4个小技巧，教你用思维导图写好工作报告

现在请思考两个问题：

(1)如果给你一堆钢筋，横着放可以做什么呢?相信你可以想到很多用钢铁建成的设施，比如桥梁、铁轨等。

(2)如果还是这堆钢筋，现在要求竖着放，可以做什么呢?可以建成如旗杆、电线杆、栅栏、桥墩等设施。

材料都是钢筋，由于摆放的形式不同，让你能够想到的物体是不同的。

再举一个例子。同样都是碳原子，当一个碳原子与另外四个碳原子以某种排列方式组合在一起时，能形成硬度很高的矿石一一金刚石;当一个碳原子与周围三个碳原子以另一种排列方式组合在起时，又能形成很软的矿石ー一石墨。

这样来看，当内容或素材相同的时候，结构不同决定了外在表现形式是不同的。这就是我们说的有形结构，看得见、摸得着、感受得到。

无形结构：金字塔原理

还记得小时候，老师是怎么教我们写作文的吗？要先审题确定一个中心主题，也就是论点，然后为这个论点找论据，再以“总一分一总”的形式来写。

一名准备充足的学生在面对考试作文的时候，他会在头脑中迅速把这篇作文分解成六个模块一一个标题、一个论点、一个结尾、中间三个论据。而每一个模块也会有各自固定的结构，比如结尾用排比句+省略号，营造一种意犹未尽的感觉，或者三个论据用一样的开头形式，突出气势。

这种模板结构形式，就是无形结构。

我们的工作报告、邮件、文章，可不可以也用无形的结构来规划呢？当然可以，这就要用到麦肯锡的“金字塔原理”了(见图2-2）。

图2-3是金字塔原理的标准图。我们从上到下做拆解。

第一层是序言。一般来讲，在提出论点之前，可能会有一些背景、矛盾、冲突等需要交代，这部分内容就可放在序言的位置。如果没有序言，就直接展开你的论点。记住一句话一“有就放，没有就不放”。

第二层是G(goal)，即主题、结论、中心思想。放在金字塔的塔尖上，代表“结论先行”。先把要阐述的论点、要说明的事情的核心讲出来，再展开论述，这样可以大大提高沟通的效率。看你报告的人能够第一眼就看到你要表达的核心内容，即使后面具体的文字阐述和数据他没有细看，也能明白你的中心思想，你这份报告就没白写。试想，如果报告的主题就是“2019年XX部门工作总结报告”，并没有实质的内容，领导在没空细看的情况下，如何能知道你要表达的主题是什么、你们部门今年的主要业绩都有哪些呢？所以，一定要把最有价值、最有分量的内容总结出来，放到塔尖上。

第三层是论据A、B、C，也就是针对G这个论点，有A、B、C等多个论据来支撑，确保G成立。

第四层则是各论据之下的分论据，A1、A2、A3支撑A，B1、B2、B3支撑B，C1、C2、C3支撑C，以此类推。

整个图形上小下大，有层级、有分类，形似金字塔。

金字塔原理是一种无形结构，可以应用到工作安排、项目规划、公文写作、沟通表达等方面。

在使用金字塔原理规划报告结构时，要注意以下几个要点。

1、结论先行

在这里讲的结论先行，指的是在搭建思维框架的时候，把核心内容放在思维金字塔的塔尖上。分享一个案例:

张经理是一家咨询公司的部门经理，最近他们部门耗时三个月完成了一个咨询方案。张经理将向本公司及客户公司的负责人做项目报告陈述。张经理知道，这到了项目的关键时刻，所以他提前做了精心的备，仅项目汇报的P PT就做了二百多页。

陈述即将开始，张经理信心十足地走上台，鞠了一躬，说:“大家好，今天由我为大家做我们项目的汇报陈述，将会占用各位领导三个小时的时间。这份报告一共分五大章、四大节，还有三个问题，接下来开始我的汇报。”正当张经理要逐一展开分享的时候，客户公司老总的秘书走进来，在老总耳朵边小声说了几句话。这时候，客户公司的老总站起来了，说:“停！我有非常重要的事情，现在需要马上赶到机场去，你这个报告我听不了了！这样吧，我坐电梯到停车场的这段距离里，你跟我讲讲你这个方案的内容。”

这时，张经理还能说他那二百多页PPT吗？肯定不行，时间不够了。本来计划讲三个小时的内容，现在被压缩到最多三分钟。在电梯里，张经理一定要把最重要、最核心、最有价值、最能打动客户的部分讲出来。这就要求把报告里的精华部分浓缩成短短的几句话，在最关键的时刻讲出来。

这个例子其实就是著名的“麦肯锡电梯30秒”。

试想一下，你在坐电梯的时候，董事长走了进来，向你微微笑，道：“最近怎么样啊？”这个时候你要怎么回答？

如果你简单回答一句“还行，不错，还可以”，就是典型的把天聊死了。因为董事长最多向你点点头，接着电梯里就会是凝固的沉默。如果你换了一个想法：哎呀，太好了，终于有机会可以向董事长做汇报了，那我要把我最近手上的这七八个项目都要好好讲一讲。所以你从第一个开始讲，但可能第一个还没讲完，董事长的楼层到了，于是他对你说“下次有机会再聊吧”。请问，你的目的达到了吗？肯定没有。

聪明的做法应该是怎么样的呢？一定要用上结论先行，迅速在头脑中搭建思维结构。把处于金字塔塔尖部分的最核心、最希望让事长知道的内容，汇总成简单的一句或者几句话，干净利落地表达出来。如果董事长听了感兴趣，他会继续请你说下去，可能即使电梯到了，他也愿意邀请你到办公室继续聊。这是多么难得的述职机会呀。

所以结论先行的作用非常大！

示例：

图2-4的中心图和中心主题就表达得非常直白。直接把中心主题说清楚了——“副业赚钱之道”，就是要告诉大家如何通过副业赚更多的钱，成功地引起了大家的兴趣，大家自然愿意多了解、多学习了。这就是结论先行的作用。

2、排序逻辑

确认报告主题后，要组织论据了。这时，你要换位思考，从受众的角度分析他最关心的是什么、最想听的是什么，把内容按关注度顺序排列。这就是“排序逻辑”。

试想，你是公司的产品研发部经理，公司刚刚研发出一款产品准备投放市场，现在要召开新产品发布会，由你为客户做产品陈述。30分钟的演讲，要说三点，来看看哪一点应该先说。

(1)研发难度高。在研发的过程中做了上千次实验，失败过多次，历经无数个不眠之夜，才最终研发成功。

(2)研发经费高。公司耗资数千万元，请国外专家，购入精密仪器，启动高质量研发团队。

(3)产品利润高。向客户介绍产品卖点、亮点、优点，目前同类产品的市场份额情况、利润情况等。

考虑先说哪一点，就看受众是谁。是客户。客户对新产品最关心的是什么？是产品的研发过程、研发经费，还是开发产品的心路历程？都不是！客户最关心的一定是这款新产品的市场销量、利润率。所以，第三点要放在最前面说，以求抓住客户的兴趣点。

示例:

图2-5所示的思维导图，其主干间的逻辑关系就不错。要想突破思维局限，要先有“感知”，再到“动力”，进而调整“心态”，最后触发“行动”。这个顺序符合认知，能获得读者认可。

3、分类清楚

如何能够让你的表达逻辑清晰呢？分类。当你做报告的时候同一时间只能表述一个观点，对这个观点你可能会有多个论据，如果你不加处理，只是一股脑把这些论据都罗列出来，那么很有可能不仅无法清晰地证明观点，还会让人觉得你啰嗦，抓不住重点。因此，你需要对论据进行分类，最好能给每一类提炼出一个关键词。当有了一个论点以后，你应该先想一下从哪几个方面来阐述这个论点，然后根据这几个方面来找论据；或者先找到一堆论据，再根据这些论据的性质进行合并，把同一性质的论据放到一起。这两种路径都是在对论据做分类。

有一个分类的工具，叫“MECE[ mutually(相互)、 exclusive(专有)、 collectively(共同)、 exhaustive(全面)]原则”。

MECE原则讲求的是：不重不漏，分清分净。要做到这一点，就要保证各分类相互之间具有排他性，整体毫无遗漏。

使用以下几种方法对信息进行分类整理，就遵循了MECE原则——

二分法：把信息分成“是”和“非”两部分

过程法：按时间顺序、流程节点进行分类。

要素法：比如高效能人士的七个习惯、产品的原材料配比等。这种分类方法是把整体按各方面特征做分解，可以采用从上到下从外到内、从整体到局部等顺序。

4、上下对应

每一个论点及其论据，一定要严格遵循上下对应的关系。如果论据不能很好地支撑和阐述论点，那么它的存在就是没有意义的。假设图2-3所示的金字塔标准图是一个 family tree(家族树)，那么就有A家庭、B家庭、C家庭等，他们都属于G大家族。既然大家都是亲戚，互相之间是否可以串门儿呢?

抱歉，G大家族没有串门儿的传统。因为这不符合上下对应的原则。试想，如果A3和B1对调位置。那么，对于A来说，A1、A2都是支撑A观点的论据，但是乱入的B1无法支撑A，因此，B1与A没有做到上下对应。同样道理，A3也无法论证B论点的正确性。所以，在金字塔大家族里，每个人都要老老实实地在自己家待着，不但不能串门儿，而且在家里也要守好自己的位置，因为每个小家庭也存在长幼有序(排序)的问题。

综上所述，大金字塔是由若干小金字塔组成的。无论大小金字塔，都要符合四个基本原则，即结论先行、排序逻辑、分类清楚、上下对应。

·本文选自《早该这样用思维导图》，作者任洁。

返回搜狐，查看更多