石墨文档「快速入门指南」 | 您所在的位置:网站首页 › 钉钉团队邀请关闭怎么打开 › 石墨文档「快速入门指南」 |
Hi !欢迎你使用「石墨文档」开启敏捷、高效的云端办公体验。
这篇文档将为你展示最受石墨用户欢迎、最具代表性的核心产品功能,你可以跟随动图进行操作,也可以点击左侧的目录跳转查看。如遇任何问题,可以点击网页右下角的「帮助中心」或是「智能客服」,快速找到解决方法。
现在就使用「石墨文档」开始工作吧!
关于石墨文档
石墨文档成立于2014年5月,是国内首个拥有完全自主知识产权的「在线协同办公云平台」,石墨文档月 PV 超过 3.6 亿,超过 1000 亿文字已经编写于石墨文档。至今已服务超过 37 万家企业,超过 2800万用户正在使用石墨文档进行高效、稳定、安全的协同办公体验。
2017年起,石墨文档全面发力企业服务市场,秉持扎根行业、服务用户的理念,逐步打造出包括「SaaS 云端版、SDK 云端版、SDK 私有化版、全站私有化部署版」在内的四大产品体系,拥有文档、表格、云盘、权限管控、云端存储、加密分享等多样化的产品功能,覆盖销售、财务、市场运营、产品研发、人力资源、企业管理、内容管理等办公场景。与此同时,石墨文档注重与政府机关、央企、大型集团公司等重点客户保持良好的合作关系,已成为备受企业主青睐的企业级数据资产管理工具。
石墨文档特色功能 注:所有的 GIF 动图,都可以点击查看大图 面向企业成员一、桌面及协作模块1.1 账号设置点击右上角小头像,可对个人账号进行设置,包括:修改头像、设置昵称、修改密码、修改绑定手机号、邮箱及微信,并且设置消息通知方式。 1.2 工作台 工作台是把你所有有权限的文件按照最近文件、共享给我、我的收藏、工作动态几个维度进行展示,可以实现文件的快速跳转。 工作动态:可按照人员或文件去查看有权限的文件产生的动态。 1.3 新建文件和文件夹 石墨文档支持的新建类型:文档、专业文档、表格、幻灯片、思维导图、表单、白板、文件夹 1.4 导入文件格式类型 石墨文档支持导入文件格式: 文档类:.doc / .docx / .txt / .md 表格类:.xls / .xlsx / .csv 思维导图类:.xmind 1.5 添加协作者,准备协作 你可以通过:1)添加企业成员、2)输入手机号、3)分享文档二维码到微信、4)输入账号ID,四种方式添加同事为协作者。接受邀请后,协作者可以一起对文档内容进行在线编辑。 可以对添加的协作者分别设置:可以编辑、只能评论、只能阅读权限,文件的创建者默认为管理者,可添加其他管理者共同管理文件。
多人共同编辑同一个文档时,左侧会显示每个编辑者的名字并且会有不同颜色来进行区分
把鼠标放在协作者头像时会显示协作者的ID、邮箱及组织架构信息,方便区分重名的成员。
1.6 分享及控制权限 当文档需要其他人进行查看或者编辑时,可以通过链接方式直接发在群里或一些公开平台上,免去文件传输和上传下载的过程,当文件内容进行更新时,被分享者看到的都是最新的内容。 链接默认是关闭状态,需要先打开「分享」按钮才可以选择分享权限:可以编辑、只能阅读,企业版还可以设置「密码访问」或「仅企业成员访问」。
1.7 保存模板 当你需要填写一些周期性固定信息,比如:日报周报、拜访记录、会议记录、各类项目进度表、排班表、财务报表等等时,可以用自己保存的模版快速进入某个工作场景。
1.8 收件箱 支持查看所有被其他成员共享的文件/文件夹,按时间进行展示
二、团队空间模块2.1 新建团队空间 「团队空间」既是企业、部门、团队的知识库,也是虚拟团队、跨部门协作的项目管理工具,兼具权限可控的企业云盘功能。 2.2 为团队空间添加协作者你可以按照组织架构为团队空间添加协作者,也可以为团队空间设置空间管理员 2.3 团队空间支持批量上传文件「团队空间」相当于企业云盘,支持上传所有类型的文件,支持 Office、PDF、图片、音视频等多种格式文件的在线预览,更支持多人同时在线编辑以及便捷的文档共享。也可以把上传的本地文档、表格一键转为石墨的在线编辑格式。 2.4 搜索空间在「搜索空间」搜索栏中可以直接搜索空间,支持按关键字检索团队空间。 2.5 空间置顶 在「团队空间」中可以通过拖动空间到置顶区域或右键选择「置顶」,可以将常用空间置顶,并在左侧导航栏中显示。 2.6 石墨文件预览 日常使用石墨文档过程中,文档撰写和查阅应该是最高频的操作。为了方便大家快速查阅文件,升级后的「团队空间」增加了石墨文件预览功能。 在左侧的空间目录点击文件夹或文件名称,即可快速翻阅文件夹,查看文件内容,还可以快捷对文件进行协作设置、分享等操作。相较于过去需要繁复耗时地打开关闭文档,文件预览可以说大大提升了文件查找的效率。 2.7 添加协作及设置访问权限你可以对团队空间,以及上下层级的文件/文件夹设定不同的访问权限
你可以在一个文件夹内为某一个单独文件设置不继承上级权限,重新添加协作人员。 2.8 文件锁定文件最终版本确定后,管理员可以锁定文件以防止移动和更改。例如:给客户看定稿、文件存档等。 锁定后: 文件的标题、内容 、协作范围、公开链接状态均不可被改变,文件也不允许被删除和移动(父级文件夹也不允许被直接删除和移动)原所有者、可写协作者、只评论协作者,均降级为只评论原只读协作者,保持只读状态 原公开链接可写用户,均降级为只读(如果开启了可写公开链接)文件右上角 「更多」按钮里锁定或解锁文件只有文件所有者、企业管理员及创建者可锁定和解锁文件目前仅支持锁定协作空间的文件三、文档产品3.1 划词评论/全局讨论(类 IM 沟通工具)你可以对文档内某部分内容进行选定,并在评论中提醒某人查看,你也可以针对整篇文档进行评论,告别Email+IM的低效沟通,并且讨论过程会被完整记录下来,将信息和人进行关联。评论支持对其中某条进行定向回复。文档导出后,文档中的评论会转变成 Word 中的批注,且支持根据导出时不同语言环境改变对应显示。
3.2 「@」功能(类 IM 沟通工具)@人员和文件 你可以在文档任意位置「@」某位协作者或某份文件,被「@」的协作者将收到提醒,可清晰地看到每位协作者的工作任务安排,并且把人和文件进行关联。
@ 时间 如果有与时间相关的提醒,可以直接通过@ 快速插入时间啦~ 例如:领导告知下周一要开会或者星期六要团建,可以通过@ 直接输入星期几就可以啦,不需要在日历里选选选了~!
支持从文件库、通讯录里选择要@ 的内容,并支持多选 想@ 某个部门新入职的同事却忘了叫什么名字,不用担心,直接通过@ 里的通讯录就可以很快找到TA了! 想同时@ 几个人,也可以在通讯录中直接多选哦~ 想要快速插入一个或多个文件、插入文件夹或某个团队空间,都可以通过@ 选择下方文件库直接插入啦~
3.3 查看编辑历史/版本 你可以查看当前文档的所有历史操作记录,还可以还原内容到对应历史片段。你还可以为当前文档保存不同的版本,方便后续版本查找和还原,免去了本地文件版本太多不方便管理的问题。
3.4 设置目录 你可以通过设置标题便捷地新建、修改或隐藏目录,点击目录可以快速跳转到对应的文档内容。 3.5 锚点功能 所谓「锚点」,就是记录文档中的某一位置,通过文档链接形式,直接帮助接收方直达目标位置。 你只需要在相应段落位置,悬停鼠标,然后点击左侧图标,选择「复制段落链接」,即可将该段落的位置链接复制到粘贴板,之后再通过浏览器中打开即是你之前看到的位置。 这个功能也可以在制作wiki知识库(如帮助文档)时使用,当你需要链接到其他文档的某个具体段落时就可以使用锚点功能了。
文档左侧的菜单栏,除了可以复制该段落位置,还可以快速改变段落样式。通过段落最左侧的「正文」可以快速插入不同文章段落样式,如大标题、小标题、列表、引用、代码块等。 这样的功能对于需要频繁切换段落样式的场景,如产品经理撰写PRD文档,开发人员撰写技术文档,都十分适合。
3.6 演示模式 你可以使用「演示」功能进行内容展示,让分享更直观、高效 3.7 任务列表及插入提醒时间 你可以使用「任务列表」功能进行待办事项安排,结合「插入时间」功能,完成任务分发、提醒、跟踪全流程任务管控。 3.8 插入图片、表格等多种类型的元素 点击工具栏的「插入」按钮,可插入丰富的富文本内容:直接插入网络图片、小表格、超链接、代码块、日期、媒体、附件、数学公式、第三方服务等。
在文档内插入的小表格支持插入公式、图片、列表、@ 等功能,更加丰富了文档内容~
支持插入数学公式~ 在公式编辑器中,我们提供两种编辑方式: 使用 LaTeX 语法进行编写。选择公式编辑器中的符号进行编写。
使用 LaTeX 语法编写 例如用 LaTeX 写入“累计求和公式” :\sum_{i=m}^{n},即可看到公式: 选择公式符号编写 例如直接选择分子及分母符号并赋值,即可看到公式: (点击选择分数符号) (为分数赋值) 3.9 排版优化 当你需要规范文档排版,美化排版效果,提升阅读体验时,可以点击工具栏「智能工具」菜单中的「排版优化」-「应用优化」即可。 详细介绍请点击这里 3.10 导出和打印 协作编辑完成后,你可以将文件导出到本地备份,石墨文档支持打印预览和在线打印。
3.11 文本中直接预览文件 现在新文档支持在文本中直接预览文件啦,包含的类型有: 石墨文件,比如文档、传统文档、表格、表单和思维导图;空间云盘文件,比如文档 (.doc/.docx), 表格(.xlsx), 图片(.png/.gif 等), 音频(.mp3)和视频(.mp4)使用方法: 在文本中@文件,生成含有文件名和链接的文本超链接将鼠标悬停在超链接上,在浮现的工具窗口中可以切换文本/预览视图,复制链接或删除链接选择预览视图后,可在当前文本窗口浏览文件,支持全屏浏览和直接查看文件。
四、表格产品4.1 单元格评论/备注 你可以针对某个单元格内容进行讨论,省去IM工具的沟通过程,并且讨论内容会被完整保存。当你需要对单元格内容有说明与注释时,也可以插入备注信息,备注与评论提醒的场景互为补充。
4.2 日期提醒⏰ 你可以通过「插入」里的日期提醒,设置一个任务的截止时间,到期提醒任务负责人以及自己,已过期的提醒闹钟会显示为红色。
可以批量设置日期提醒 选中一列,右键或菜单栏插入日期提醒,即在空单元格插入预设的提醒占位符,点击 小闹钟图标即可创建提醒。选中日期单元格,右键或菜单栏插入日期提醒。
4.3 查看表格历史与单元格编辑历史 可以通过「查看历史」功能看到表格的编辑历史并还原。你也可以通过单元格历史查看是谁在什么时间编辑了什么内容。 4.4 锁定单元格/工作表 当你需要限定某个区域只能有特定的人员编辑、需要隐藏掉表格中部分关键信息、禁止部分协作者查看某些数据、固定已有数据时都可以使用锁定单元格的功能,从而保证数据的私密性和安全性。你可以对选中区域为协作者设置不同权限:可以编辑、只能查看、禁止查看。(更加详细介绍,点击:锁定单元格介绍),并且可以按照部门直接进行权限锁定。 工作表锁中添加单元格锁 在已有的工作表锁添加单元格锁,可实现整个工作表只读,仅允许协作者编辑部分区域的场景。 锁定整行整列选中整列/行添加锁定,新添加的行/列也会应用锁定。 锁定多片区域现在支持对筛选结果进行锁定啦~ 例如:在表格中筛选出销售一组的数据,设置权限,只有销售一组能填,在你选择想要锁定的范围时,可以按住 cmd/ctrl 选择多片范围创建锁定。 可编辑的用户默认可以执行所有编辑操作,包括修改表格的行列结构、数据格式、样式、录入数据等4.5 独立操作视图场景:多人协作场景中,不同业务成员需要快速查阅与更新自己关注的数据,独立操作视图允许用户在个人视图中进行筛选、隐藏行列、分组、冻结的操作,且不影响他人的视图结构。视图支持点击右上角的「独立视图」按钮单独分享给其他人。入口:独立视图-新建独立视图;查看-独立视图-新建独立视图 算是以前「筛选视图」的升级版哦~ 4.6 关注选区可关注一片选区或整个表格,内容有更新时通知自己。 → 比如:与客户协作编辑的报价单/工期表,关注重要区域,客户有更新立即通知自己。 可关注表单 sheet,有新回复录入则通知自己。→ 比如课程报名单,有家长提交表单,立即通知自己。 可给关注区域指派多个通知对象。4.7 合并工作表当你需要汇总其他多个表格的数据时,可使用合并工作表功能,拥有多个分表汇总到一个总表的能力,可构建总-分的多工作簿结构。 合并列表的工作表支持: 文件选择器支持添加空间和文件夹预览&选择范围新标签页打开支持多范围合并支持分组显示支持分组合并支持删除空行国内在线表格仅石墨支持。可以实现被合并表格数据更新,合并后表格数据同步更新。如财务核算,多个财务同事同步在线录入数据,实时更新汇总,可对合并的数据进行分析。
4.8 分列 「分列」功能帮助你将非结构化信息快速录入表格,数据处理更轻松 4.9 数据透视表 数据透视表是数据分析的重点功能,它可以多维度分析数据,弹性提供透视分析,多用于决策支持、商务智能和数据仓库。简单来说,数据透视表可以帮助你快速实现对数据的分类汇总与统计计算。 4.10 色阶功能 「色阶」功能提供直观的数据进度展示,提供了更为方便的数据可视化解决办法。 4.11 删除重复项 整理合并表格后的繁杂数据更加高效。 4.12 跨表格引用当你需要引用另一个表格的数据时,可使用跨表格函数,被引用表数据更新,引用表同步更新,可实现数据多表格的联动,将数据引用与分析从一个表格的多个 sheet 提升到多个表格的维度,且不受存储位置限制,省去大量数据汇总时间。支持引用单元格图片。
4.13 图表 可以通过图表功能将数据可视化,石墨表格提供 18 种类型的图表,帮助用户处理数据、汇报工作时制作重点突出、主次分明的表格。
石墨表格支持的具体图表类型有: 柱形图、堆积柱形图、% 堆积柱形图条形图、堆积条形图、% 堆积条形图折线图、堆积折线图、% 堆积折线图 带标记的折线图、带标记的堆积折线图、带标记的 % 堆积折线图面积图、堆积面积图、% 堆积面积图饼图、环形图、散点图气泡图、股价图*增加有新图表类型:省份地图、漏斗图、旭日图、仪表盘、甘特图、直方图、瀑布图 同时支持对文本列生成汇总计数的图表。
4.14 全屏模式 全屏展示,数据工作汇报更直观
4.15 数组公式 4.16 条件格式 重点数据一目了然
4.17 复选框 当你需要制作任务清单、旅行计划、做项目跟进表、问题记录、需求管理等,可以用复选框功能实现。 使用步骤:选择一个空白单元格,在「插入」菜单栏中点击「复选框」在复选框右侧的单元格填入任务项,选中任务项单元格,在工具栏点击「条件格式」。 选择条件格式-自定义公式,输入复选框单元格的位置,注意列前面带上一个绝对引用 $。 设置斜体、中划线、字体色和背景色,表示“已完成”的样式。
4.18 自定义函数 点击菜单栏的「公式」,选择「自定义函数」,即可选择去重函数 UNIQUE、排序函数 SORT、筛选函数 FILTER、查找函数XLOOKUP和XMATCH。可以帮助你快速完成数据的去重、排序、筛选、查找与匹配,函数结果自动更新,是日常进行数据处理的法宝。 详细介绍请点这里
4.19 分组 将行/列分组,可快速隐藏及整理数据。 → 场景举例:在需求清单中,将已完成的任务用分组折叠收起来。 4.20 显示公式&跨表格粘贴公式 你可以点击工具栏的「视图」,点击「显示公式」即可在表格内显示出所有设置好的公式。 显示公式: 可以快速检查公式的书写 查找公式并批量替换支持石墨表格之间复制粘贴公式 4.21「帮助」菜单增加「功能搜索」 不知道功能在何处?有没有XX功能?点击菜单栏的「帮助」按钮搜搜看~ 4.22 单元格支持复制链接并按链接定位 当需要分享一个表格链接,同时让点击链接的人能够定位到指定的单元格区域时,可使用此功能,用于分享和标签页跳转的场景,类似于文档的「锚点功能」。
4.23 套用表格样式 对选定区域添加交替的背景色,使得表格更加美观、清晰。 背景色支持预定义样式,也支持自定义样式。可以设置表格行间颜色交替或列间颜色交替。
五、表单5.1 编辑表单石墨表单拥有丰富的问题选项和元素,你可以根据需求制作各类型问卷表单描述和问题项说明增加富文本编辑器 支持 BIUSA、文本高亮、水平对齐、列表,支持插入图片和链接,以后可以在表单里做 banner ,贴二维码了~✿✿ヽ(°▽°)ノ✿
表单赋分: 支持设置选项分值,可制作评分表,用于员工测评、考试考查、性格测验等场景。
新增问题项: 多级下拉题:可制作多级联动列表。文件题:表单填写者可上传 PDF、图片、压缩包等文件。链接题:表单填写者可填入链接,作为超链接录入到表单回复中。
表单描述和问题项说明增加富文本编辑器5.2 发布表单 表单支持在线制作调查问卷,问卷结果会自动统计到表格 5.3 表单-表格视图 表单信息可以批量填写完成后批量提交
5.4 定义数据来源 设置链接字段,可自定义表单的数据来源。比如:将表单发布在微信公众号,可添加字段“WeChat”,收集的数据会自动标明来源于微信。 5.5 批量录入选项可通过文本框快速录入选项。 → 场景举例:从表格复制一列商品编号,快速录入到表单的列表选项中。 5.6 支持表单填写者查看填写结果提交表单后,可查看自己的填写结果,再也不怕忘记自己回答的表单内容了 tips:匿名用户只能记住当次的提交结果哦,刷新后就查不到了
5.7 指定表单填写人在发布表单时,支持指定表单填写人,包含所有人可填、仅登录用户可填、仅企业内部成员可填和仅指定成员可填。当设置为仅指定成员可填时,需要通过石墨通讯录添加填写人。 5.8 快速录入 提交表单后,下次再打开表单填写时,支持快捷录入上次填写内容 5.9 自定义结果页:编辑者可设置提交后结果页的显示效果如功能调研问卷,用户填写表单后,可扫交流群的二维码如课程报名表,家长报名课程后,自动跳转至课程的详细介绍页
表单详细介绍请点这里 面向企业创建者 & 企业管理员一、通讯录管理(企业组织架构)企业创建者和企业管理员能够进行各种成员管理操作,包括: 添加新成员移除成员设置成员所在部门添加子部门搜索成员查看企业组织架构目录树禁用成员账户
二、禁用账号与离职员工管理 支持离职员工账号内容冻结与交接 三、查看操作日志 企业创建者和企业管理员能够清晰具体地看到每位成员,每份文件的操作记录,快速进行查找和定位,提前发现异常行为,进行预警
四、企业安全管控 企业创建者和企业管理员能够控制: 谁能查看通讯录谁能邀请新成员谁能设置管理员是否允许成员主动退出企业移交企业退出企业删除企业
五、内容外泄预防与管控 企业创建者和企业管理员能够控制: 谁能为企业文件添加外部协作者谁能开启或修改企业文件的公开链接谁能导出、打印企业文件,或为企业文件创建副本谁能下载云文件是否为企业文件展示协作者水印谁能复制企业文件的文本
六、文件安全预警 文件安全预警功能主要是防止企业内文件的外泄,当外泄事件发生且触发一定的设定阈值(阈值可以自己设定)后,会立即给管理员或创建者发邮件(给谁发邮件亦可设置),可及时知晓。 此功能仅企业管理员和创建者可以编辑和查看。
七、效能看板 效能看板支持企业创建者与管理员查看所有账号使用数据情况,包括: 最近一周全公司 / 某部门 / 某员工使用石墨的情况,包括活跃、新建、协作等信息最近一周 / 24 小时全公司最热门的文件,及最新更新的协作空间动态等企业账号历史累计数据,包括累计创建文件数、协作数、自动保存次数、节省时间估算
恭喜你已经完成入门教程 石墨文档产品体系拥有强大的信息处理,以及内容安全管控能力,更多实用功能,期待你在之后的使用过程中一一体验。
你也可以点击以下文档,获悉更多石墨文档操作技巧: 《石墨文档「进阶教程指南」》 |
CopyRight 2018-2019 实验室设备网 版权所有 |