加餐：库管理工具 DEVONthink

谈到 macOS 下的文件管理，DEVONthink 是一个无法绕开的话题。

也许是产自德国的原因，网页上雕满哥特字体的 DEVONthink 始终带着一丝神秘色彩，不少测评文章赞扬它全面超越 Finder，似乎文件管理领域除了 DEVONthink 再无他手；又似乎花上一千块钱把 DEVONthink 请回家来，各种文件管理的问题都能迎刃而解……其实未必。既然在使用 macOS，文件管理还是要先吃透 Finder，果真遇到不能满足的情况，再引入第三方工具——比如 DEVONthink，这时候也不迟。

那么，Finder 体系有哪些没有覆盖到，或者做得不完善的地方，值得我们尝试第三方文件管理工具？话题就从这里开始。

前几章中，我们从浏览、整理、搜索、清理等多个方面介绍了 Finder 的文件管理体系，在多数情况下，这一套方法已经能够满足日常的文件管理。

一套方案跨度越广，就越是要照顾最多数的用户，Finder 可以说在易用性上做到了标杆；但是遇到一些细分场景，Finder 作为一款大众工具的局限性就开始显露出来。Finder 出现的这些问题，才是我们转而寻找其他文件管理工具的原因。

首先就是浏览方面功能的不足。这事儿要先从 Finder 的窗口布局说起。如果有人说 Finder 的布局已经十多年没有大变化，估计很多 Mac 用户会有点惊讶；但事实就是，目前左边侧边栏、右边看文件、顶部配一条工具栏的布局，在 OS X 10.3 时代就已经定型了。

这一简洁的布局固然容易理解，但是对于需要更多文件信息的用户来说就显得有些简陋。要知道 macOS 上早就有一种经典的三栏布局方案，比如自带的邮箱，可以在左侧展示邮箱结构、中间显示邮件列表、右侧呈现邮件内容，提供的信息完整丰富。

相形之下，Finder 虽然配备 4 种各有千秋的视图，但得把列表视图和画廊视图所呈现的信息加一块儿才能和三栏布局相比。对于一些比较专精的场景——比如浏览相片库，需要同时查看文件夹结构照片元数据；又比如整理文章素材，想同时看 MindNode 大纲、Markdown 文稿和配图——Finder 的任何一种视图都有点捉襟见肘。

如果你发现自己不得不在多种视图之间过于频繁地切换，很可能意味着 Finder 的文件呈现方式已经不能满足你的需求。

如果说浏览方式是看得见的缺陷，那么 Finder 里的大量文件就是看不见的隐患，会影响预期的文件整理。以搜索为例，尽管我们掌握着丰富的搜索技巧，最后难免出现一些毫不相关的结果。

这就是系统文件打搅正常搜索的一个例子，而日常可能存在的搅扰源还很多。对此 @Hum 打了一个比方，在 Finder 里找东西，就像在家里翻箱倒柜，想找一只咖啡杯，结果什么红酒杯、饮料瓶、咖啡胶囊都给抖出来。

我们讲文件管理的时候，总是自信满满以为掌控了自己的电脑，殊不知除了自己的文件，其他「人」也把自己的文件和我们的塞在了一起：

系统本身，系统需要缓存，并且拥有大量的图标、脚本、配置文件等资源，一旦想用进阶搜索技巧就容易混入这些系统文件1。

各种应用，它们会生成缓存、支持文件、配置脚本，或者在某个隐藏文件夹里面存放下载文件，在整理章节中我们就领教过一些国产软件的「厉害」。

iCloud：其实 iCloud 也属于系统，不过它的问题很特殊，需要单独拿出来讲讲。iCloud 里的所有文件在资源库 ~/Library 下都有备份，即使是一个十年前就删掉的 App，也可能在里面占了一个空文件夹。除了要求客服整体清空云端数据以外，我没有发现其他对付这些文件夹的方法。

……

当意识到各种系统文件、App 文件在影响我们干正事儿时，就有必要使用以 DEVONthink 为代表的各种专门化管理工具。在这些工具中，每一件放进去的文件都由你亲自经手，基本不可能出现一些莫名其妙的东西——这些自己搭建的文件库，才是货真价实的私人资料库、专业数据库。一言以蔽之：DEVONthink 提供给我们的，是更专业的功能与界面，同时带来更少的干扰。

如果说 Finder 是一栋充斥了各类生活用品的公寓，DEVONthink 就是一间精心打理过的书房，而更加精细化的文件管理，将在这间书房里展开。

既然能和 Finder 摆在一款，DEVONthink 功能之完备是毋庸置疑的。但这并不表示我们需要把所有文件都托付给它，相反，对多数来说 Finder 可能仍然是多数文件更好的归宿，毕竟不花钱、顶多看几篇文章就能搞定的事情，何必闹到 DEVONthink 里去呢？

我愿意相信，关心 DEVONthink 的读者都是真正在 Finder 体系下遇到问题的。不过在迁移到 DEVONthink 之前，我们还是先看看到底哪些文件最适合搬进去。

从 Finder 的不足之处我们已经认识到，DEVONthink 适合负责最专业的一部分文件，比如：

对创作者来说，可以用 DEVONthink 管理素材和成品。我自己就在用 DEVONthink 管理参考文章和发在 Power+ 的成品，很多时候想找一篇印象里读过的文章不会打开 Google 撒大网，而是直接在 DEVONthink 里面搜。

对学生来说，可以用 DEVONthink 管理学习资料。格式兼容性较好的 DEVONthink 可以直接浏览常见办公文档和电子书，实在遇到偏门的格式还能能直接调用其他软件来查看。不过不要在文献管理方面寄予 DEVONthink 太高期望，毕竟文献的去向往往是引用，专业的事情交给专业的工具。

对收藏爱好者来说，可以用 DEVONthink 搭建藏品资料库。各种兴趣收藏（比如插画、古书……当然我说的是电子文档）可能缺少一个专门的软件来统一收纳，丢 Finder 的文件夹未免寒酸、也不便于浏览欣赏，此时可以在 DEVONthink 里为它们开一个单独的数据库，翻阅回顾起来也比较舒服。

……

不难看出，这些例子背后共同点除了细分程度都很高，它们周期长、重积累的特征也较为明显，绝不是不是用完就丢、日后找不着得到都无所谓的文件。很大程度上，DEVONthink 上面几类文件的管理中正发挥了书房或资料库的作用，给一批需要长期使用、日积月累的文件提供了容身之所。

相对的，一些临时使用、频繁取用的文件，可能就不适合只放在 DEVONthink 里。这些文件可以很形象地称为「工地型文件」，论文、策划大纲、报告幻灯片、项目计划书都属于这一类。其实，我们在 Finder 里最常接触的都是工地型文件。

就像学生不会在图书馆做田野调查、工程人员不会在书房里拌水泥一样，我们不太可能在 DEVONthink 中直接画脑图、写文章或编辑图片。现实中需要撸起袖子甚至光着膀子做的事，我们自是跑到更加开阔的地方；在文件管理中，编辑量巨大的工作也需要一个更自由随意地方——得来全不费工夫，这片随你折腾的活动场地就是 Finder。不管怎么说，偌大一个桌面就铺在你眼前，谁愿意弃之不用呢？把常用文件随手放在 Finder 的桌面上才是最符合直觉的，要不桌面整理怎么有幸成为大家最关心的问题（笑）。

图书馆与工地只是人为区分，DEVONthink 和 Finder 区别没有泾渭分明到非此即彼的地步，很多文件开始时适合在 Finder 里处理，加工后再放进 DEVONthink 里变成资料库的一部分。一篇大文章（包括现在这篇）的原材料就是工地文件，用到的配图、脑图、自动化脚本都可以暂时放在 Finder 文件夹里，直到几个版本修订下来转换成可供日后回溯的资料，彼时水到渠成，就可以收藏进 DEVONthink。

总之，对于有专业场景的用户来说，从 Finder 过渡到 Finder+DEVONthink 的组合是一个自然过程，若非如此，Finder 体系的潜在问题也无伤大雅。毕竟，不是人人家里都必备一间书房或者工作室。

写作是我目前最主要的工作，所以在各类 Finder 文件中写作相关的优先被安排进了 DEVONthink。不过我可没到连看 RSS 都非用 DEVONthink 不可的地步，更多时候，DEVONthink 还是扮演着收纳素材和成品文件的（斗转星移，日后它们也会变成素材）书柜角色。

粗略地分，我的 DEVONthink 写作资料库中的文件主要有这些文件：

文章：文章自然是资料库中数量最多、体积最大的文件。因为自己既是读者、也是作者、同时还是编辑的缘故，我的文章也大概有几类来源：

文档：作为最 raw、最官方的参考，各种工具的文档、脚本的教材我都收集在资料库里。由于我不是主修计算机的，这些文件不需要天天放在手边，只在写到的时候援引一下，所以搁 DEVONthink 里比较合适。

脚本：macOS 的自动化脚本很少有系统化的学习资料，我基本是在 MacScripter、macOS Automation 和 Stack Overflow 这些论坛或博客性质的网站上学的，有些常用代码组合就记录在 DEVONthink 里供日后参考。

……

这一节我们就从一篇付费文章的生产流程切入，从素材收集讲到成品归档，看看 DEVONthink 到底怎样完成自己的资料库使命。

把文件放进 DEVONthink 有很多种方式，什么 Index、Import、Inbox、Sorter……一上来就搞懵了很多新手。

在 Finder 里面，我们建一个文件夹、把文件往里面丢， 这就算完成资料收集了，非常直观；换到 DEVONthink 后似乎操作变得很麻烦，首先就是添加文件的方式太多，什么 Index、Import、Inbox、Sorter……一上来就搞懵了很多新手。

如果没有什么「信仰」的话，对于多数人来说 Inbox 是够用的，操作起来也和 Finder 几乎无异。不过，我们还是简单了解一下 4 种收集方式：

在写作上，我用得最多的收集方式是 Inbox 收件箱。Inbox 是最传统的一种文件添添加方式，它充当了中转站的作用，开启 DEVONthink 前一切操作都和 Finder 一样，直到打开 DEVONthink 后者才会把文件收进去。

收集阶段并不适宜做太多整理工作，一方面做太多选择本来就特别耗费精力，另一方面第一眼也说不好哪些素材是真正需要的，一旦错过，日后再去网上找就是大海捞针。几份看起来差不多的讨论贴、几段风格略微不同的脚本、说不好用不用得上的「XX Tips」……这些都先收集起来再说。从素材收集角度看，把 Inbox 文件夹直接拖到 Dock 上就是一种比什么都快的文件收集方式。

第一次使用 DEVONthink 3 时可能没自动呈现 Inbox，可以随着这个路径把它找出来：

Inbox 也没什么理解门槛和使用成本，不管你是刚用 DEVONthink 搞不懂其他方式，还是明确需求确实不用全天候开着 DEVONthink（Inbox 里的文件要在 DEVONthink 打开时才会被自动吸进去），用 Inbox 完成日常资料收集都是最直观的。

至于前两种添加方式——Index 和 Import——更适合第一次使用 DEVONthink 时往里面大搬家，往后收集文件就看习惯先收集还是先整理，去选 Inbox 或 Sorter。诚然，刚开始用 DEVONthink 时理解资料迁移、添加的概念的确有点累，可一旦确定自己的文件使用流程，以后的收集操作就会轻车熟路。

资料收集不是一蹴而就，往往以前的文件也会派上用场。我没有那么依赖 Sorter、更喜欢简单的 Inbox，一部分原因也是自己已经做了很久的整理工作，不是非常需要来一个文件就整理一下。

总之，有了一定数量的素材后就可以开始组织、使用它们，发挥 DEVONthink 资料库的参考作用。DEVONthink 3 在文件浏览形式和搜索方式上都比 Finder 自由，在它里面看参考资料更舒服。

打开 DEVONthink，最让人印象深刻的便是其文件浏览方式——左侧文件结构层层递进，中间文件预览尽收眼底，右侧文件属性一应俱全。新手可能要犯恐高症，不过已经大家既然已经不满于 Finder，相信一定程度上就是冲着这个界面来的。

左侧一栏名为 Sidebar（侧边栏），中间是文件 Preview（预览区），右边则是 Inspectors（检视窗）。有时可能不慎到快捷键把左右两栏隐藏起来，可以照着名字在上方工具栏里按图索骥，把这两个强大文件浏览界面找回来。

一个文件在哪个位置、内容是什么、有哪些属性、打上了什么标签……关于这个文件的几乎所有信息，都在同一个界面里中一览无遗。DEVONthink 里还有很多可选的浏览设置，但有这左中右三大块兜底，已经比原生邮件那一套三栏布局更加周全，遑论简洁为主的 Finder。

在这个界面下浏览文件已经是一种享受，仿佛升了一个维度而往下俯拾昔日的文件。不过，我们还要解决另一个大问题：文件搜索。

好消息是，Finder 里的搜索语法和智能文件夹技巧几乎可以照搬到 DEVONthink 里；而且 DEVONthink 里面没有各种系统文件的干扰，我们的搜索结果会更干净。

我已经知道，常用搜索条件可以保存成智能文件夹，DEVONthink 3 也继承了这一搜索功能（上一代条件不太全，建议使用 DEVONthink 3）。我有两个智能文件夹，它们可以根据文章的 URL 自动过滤出 Power+ 1.0 和 Power+ 2.0 的文章，想引用自己和同事的作品比较方便。

除了不掺系统文件夹等「杂质」，DEVONthink 的智能文件夹也有比较大的自动化处理空间，可以对里面的文件进行批量操作，这在 Finder 和 Automator 那边是很难实现的。一个例子是处理扫描版 PDF，先把把它们过滤出来，再对搜到的文件进行 OCR 字符识别，每次有新 PDF 进来就处理一份，以后打开 DEVONthink 就能直接搜所有扫描件的内容。

有点遗憾的是这个「智能文件夹」将和自动化规则绑定，不会单独出现，增加了大家理解的成本。如果以后可以直接对一个现成智能文件夹进行自动化操作，会更加容易理解和使用（目前似乎只有 Hazel 可以直接处理 Finder 智能文件夹中的内容）。

至于偶尔一用的搜索，可以试试人工智能引擎。早先接触到所谓 AI 引擎时我很不屑，部分原因是这东西准确度有限，在中文下更惨；部分原因是我的多数搜索已经靠高级搜索语法和条件实现了，似乎没有 AI 的出场余地。

实际上，有些搜索条件可能比较模糊或笼统，比如 任务管理 相关的文章，有些文章里甚至不会出现这四个字，这时候 DEVONthink 的 AI 建议就可以充当搜索的辅助；刚好今年 DEVONthink 3 多少也改进了中文搜索，我慢慢开始通过 AI 引擎找相关素材。

所谓找「相关」素材，主要有两层含义：

上图预览区和检视区很多红彤彤的进度条就表示两种相关度的高低，目前还是在英文下更准一点，中文文件估计要靠打自己标签、加注释来提高权重，从而增强 AI 建议的准确性。很多时候我们可能想不起一个关键词，或者不知道怎么描述它，AI 建议或多或少能够帮上忙；这让我想起 iTunes 里有个推荐相似歌曲的 Genius 功能，和现在的 Spotify 很一样都是靠机器和算法给出建议。在 DEVONthink 资料库日益扩大的过程中，Inspectors 是一个减轻思考负担的好工具。

不论如何，在 DEVONthink 里我们都更容易中找到自己需要的文件，也可以通过更加专业的方式来浏览它们。把素材库搬进 DEVONthink 后，一个明显感受就是可以专注于查看这些参考资料，少花一些时间在整理和翻找上。

写作本身是不会在 DEVONthink 里进行的，我的工作常态是开着 Ulysses 全屏写文章，后台运行 DEVONthink 随时供参考。文章发布以后，再次轮到 DEVONthink 出场：给成品文章存档。

说到网页存档，文件格式的选择是很让人犯难的。常见如 PDF 打印、页面抓取、HTML 文件保存等等方式都让人感觉缺了点啥，PDF 无法保存动图和视频，抓下来的页面不能保留页面原样式……其实在这些抱怨背后，可以总结出我们对网页存档的两点需求：

试过各种所谓「信息管理工具」后，我找到最保险的方式是 使用 DEVONthink 把网页存为 Web Archive 原始存档。这种格式被 macOS 原生支持，在 Safari 缓存中也有用到，不管图文还是视频、甚至连离线小游戏都能保存下来。

DEVONthink 本身就可以把免费网页保存为 Web Archive，此外，一些浏览器自己也可以生成 Web Archive 文件，两种方法可以组合起来进行网页收集，基本上没什么死角：

电脑上：无需打开 DEVONthink，直接在 Safari 中按下 ⌘Command-S 保存网页源文件到 Inbox，下次开启 DEVONthink 时就会自动导入网页存档。在浏览器里存 Web Archive 的首要原因是速度快，直接快捷键完成操作；还有一个原因是只要网页已经加载好，付费内容也可以保存2，我自己就通过 Web Archive 来收集 Power+ 文章和付费教程。

iOS 设备上：手机和平板上可以通过分享菜单把网页 Clip（剪藏）到 DEVONthink，它会自动存一份 Web Archive 文件。从尊重原网页的角度看，剪藏样式要避免「clutter free」3，否则搞不好就把有用的内容当广告裁掉了。

如果你已经升级了 iOS 13，那在 iPad 上也可以直接按快捷键 ⌘Command-S（和电脑端如出一辙）来保存网页。当然，保存位置可以选择 DEVONthink 文件夹。iPhone 上则可以在通过分享菜单导出网页前选择格式，选中「网页归档」来导出 Web Archive。

存 Web Archive 有点像全盘备份，你越是尊重元数据，它们越是可能在意想不到的地方帮上忙。有一次我的博客配图因为图床问题在一夜之间全部不能显示，幸好我每发一篇就在 DEVONthink 里存一份 Web Archive，成品和读者评论都能找回来。

存好 Web Archive 事情还没完，万一要发给别人总免不了转成常见格式。这事儿搁 Finder 估计又跳得到 Safari、再用虚拟打印机打一份 PDF，不过在 DEVONthink 里已经集成了格式转换功能，直接右键 Web Archive 文档就能看到转换成 PDF 的选项，转出来的样式相对朴素。

有些时候给别人分享的文章比较笼统，比如有人问我推荐 AppleScript 的参考资料，我便需要就这一主题整理一份阅读清单给他，这在 DEVONthink 里可以借助文件元数据和脚本来实现。

> 动作下载 🔗

这个动作可以把当前在 DEVONthink 里选中的文件（这里指的是 Web Archive）导出为 Markdown 链接列表、再拷贝到剪贴板，方便分享给别人。之前我通过 Pocket 创建阅读列表，而 DEVONthink 的元数据更丰富一些，理出来的文章相关度会更高（还可以手动剔除不想要的），适合对方需要精度的场景。

话说回来，用 Web Archive 格式的人仍然不多，和 DEVONthink 一组合，估计就更小众，所以最后再简单解答一些相关疑惑。大家最关心的可能是阅读体验，Web Archive 的确不如稍后读工具或剪藏工具那么讨好眼球，但是后两者抓下来的页面往往连原始信息都有丢出，作为资料库只能说不合格；至于和 PDF 的取舍，如果考虑跨平台因素的话还是 DEVONthink&Web Archive 的组合优势更明显：移动端的 DEVONthink To Go 可以查看 Web Archive 文件，而且在 iPhone 上还可以自动适应屏幕尺寸（毕竟是网页嘛），浏览起来实际上比 PDF 还方便。

当写作成为我的主要工作后，把相关文件从 Finder 剥离出来放进 DEVONthink 统一管理几乎是理所当然的选择。创建并维护一个专用资料库后，写作时得以更加专注于写作，而不用被一些来路不明的文件打搅。

在写这一章前我和 @Hum 沟通了很久，因为我一直感觉很多读者对 DEVONthink 存在误解，把它视作了难以驯服的烈马，于是我就想写一篇文章来终结这种「迷信」。但假如真这么写了，文章的节奏就会变得很怪异，即便不引发争论，最理想的情况下也会在前半章就搞得大家对 DEVONthink 胃口全无。这对于真心想用 DEVONthink 的读者来说是不公平的。

所以最后在 @Hum 的梳理和帮助下，文章跟随全教程的步调，衔接前一章的内容、从 Finder 的潜在问题慢慢引出 DEVONthink，也许显得慢热，但应该是介绍这款话题性工具最合适的方式了。

DEVONthink 很强大，但它不适合所有人。如果一上来——特别是在没有把 Finder 吃透的情况下——就直接跳进 DEVONthink 的体系，错过许多原本就免费的功能不说，还很容易被 DEVONthink 的复杂界面搞糊涂，变成「为了用而用」。

希望通过这一章的阅读，首先能帮大家搞明白自己到底需不需要 DEVONthink，在此基础上再给更专精的文件管理留下一个引子。