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外事工作服务系统:ims.nuaa.edu.cn 请下载:《回访表》 ◆ 国内差旅报销:由于此次出访而产生的国内火车票、住宿等费用,需在国内差旅报销中预约报销,但报销材料须与国际差旅报销材料一同投递财务处进行报销 ◆ 学生报销:若此次出访随行的学生也需报销,请与出访教职工分开预约国际差旅报销费,学生的报销材料由学生处/研究生院审批 ◆ 审批材料: ① 国际差旅报销单、借款单(如有)等 ② 出国(境)审批表 & 任务批件(出入境服务中心提供复印件) ③ 《特殊情况说明表》(如需) ④ 证照首页、签证页(如有)和中国海关出入境章页面复印件 ⑤ 《公务支出个人垫付情况说明》(如需) ◆ 国际差旅费: ⑥ 航空运输电子客票行程单 或者 机票发票&行程单 ⑦ 登机牌 ◆ 住宿费 ⑧ 酒店原始发票 或者 住宿发票&住宿订单 ⑨ 支付截图(如有) ◆ 城市间交通费 ⑩ 交通费订单 或者 票根 ⑪ 支付截图(如有) ◆ 其他费用: ⑫ 护签费发票 或者 签证费确认单 ⑬ 会议注册费发票 或者 会议注册费回执 ⑭ 保险费发票&保险单 ⑮ 其他费用相关发票 ⑯ 支付截图(如有) 1. 国际差旅报销费:既出境口岸至入境口岸旅费 ◆ 行程检查:出入境城市、中转地以及行程是否与批件和日程表一致,若不一致,须在《特殊情况说明表》中写明情况 ◆ 乘坐非国航:若有乘坐非国(境)内航空公司航班,须在《特殊情况说明表》中写明情况 ◆ 翻译票据:行程单和登机牌中关键信息需翻译成中文,例:10.1 上海 — 巴黎 ◆ 登机牌丢失:须在相关票据上写明情况,本人签名确认及经费负责人签批,若有同行人可证明,须同行人在说明上签名确认 2. 住宿费: ◆ 行程检查:住宿城市是否与批件和日程表一致,若不一致,须在《特殊情况说明表》中写明情况 ◆ 经费标准:请查看各个城市的经费标准(国合处官网 - 出国出境页面中可查询) 若超出标准,按照标准来进行报销,并需在相应票据中写明:超出标准按标准报销 若酒店费用超出经费标准,但此酒店为会务组委会推荐酒店,须行前提交说明写明情况及提交相应证明(会务组推荐酒店证明),由国合处和财务处签批后方可报销 ◆ 餐费:若住宿费中包含餐费,须剔除相应餐费或者在当日伙食费补贴中扣除,其中早餐费占餐标的20%,中晚饭各占餐标的40% ◆ 票据翻译:酒店原始发票中关键信息需翻译成中文,例:10.1-10.5 法国巴黎2人五晚住宿费 3. 伙食费:请检查住宿费中是否重复报销餐费 4. 公杂费:包括城市内的交通、邮电、办公用品、必要的消费等 请检查是否重复报销公杂费 5. 城市间交通费:为完成工作任务所必须发生的,城市间的火车、机票、大巴等费用 ◆ 行程检查:前往的城市和前往的时间是否与批件和日程表一致,若不一致,须在《特殊情况说明表》中写明情况 ◆ 票据翻译:票据中关键信息须翻译成中文,例:10.1 巴黎 — 里昂 火车票 ◆ 租车:若城市间无公共交通方式等必要情况下,可以选用租车方式,但须在《特殊情况说明表》中写明情况 6. 其他费用:包含护签费、会议注册费、保险费等 ◆ 翻译票据:票据中关键信息需翻译成中文,例:会议注册费 7. 特殊情况说明表:特殊情况包括乘坐非国内航空公司航班、城市间交通需租车、更改/取消行程、因公出访改为线上形式 ◆ 说明需要在行前提交国合处 ◆ 说明须本人签名确认,单位领导签批同意并盖单位行政公章 ◆ 行程闭环:若行程中有其他个人或单位提供行程中必要的差旅费用,须在提交行程闭环情况说明,写明情况并提供相应证明,由本人签名确认,及经费负责人签批 ◆ 单张票据多人报销:票据中若涵盖多人费用单只报销个人或部分,可复印单据并在单据中注明情况,例:2人法国护签费,报销其中1/2的费用 ◆ 支付截图(如有):若为折算成人民币截图,财务报销单中可直接用此人民币价格来报销 ◆ 借款:若报销前有借款的情况,须附上相应借款单回执,票据须包含对公单位税务发票和相应订单 ◆ 感光纸票据:所有感光纸票据需复印一份,由于感光纸票据的内容会随时间逐渐消失 |
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