得到了沿用，但由平行文变成了上行文，应用情形则由官府间流通转变成了各级官员在上行启奏皇帝、太子、皇后者除外的人时使用。另外，有时各级官府的下行文也通称牒，甚至还有少数的平行文，如柳宗元的《为裴中丞伐黄贼转牒》。

宋王朝的建立结束了唐末五代十国的纷争，再一次将国家统一，也进一步加强了中央集权。宋代实行扬文抑武的国策，官僚机构庞大，也导致了宋朝公文数量的剧增和公文制度的巩固、充实和完善。这个时期的公文文种除了沿用隋唐的以外，又有所发展。关、刺、移依旧沿用前代，“牒”的用法则又发生了改变，宋代的牒更类似于今天的公函，主要用于内外不相统摄的官府之间的往来公文，尚书六部之间往来的公文成为公牒，各州署之间的互相移文则称为牒，这与魏晋南北朝时期的牒文十分相似。到1271年元世祖忽必烈定国号“元”后，仿照宋朝机制建立起中央机构，规定帝王诏令用蒙古新字书写，其他“公式文书，咸遵其旧”。但由于蒙古贵族重武轻文，面对唐宋以来非常繁杂的公文名称，元统治者作了大幅度的改革。行移文书在元代就被大致分为了两种，中央机关的行移文书和地方官府的行移文书。中央的称为“咨”或者“平关”，其中平关就是唐朝所说的关或者刺，此类与今天的公函类似。地方机关的则叫做“平牒”，意为平行牒文，即继承了宋朝的牒文。

明朝时中央集权和君主专制高度加强，这一时期，官制得到了改革。细致的官制分工使得公文也呈现出严谨、细致、整齐的特点。在公文文体方面，明代对旧有文体的态度是取其精华，去其糟粕，除了修改以前使用的文种，同时也有很多新的文种出现。在官署的平行文中，主要有平咨、平关、平牒这三种，这种与唐朝的平行文分类方式却不仅仅是照搬旧制。唐朝的“关、刺、移”的区别在于文章的内容不同，而明代的三种文体的区别在于流通的机关不同，因此将其放在现代，都能被称作“公函”。例如平咨只流通于六部、布政司、都指挥司等衙门之间，而平牒则规定为只能互行在王府长史与府之间，这样的细分正体现了明代公文制度的严密性。

清王朝在入关之时，就使用“明时旧例”①，对前代的文种进行大量的沿用，但满洲人毕竟对汉文化的理解不够深入，一时之间难以适应这一套繁琐的制度。于是清初的统治者便下令在继承明制的基础上进一步完善公文制度，再加上清朝中央集权高度集中，君主专制制度达到顶峰，公文写作在这一时期变得更加程式化和公式化。相比明朝时笼统，清朝的公文分类更为细化。平行文被分为了十多种，其中最接近于今天的公函的当属牒、关文和平移。同样地，这些文种的区别在于流通机关的不同，由于明清两个时期的政府机关设置有了很大的变化，公文文种再一步细致分类能够促进政府运转。

从太平天国开始，“函”就作为一种公文文体出现了。中国历史上的太平天国运动一场大规模的农民运动，农民政权在政治制度的建设上同时凸显出对封建官制的继承模仿和对底层人民的关切，都体现出了民主的双重特点，同时太平天国运动还散发着浓浓的宗教气息。因此太平天国的领袖创立了自己的一套官制，也改变了清朝的文书制度。这一时期“函”作为一种用于平常往来的平行公文出现，为此后公函的发展奠定了基础。

文体的形成、发展与变化都是在特定的制度背景、文化习惯、语言习惯等特定的条件下，根据社会生活的需要而发展起来的。从先秦移文出现，到清末函的称法产生，近两千五百年间的变化与朝代的更迭、社会的变迁是分不开的，函的变化与发展也如同一根细丝缠绕着历史的车轮，向今天滚滚而来。

二、“函”在民国的发展

民国时期，政局动荡多变，阶级矛盾和民族矛盾尖锐，在中华民国临时政府、北洋政府、国民政府和中国共产党领导的新民主主义革命政权四个政权建立后，都颁布了自己的公文程式。公文种类有增有减，公文内容也有所改变。

1912年，南京临时政府成立，资产阶级共和国性质的政权刚建立，就迫不及待地将沿用了两千多年的古代公文体制废除，取而代之以新的、体现民主平等思想的资产阶级公文体系。《内务部办法公文程式咨各部文》中规定，“同级公署职员，互相行用者，曰‘咨’”，这就是此时的公函。相比古代的平行文，此时函的种类大大减少，发展态势也越来越像现代靠近。

以袁世凯为首的北洋军阀官僚集团通过玩弄权术的欺骗手法窃取了辛亥革命的果实之后，实行独裁专制，制定新约法。袁世凯复辟帝制失败、去世之后，北洋军阀分成几股势力开始割据混战，此时的公文就在这样的背景下曲折发展。北洋政府先后颁布了三部公文程式，第一次为《临时大总统公布公文程式令》、第二次为《大总统公文程式令》、《大总统府政事堂公文程式令》和《大总统公布官署公文程式令》、第三次为《公文程式》。在这三个规定中，都将公函规定为“不相隶属的机关公文往复时使用”的平行公文名称。虽然“咨”这一形式也被保留，并且用于同级机关公文往复时使用，但是实际上越到后来，无论是否隶属、是否同级的机关，都用“公函”往复交流。这就是公函最早作为国家机关处理公务使用的法定公文名称。

国民政府时期，曾有过四次文书改革。在定都南京时期，国民政府为了提高机关行政效率，强化国家机器的有效运转，先后两次对文书档案工作进行改革。在这两次改革中，都没有对公文文种做大的修改，只是在用语、行款方面进行规定，因此“函”或者“公函”依旧作为同级机关或不相隶属之机关之间往复的公文而使用。

“五四“爱国运动爆发，中国无产阶级登上历史舞台，新民主主义革命公文也出现在了中国公文发展史上。在这一时期，中国共产党机关系统对公文文种没有明文规定，但在实际工作中使用文种之广泛、多样和创新则是近代所没有过的。函依然称为函，但其使用范围同许多其他文种一样，没有了严格的界定。例如，书信类公文的信与函（公函）可以通用；信、函、书可在下行文中用于”指示“的意思，也可在平行文中有”建议“的意思。

三、建国后的“函”及其未来发展

建国后，新中国的公文即中国现代公文在内容上对一切旧公文进行了革命，建立全新的公文体式，发扬马克思主义之风。在20世纪50年代到今天六十多年的“扬弃”进程中，行政公文种类先后经历了六次变革。

建国后，为适应各项工作的需要，中央人民政府政务院制定了《公文处理暂行办法》，此份文件规定的文种包含“公函”和“便函”，规定平行机关及不相隶属机关行文时用公函，在介绍、商洽、询问、催办等事用便函。而在1957年第一次变革中就将便函和公函合并成“函”，规定用途为机关之间互相商洽工作、询问的答复问题等。此后的五次变革都保留了函这一平行文种，仅仅增加了“向有关部门请求批准”的用途，函也成了今天这种应用广泛、使用灵活的泛行性公务文书。

目前，在文书工作中，函的使用非常广泛和常见，但同时也存在很多问题。由于发文机关和受文机关等各方面的原因，函的文种使用存在很多不规范的用法，2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，但总有将函与请示、通知等混淆的情况。将函的使用规范化，要加强从事公文处理人员对函的学习和认识，并且清严格把关，保证质量。

在日益稳定的社会大背景下，公文制度不断完善，人们对公文的了解和认识层层加深。笔者认为，未来，函的名称和用法将不断固定化。在一代一代从事公文事业的人员不断的学习和强化中，函的用法将不断规范和固定，与其他文种相混的现象会逐渐较少。而作为少有的平行文种，公文研究者也将对其充分重视，在继承传统中与新一代秘书工作人员共同创新，赋予函以新的意义。

四、结语

到今天为止，函成为我国唯一的平行公文。正确认识“函”的法定效力，充分了解“函”的使用范围，对其历史状况进行研究能够使秘书工作者与学习者更好地熟悉和了解公文函；能够最大地避免今后在公文写作中对公文函的滥用错用；能够为当今的公文写作与秘书工作带来便捷。加深对公文函的研究，重启对公文函的理解，强化其用法，以小的角度发展公文世界，能够为现代化的公文发展做贡献。

注：

①蒋良骐。《东华录》.顺治元年元月。

参考文献：

[1]丁晓昌，冒志祥等。古代公文研究[M/OL].安徽：安徽文艺出版社，2000年10月第1版。

[2]李昌远。中国公文发展简史[M/OL].上海：复旦大学出版社，2007年5月第1版。

[3]时英英。先秦移文管窥[N/OL].吕梁学院学报，2015年2月第5卷第1期。

[4]李明。谈“等因奉此”之二――民国公文“公函”[N/OL].云南档案，1986年第4期。

[5]李涛。解读民国公文[N/OL].云南档案，2009年第10期。

回顾每次的公文处理法规性文件，可以看到党政机关公文在相同文种及其适用范围、公文格式和行文规则等方面相互借鉴和完善，取得了长足的发展，实现了基本上的规范。然而，党政各自的公文处理法规在施行过程中，也暴露出一些亟待解决的问题。除自身的瑕疵外，主要凸显了两者的不必要冲突。用历史的眼光审视，原党政公文处理法规主要差异带来的问题属于前进中的问题。新《条例》的出台，使我国的公文处理工作实现了历史性的转变，步入了统一规范的新阶段。

一、从公文种类上的差异看新《条例》的科学与规范

新《条例》出台前，我国公文处理工作历经初期试行阶段、矫正探索阶段和力求规范阶段之后，一直处于修改完善阶段。修改完善阶段标志性文件主要有三个：一是国务院办公厅1993年11月21日的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称1993年《办法》）；二是中共中央办公厅1996年5月3日的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称1996年《条例》）；三是国务院2000年8月24日的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称2000年《办法》）。1993年《办法》规定的文种为12类13种：（一）命令（令）；（二）议案；（三）决定；（四）指示；（五）公告、通告；（六）通知；（七）通报；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）函；（十二）会议纪要。和原规定比较，增加了议案文种；取消了指令、决议、布告文种；将报告、请示分 1996年《条例》规定的文种为14类14种：（一）决议；（二）决定；（三）指示；（四）意见；（五）通知；（六）通报；（七）公报；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）条例；（十二）规定；（十三）函；（十四）会议纪要。同原规定比较，增加了意见文种。2000年《办法》规定的文种为13类13种：（一）命令（令）；（二）决定；（三）公告；（四）通告；（五）通知；（六）通报；（七）议案；（八）报告；（九）请示；（十）批复；（十一）意见；（十二）函；（十三）会议纪要。同1993年《办法》比较，取消了指示文种；将公告、通告分 将党政公文文种作最后比较：两者相同文种是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，行政机关有而党的机关没有的文种是命令（令）、公告、通告、议案，党的机关有而行政机关没有的文种是决议、指示、公报、条例、规定。

1996年《条例》时，我国相关立法尚不完善，将法规名称等同于狭义公文一并规定在公文处理法规中，可以理解但欠科学；在党内法规已明确规定法规名称的情况下又重复规定条例和规定这两个文种，尤为不妥。公文处理法规所指的公文应当是可独立行文的狭义公文（即狭义法定公文），所规定的文种属于狭义公文文种，而不应包括法规和规章名称。狭义公文的突出特点是行文方式上的独立性和公文格式上的规范性，其中的文种均可直接编排发文字号而用红色版头独立行文。2000年《办法》时，具有明显的时间优势，文种规定比较科学。由于时间上的差异，导致党政公文处理法规对文种的规定存在不应有的差异，反映到实践和理论研究上，往往造成不必要的误解和异议。

新《条例》将党政公文原文种合一后仍保留15个文种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要（“会议纪要”改为了“纪要”），删去了不常使用的指示文种以及不宜作为狭义公文的条例、规定文种，从中可以看出对文种的规定比较科学、规范。

二、从文种使用上的差异看新《条例》的科学与规范

1996年《条例》和2000年《办法》在对文种适用范围的规定上，也有许多不一致，主要表现在函、报告和决定等文种上。为说明问题，仍连同1993年《办法》一并比较。

1993年《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。”1996年《条例》规定：“函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。”2000年《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”1996年《条例》对函的规定在“机关之间”前面未加“不相隶属”的限制，但在“行文规则”一章第十二条第（五）项中规定：“不相隶属机关之间一般用函行文。”由于“一般”的不确定性，则出现了对1996年《条例》和2000年《办法》如何正确理解以及在实践中如何正确使用函的问题。两者的差异，导致了函的使用上以及理论研究工作中较长时间的混乱。

1993年《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。”1996年《条例》规定：“报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。”2000年《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”从中可以看出，1996年《条例》增加意见文种后，删去了报告适用范围中的“提出意见”内容；2000年《办法》增加意见文种后，删去了报告中的“提出意见或者建议”的内容。因此，在较长时间里，学界一直存在着“党的公文有建议性报告，行政公文没有建议性报告”之误解。笔者以为，建议性报告同意见迥然有别，意见并不能完全取代建议性报告。

1993年《办法》规定：“决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。”1996年《条例》规定：“决定用于对重要事项作出决策和安排。”2000年《办法》规定：“决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”两者差异明显。

新《条例》规定：“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。”“决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”显而易见，原党政公文处理法规在对这些文种规定上的不一致也主要源自时间上的差异，新《条例》则使党政机关公文文种适用范围达到了高度统一。

需要说明的是，关于报告的适用范围，新《条例》虽然采用了2000年《办法》的表述，但并不能说明彻底取消了建议性报告，因为公文写作实践证明：向上级机关汇报工作、反映情况不宜不表明任何态度，亦即报告中原本就不排斥提出某些建议。

三、从公文格式上的差异看新《条例》的科学与规范

1996年《条例》和2000年《办法》在公文格式规定上的不一致，除公文用纸不同而外，还有版头样式不同，要素构成和名称不同，秘密等级和紧急程度标注位置不同，成文日期和发文机关署名标注不同，等等。

版头样式不同。党的机关公文“版头由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字或者加括号标明文种组成”，其主要形式为《中共××文件》《中国共产党××委员会（××）》《中共××办公厅（室）文件》《中共××办公厅（室）（××）》《中共××部文件》《中共××部（××）》等。《国家行政机关公文格式》规定“发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称”。其主要形式为《×××××文件》。特定公文格式有三种：（1）信函式格式《×××××》；（2）命令格式《×××××命令（令）》；（3）会议纪要格式《×××××会议纪要》。

要素构成和名称不同。1996年《条例》规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”2000年《办法》规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”要素构成上的不同：党的机关未规定保密期限和附件说明（附件和附件说明不是同一概念）；2000年《办法》未规定发文机关署名，也未规定份号（2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》规定了公文份数序号，两者应是同一概念）。要素名称上的不同：党的机关称的版头，行政机关称作发文机关标识；行政机关称的附注，党的机关称作印发传达范围；党的机关称的印制版记，行政机关称作印发机关和印发日期（《国家行政机关公文格式》将主题词及以下部分称作版记）。

秘密等级和紧急程度标注位置不同。党的机关规定标注于公文首页左上角，行政机关规定标注于版心右上角。

成文日期标注不同。行政机关规定“用汉字将年、月、日标全”，党的机关未作明确规定，实践中用阿拉伯数字标注。

发文机关署名标注不同。党的机关规定标注，行政机关规定单一机关行文和两个机关联合行文不标注。

此外，党政机关的公文标题在规定上也不尽相同。在实际操作上，国家行政机关公文标题结构比党的机关执行得严格些。

原党政公文处理法规存在的许多差异，导致理论和实践中出现诸多不便甚至矛盾。新《条例》第十条规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”新《条例》和《党政机关公文格式》的配套实施，使原党政公文处理法规存在的诸多差异基本消除，种种矛盾得到了较好的解决。

统一后的党政机关公文格式之要点：一是要素构成上，删掉了主题词，增加了发文机关署名和页码。二是要素名称上，使版头、份号、密级和保密期限、发文机关标志、标题、正文、附件说明等名称达到了完全一致，并将特定格式名称统 三是要素编排上，将密级和保密期限及紧急程度统一规定编排在版心左上角；将发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离统一规定为35mm；将签发人统一规定多人时每行排两个姓名；将发文机关署名统一规定，除加盖签发人签名章的公文外，一般都要署名；将成文日期统一规定用阿拉伯数字表示。此外，根据新规定，加括号标明文种的版式不宜再使用，多行标题须使用梯形或菱形统一规范，等等。这为公文规范化建设奠定了坚实的基础。

四、从语言表述上的差异看新《条例》的科学与规范

综观新《条例》全篇，品味各章，不仅条理清晰，层次分明，而且语言表述取原党政公文处理法规之长，避其之短，概括得简明、精准。

1996年《条例》第十二条第（一）项规定中，先说“不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题”，接着又说“因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送发文机关的直接上级机关”。此表述违反同一律和矛盾律。2000年《办法》第十四条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”此表述在“不得”前加上“一般”，则避免了逻辑上的瑕疵。新《条例》第十四条规定得更明确：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”另外，1996年《条例》中“不相隶属机关之间一般用函行文”之类的不确切、不规范的表述，在新《条例》中已不复存在。

1996年《条例》第十六条规定：“起草公文应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示……”第十八条中将公文校核的内容第（三）项表述为：“内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神……”2000年《办法》第二十五条规定：“草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定……”新《条例》第十九条规定：“公文起草应当做到：（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策……”第二十条中将公文审核的重点第（二）项表述为“内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策……”如此修改，突出了依法治国、依法行文的理念。

新《条例》还矫正了一些不确切的词语和不规范的文字，如将1996年《条例》发文字号中的“发文年度”改为了“年份”，标题中的“公文主题”改为了“事由”；将2000年《办法》中的“发文机关标识”改为了“发文机关标志”；等等。

除此之外，新《条例》在行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面也作了许多新的和明确细密的规定。

新《条例》内容充实、结构严谨、语言简明，其科学与规范程度，超出了人们的想象和预期。而从宏观来看，新《条例》的出台，实现了历史性的跨越，开启了历史的新阶段，对于我国党政机关公文处理工作的科学化、制度化和规范化建设必将起到巨大的推动作用，也必将产生极其深远的影响。

当然，新《条例》不可能尽善尽美。它作为党政公文处理法规，形式值得商榷和探讨。它在施行过程中，自然还需接受实践的检验。对它进行深入研究，也自然是今后学界的主要任务之一。

命令适用于依照有关法规重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适应的决定等。议案适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

决定适用于对重大活动或事项作出安排。

指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

公告和通告向国内外宣告法定事项或其他重要事项用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用“通告”。

通知适用于行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

批复适用于答复下级机关的请示事项。

函适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

会议纪要适用于传达会议情况和会议精神。

各级行政机关的公文在公务活动中发挥着极其重要的作用。

第一，公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。

第二，公文具有领导和指导的作用。通过互行公文，上级机关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。

第三，公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。

第四，公文具有联系和知照的作用。通过互行公文，各级行政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和领导水平。

第五，公文具有依据和证明的作用。公文是发文单位开展公务活动的记载，也是收文单位联系、开展工作的书面凭据，起着公认的“立此存照”的作用。

正是因为公文在国家行政工作中扮演着如此重要的角色，使得遵行公文礼

公文礼仪，即基层公务员在撰制和办理公文时应当遵守的规范和惯例。我国公文礼仪的基础，即国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》。本节将从公文的撰制、公文的行文、公文的办理这三个方面对公文礼仪进行具体阐述。

一、公文的撰制

公文是国家行政机关的喉舌，也是联系政府与群众和各级行政机关的重要纽带。因此基层公务员撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行。

（一）内容要求

任何类型的公文，不论其发文机关和发文目的是什么，都应当在内容上遵循如下两条基本指导原则。

1.严守法规。公文的观点和内容必须符合国家的法律法规，必须符合党和政府的方针政策。如果发现公文所需贯彻的领导意图与党和国家的有关政策法规相抵触，应及时向领导提出，并予以纠正。如果要提出新的政策规定，则应加以具体说明，切勿使之前后矛盾。

2.真实准确。公文所反映的情况必须真实、准确。不仅基本的事实材料要真实，而且具体的细节、背景、数据也要准确无误。这就要求基层公务员深入实际、密切联系群众、实事求是，要克服、形式主义和文牍主义，更不可弄虚作假、敷衍了事。

（二）格式要求

公文是一种规范性极强的应用文体，因此基层公务员在撰制公文时务必要遵守具体的格式要求。

1.选择恰当文种。国务院规定的12类13种公文形式，每一种都有近似但却有所区别的格式要求。因此，选择恰当文种是遵守公文格式的基础。

正如南朝刘勰在《文心雕龙·章表》中所说：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。各种公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的。因此基层公务员在撰制公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种，采取相应格式。

2.遵守具体格式。公文讲究格式，是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地说，公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容。

其一，文头。文头包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，如“中共中央文件”。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。若是几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。年号应由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

其二，正文。正文包括以下七部分内容。

一是公文标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。例如“ 公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”。如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。

二是主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。

三是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。

四是附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。

五是发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。

六是发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。

七是印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三个部分。

一是主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。

二是抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。

三是制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。

其四，标记。标记包括四个部分的内容。

一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。

二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。

三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前。

四是印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。

另外，公文纸一般采用16开型（260mm×185mm）于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右（见例一）。

例一格式规范的公文样式

（三）语言要求

公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题。一般而言，要做到准确、朴实、简明。

1.准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。例如，根据新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，公文中的数字写法就应当严格遵守我国1987年2月1日颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》的要求。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。

2.朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。

3.简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简要对事物进行表达。

二、公文的行文

行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文的授受关系。

（一）行文分类

按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。

1.上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。

2.平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。

3.下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。

（二）行文规则

各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。

1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权部门发文或双方联名行文，不可越俎代庖。越权而行之公文没有任何权威和约束力。

2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄送受文机关的直接上级机关。

3.受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。

4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府的工作，应以政府名义行文；凡属党委的工作，则应以党委名义行文。

5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合行文的各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一致意见，均不得擅自向下行文。

6.经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公文而依照执行。如不另外行文，发文机关应在报刊上发表该文时加以注明。

7.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。尽量减少行文的中间环节，不重复行文。

三、公文的办理

依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”一般而言，公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。

（一）基本要求

基层公务员办理公文务必>文秘站：

1.准确。所谓办理公文要准确，是指办理公文的每个环节都 要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。

2.及时。为提高办事效率，基层公务员办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下。

3.安全。基层公务员在办理公文时要恪尽职守，确保经办公文的安全。这里的安全有两层含义。一是指要确保公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀，延长公文“寿命”。二是指要确保公文政治上的安全，严守国家机密。要积极做好保密工作，开展保密教育，做到有备无患，防止国家利益受损。

为了确保公文的安全，各级领导务必要端正态度，充分认识公文安全的重要性；要经常性开展公务员业务培训，提高基层公务员的素质和能力。

（二）收文程序

收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。

1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。

2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。

批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。

3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。

4.催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。

常见公文写作格式与范文 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机

【关键词】 公文处理条例 公文格式 主要差异

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》），同时废止了1996年5月3日中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会同时了《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），以取代《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）。新《条例》的施行和新《党政机关公文格式》的出台，无疑对党政机关公文处理工作科学化、规范化起到积极的推进作用。针对公文处理新规的实施，各企事业单位对公文处理工作纷纷做出调整，国家电网公司就出台了新的《国家电网公司公文处理办法》（国家电网办（2012）1000号）。比照新旧公文处理工作规范，旧《办法》与新《条例》相比，新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）与旧《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）相比，出现了诸多新变化，这些变化主要表现在：

1 新旧公文处理条例的主要差异

1.1 公文处理的概念更加科学

《办法》规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，《条例》中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（《办法》中隶属于发文办理），同时将整理（立卷）、归档划归至公文办理范畴。

1.2 公文的种类更加丰富

旧《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。

新《国家电网公司公文处理办法》规定公司常用公文种类由原来的9种（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）增加至10种，新增了“命令（令）”（适用于宣布施行重大措施、嘉奖有关单位和人员），同时将“会议纪要”改为“纪要”。

1.3 行文规则上做了具体规定

《条例》中规定向上级机关行文“原则上主送一个上级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；向下级机关行文也有明确的规定，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”、“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”。

1.4 文件签发程序更加规范

新《条例》规定“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（旧《办法》只对上行文作此规定），“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”。

1.5 公文办理环节更加简明

收文办理环节增加了“承办”和“传阅”环节，对“承办”和“传阅”环节也做出了具体的规定和要求；发文办理环节减少为四个，将“起草”、“审核”、“签发”环节划归到“公文拟制”部分，“用印”划分到“印制”部分。

1.6 公文管理环节更加严格

新《条例》规定“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”，对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。

2 新旧公文格式的主要差异

2.1 公文组成要素的主要差异

新《条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。同时，对文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定 ：文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。

2.2 公文要素标识规则的主要差异

（1）秘密等级和紧急程度的标识。新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）规定“如需标注密级和紧急程度，顶格编排在版心左上角”，而旧格式（GB/T9704-1999）是标注在版心右上角。新《条例》规定紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，而旧《办法》规定紧急公文应当分别标注“特急”、“急件”。

（2）标题的编排。新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）明确规定“标题排列应当使用梯形或菱形”，而旧格式（GB/T9704-1999）对公文标题编排形状没做明确界定。

（3）正文结构层次与字体字号的标识。新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）规定“文中结构层次依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。而旧格式（GB/T9704-1999）对各层次标题字体的规定没这么明确具体，按照格式释义的理解“文中小标题可用三号黑体或三号小标宋体标注”。另外新《国家电网公司公文处理办法》规定“当文中结构层次只有两层时，第二层序号可以使用‘（一）’或‘1.’”。

（4）附件说明的标识。新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）“附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐”， 旧格式（GB/T9704-1999）没有这个明确界定。

（5）成文日期的标识。新《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）“用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。旧格式（GB/T9704-1999）“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘’”，旧党务文的成文日期是用阿拉伯数字，现在党政公文一并变成用阿拉伯数字标识。

（6）附注的内容。新《国家电网公司公文处理办法》规定“上行文应在附注处注明联系人及联系方式。下行文应在附注处注明印发传达范围”。旧办法附注部分只有联系人姓名及电话，没有印发传达范围项。

另外旧格式（GB/T9704-1999）版头有上边缘至版心上边缘80mm这种上行文格式，而现在取消这这种格式，无论上行文还是下行文上边缘至版心上边缘统一为35mm。

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

^v^：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的20__年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

^v^

20__年十月二日

[关键词] 100年；行政公文；公文形式；公文文种；公文格式

【中图分类号】 C93 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）02-021-2

“行政公文，就是行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”

我国的行政公文经历了数千年的发展历程，古代公文从殷商开始，在晚清时期走向成熟，而现代公文在1912年以后，才开始登上历史舞台，而这一百年，也是中华民族最重要的一百年，光荣与耻辱，没落与复兴，对这段时期行政公文的研究探讨，既是行政公文发展到一定程度的历史必然，又是改革公文，规范公文，提高公务人员的专业素质和理论知识的现实需要，因此，从历史到现实，对这一百年的行政公文进行全面梳理和深入研究，检验一下这一百年来所制定的公文的成败得失，就有了积极的学术价值和实践意义。

一、南京临时政府时期的行政公文

1911年武昌起义的第一声枪响标志着一个伟大事件的开端，震惊中外的辛亥革命从此拉开了帷幕，1912年1月1日，中华民国南京临时政府成立，中国历史从此进入了新的篇章，临时政府成立后，立宪法，选总统，易风俗，举国上下一派团结向上，欣欣向荣的风貌。期间临时大总统孙中山认为“所有行用公文程式，亟应规定，以期划一，而利推行”，因令法制院呈拟公文程式四条，由内务部同行京外，一体遵照办理，于是1912年1月26日，内务部颁布《公文程式令》，标志着我国行政公文从此进入现代化。

（一）公文文种

封建公文文种繁杂絮乱，大概有八十余个公文文种，《公文程式令》中使用规定文种有九个，上行文一种，呈；下行文六种，令、谕、批、示、公布、状；平行文一种，咨；对外公文一种，照会。这是我国公文史的一个创举，它不仅从内在的体质上废除了繁杂的公文文种，而且为后来的公文文种改革留下了深远的影响。

（二）公文格式

1.首幅折面上统一标明文种，且骑字加盖官署印，取消清代官署下行文的标朱代印；2.次幅首行书写发文官署前衔和文种，取代清代公文发文衙门官衔及事由的构成；3.正文结束，随文而止，紧接惯用语；4.收文官署，不论级别高于还是低于发文官署，一律另行靠上书写，且一律对收文官署主官衔姓衔；5.公文统一采用“中华民国”纪年及阳历。

（三）公文纸式

南京临时政府并未对公文用纸的颜色质料做出规定，但从中国第二历史档案馆现存的南京临时政府档案来看，大总统所用的公文用纸，皆为白色纸张，纸面皆无图案。这与封建社会君主行文多用黄纸是有彻底不同。古代皇帝及官署所用公文纸绝大部分都配有图案，且根据官职都不相同，大总统公文用纸的特点，反映了辛亥革命极大的进步性。

（四）公文语言

本着平等精神，废除封建等级色彩的称谓和格式，建立资产阶级性质的公文，临时大总统了《令内务部通知各官署革除前清官厅称呼文》，其中规定各官厅人员相互称呼，都应以官职，民间普通称呼则呼先生，曰君，不得再用前清恶称。

评价

南京临时政府对公文的改革是化时代性的，这种改革，集中体现了其对肃清专制流毒和贯彻平等精神的强烈追求，是南京临时政府共和制建设中的重要一环，但是由于其政府只存在了很短的一段时间，许多措施都没有来得及贯彻实行，革命成果就被袁世凯窃取了，但它的积极意义是不容否定的。

二、南京国民政府时期的行政公文

袁世凯死后中国陷入了军阀混战的混乱时期，政局不稳，直到1927年4月18日，以为首的南京国民政府成立，名义上实现了国家的统一，并得到了国际的承认，1949年4月23日，败逃，统治结束。在其统治期间，中国经历了抗日战争与解放战争，国内形势风云变幻，行政公文在这一时期由近代化向现代化迈进。

（一）公文文种

南京国民政府先后四次颁布《公文程式条例》，基本上体现了国民政府进步的一面，最后一次中确定的公文文种如下：

令、训令、指令、布告、呈或报告、函、通知和批八种。另外还正式规定，如时间紧迫时，得以电或代电行之。

在南京国民政府时期，除上述正式规定的文种外，在实际应用中还有手谕、告示、牌示、条示、说帖、笺呈和笺画等，尤其手谕这一项，手谕是政府机关负责人对于本机关的属吏有所训示或传知，以书面下达时所用的文种，曾大量使用，另外一种文种快邮代电，因其格式简单，比一般文件快，同时上行，平行，下行都可以用，所以在抗日战争后，使用也就特别频繁。

（二）公文格式

1.开始使用标点符号，有逗号、句号、提引号、复提引号、省略号和专名号；2.起首。公文首行低二格书写，次行以下顶格写，分段者逐段均应如此；3.正文。文在十行以上者，应酌量分段，其有意义自成段落者，虽不满十行，亦可分段，但每段末句下有空白处，应用“=”号截之，以防加填字句。分段写者，文尾“谨呈”、“此致”、“次令”等字，均作另一行低两格写；4.引文。引用原文在两行以上者，应另作一段。其首行低五格写，次行以下低五格写，以清眉目；5.书写。平行文用楷书，下行文略带行书，但不得沿用俗体，破体字；6.署名盖印。一般要求盖官印，盖印时，在“中华民国”下，年字上用正印一颗，平行文或下行文，在两纸骑缝之当中，用斜角印一颗（头左尾右）。

（三）公文纸式

初期，南京国民政府沿用北洋政府的的做法，公文纸式采用联页手折式和散页装订式两种，但这两种方法都有其弊端，遂在1939年1月18日做出会议决定，训令《国民政府颁布公文用纸式样的训令》划一公文用纸式样，规定公文装订改用平折式，对于稿面、稿底和卷宗面上的内容也分别做了规定，“稿面详载处理程序，自发办起至归档止，均须载明日时，既易检查，且可考察成员有无积压，以收办事严肃之效”。1945年5月31日，行政院颁布《统一各机关公文用纸格式细则》，具体规定了公文封、信封、摘由纸、签呈纸、稿面纸、十行纸、信笺、令、代电等的纸式，包括页数、行数、内容等等，十分详尽。

（四）公文语言

因为文化的发展进步，在这一时期公文语言进一步废除了封建用语，摒弃套语，提倡使用语体文，要求布告等文字力求通俗，白话。

评价

南京国民政府时期我国的行政公文得到了长足的发展，在继承南京临时政府《公文程式》的基础上，对其不断补充完善，多次颁布《公文程式》，革除公文写作中的封建陋习，提倡公文简化，规范书写格式，这些改革奠定了我国现代行政公文的基础，更重要的是，在这一时期出现了许多公文方面的学术著作与论文，如程守仁的《公文研究》和《张居正提高行政效率的办法》，这些理论著作从理论层次对行政公文发展做出了推动作用，也开创了现代公文理论研究的先河。

三、新中国至今我国的公文制度

1949年十月一日新中国的成立举世瞩目，标志着中国的发展进入了崭新的篇章。1978年的改革开放更成为我国历史上一个重要的转折点，国家建设的各个方面获得了巨大的发展，进入社会主义市场经济以来，经济发展突飞猛进，已成为世界强国之一，在这一时期，行政公文也开始了自己新的发展，国家先后五次出台相关制度，分别是1981年2月27日《国家行政机关公文处理暂行办法》；1987年2月18日《国家行政机关公文处理办法》；1993年11月21日《国家行政机关公文处理办法》；2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》；2012年4月16日《党政机关公文处理工作条例》。

（一）公文文种

1981年《国家行政机关公文处理暂行办法》中，文种方面增加了“指令”用于“国家经济科研等方面的指示性和规范性相结合的措施或者要求。”

1987年《国家行政机关公文处理办法》；中，对“指令”的用法作了修改，删去“经济科研等方面的”的限定，也就是说应用范围得到了扩大，另外一个重大调整是增加了“会议纪要”这种正式文种，作为行政机关进行决策、传达指令的重要依据，在此后修订的《办法》中都保留了这个文种。

1993年《国家行政机关公文处理办法》中，市场经济建设卓有成效，为适应时代需求，删除了“指令”这一文种，同时增加了“议案”这个文种，作为法定机构（各级人大主席团、人大常委会、人大各专门委员会等）和人大代表向人大提出审议并作出决定的议事原案，以后各《办法》中均保留此项。

2000年《国家行政机关公文处理办法》中，删除了“指令”这一文种，但在党的公文办法中此项仍做保留，另外把“意见”增列为行政机关的法定文种，其用法是“对重要问题提出见解和处理办法”。

2012年《党政机关公文处理工作条例》是现行使用的公文办法，经过多年以来发展公文文种方面基本稳定，局部有所调整，文种共有十五种，分别为⑴决议；⑵决定；⑶命令（令）；⑷公报；⑸公告；⑹通告；⑺意见；⑻通知；⑼通报；⑽报告；⑾请示；⑿批复；⒀议案；⒁函；⒂纪要。

（二）公文格式

多次制度改革中变化不大，一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。

其中，“保密期限”这一要素是在2000年《办法》中新增的，“发文机关”是由“发文机关标识”改成的，2000年之前，“附件”这一要素用法不规范，在《办法》中做了正式的规定，此外，“请示”中要求应当在附注中注明联系人的姓名和电话，增加了工作效率。

（三）公文纸式

1.在1993年《办法》之前，公文用纸一般采用十六开纸型，即长260毫米，宽185毫米，但随着改革开放的步伐加快，需要与国际标准接轨，现规定的《办法》中使用的纸型是国际标准的A4；2.层次序号，即第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”；3.标题字体和字号（1）一级标题：2号宋体加粗。（2）二级标题：3号黑体。（3）三级标题：3号楷体加粗。（4）四级标题：3号仿宋体加粗；4.年份如用“二六年十月”的方式表述，则中间的“”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角“O”。多用于落款时间；5.印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

（四）公文语言

庄重――指语言端庄，格调郑重严肃。

准确――指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。

朴实――指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。

严谨――指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。

规范――指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。

评价

新中国至今是一个继往开来的时代，中华民族复兴之路大步向前，行政公文至此已臻成熟，但并不代表它不会变化，它会适应新的时代，新的政策有新的发展，如2012年《党政机关公文处理工作条例》首次党和政府的公文处理办法放在一起，这是一种创新，电子文书的问世与发展是机遇也是挑战，这些改变和创新无不彰显着行政公文的不断完善和进步。

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