公章、介绍信使用管理办法

校长办字〔1998〕第68号

第一章  总  则

第一条  我校的公章是学校的合法标志。我校的介绍信是学校对派出人员发出的特有凭证，两者都是学校职权的象征。认真维护学校公章、介绍信的标志、权威、凭信三作用，是全校师生员工的义务和责任。为加强学校印信管理，特制定本办法。

第二条  本办法适用于学校公文、信函、介绍信、协议书、合同、证件、证书、报表、奖状等各类书面文字的用印和学校介绍信的管理。

第三条  公章、介绍信必须由专人管理，严防滥用或丢失。

第四条  各级监印人员（公章管理者）要遵守党纪校规，坚持原则，严格照章办事，并应对印及开出的介绍信负责。

第五条  所有使用学校公章的人员均需办理有关用印手续方可用印。

第二章  我校公章的种类

第六条  我校常用公章有以下几种：

1.校章，圆形，印文为“西安电子科技大学”，正式代表我校职权。

2.校钢印，用于需要粘贴照片的证件与照片的骑缝上，表示证件与照片的吻合，钢印不能作为文件、介绍信等凭证的有效标志。

3.校领导人名章（其与个人私章不同），一般也属于公务专用章，其代表学校领导人的身份，具有行使职权的标志和权威作用。

4.业务章也称专用章，它是为处理日常工作中所需的各种各样的手续，便于开展工作而刻制的。专用章除刊有我校机关或单位名称外，还刊有专门用途。如：“毕业生分配专用章”、“财务专用章”、“邮件审核专用章”等等。这种公章只用于公章上刊明的使用目的，超过这个范围就没有法律效力了。

第三章 公章的刻制、颁发及回收

第七条  公章刻制步骤与要求

1.成立一个新的机构或机构更名，都应及时刻制新的公章。

2.校长办公室是负责刻制带有校衔公章的专门单位。凡带有校衔的公章，一律由校长办公室统一刻制、颁发。任何单位和个人不得自行刻制。

3.需要刻制带有校衔的公章，可持学校关于成立新机构或机构更名的正式文件到校长办公室填写制印申请表并办理刻制公章手续。

4.公章要求

我校正式公章一般为圆形，校级公章直径为40mm，学校下属机构公章直径最大为38mm。印文用西安电子科技大学全称，宋体，印文可采用二种格式：一种为前段自左而右环行，后段自左而右横行，中央刊五角星，别一种为自左而右环行，中央刊五角星。专用章的样式、尺度可自定，但直径不得大于38mm。

第八条  公章的颁发与启用

公章刻制完成后，由校长办公室通知使用单位派人到校长办公室领取公章。领取程序为：

1.使用单位人员签字领收。

2.在校长办公室留启用红色印模，填写启用日期，以备永久保存。双方当面验章后，由校长办公室将公章密封并加盖密封章交领取人员带回。

3.领取人将公章带回本单位后，交单位负责人拆封检验。认为妥当后，指定专人保管、使用。

第九条  公章的停用与回收

由于机构撤销、更名或其他原因而造成公章停用。使用单位应及时将原公章缴回校长办公室，校长办公室负责督促公章回收并视情况对公章封存或销毁。

第四章  公章使用规定

    第十条  使用带有“西安电子科技大学”校衔的公章，必须履行批准手续和用印登记手续。

    1.学校公文、公函凭主管校领导签发的文稿（定稿）用印。

2.使用学校各位校级领导名章和签名章，必须填写用印审批表，经本人同意，方可用印。

3.以学校名义出具的各种学籍证件（毕业证、学位证、结业证、休学证、退学证等），均由归口单位将用印人员名单编号、造册、统一审核办理，在用印时须报送校办一份备查。零星证件，除特殊情况外应由专人负责办理。

4.学校科研口使用校印（任务申请，专利申报，项目结题、鉴定、报奖等），一律凭科研处开据的内部介绍信办理。

5.各类人事证件（工作证、学生证等），凭人事处人事科公章为凭用校印，每年办理新生证件时，应以院（系）为单位，统一制作用印名册，在用印时，应报送校办一份备查。

6.各类专用证件（边境通行证、车辆驾驶证等），由主管部门核准盖章并开具校内介绍信方可用校印。

7.协议、合同等专门文件必须由本单位负责人审核签名，经济合同类应经法律顾问室咨询后用校印，并在校办留存一份备查。

8.各种报表应经主管校领导审核签名后方可用校印。

9.国际文函必须附主管校领导签发的中译文才可用校印。

10.办理出国手续用校印，仍按《关于办理出国留学用学历证明材料的工作程序及收费标准》（校长办字〔1996〕第5号文）执行。

第十一条  学校公章一律不得盖发空白的便函、空白纸张及空白的奖状。

第五章  介绍信的管理

第十二条  学校签发的介绍信实行校、院（系、处）两级管理模式及专人负责制。管理人员应及时到校办办理（领取）介绍信，以备使用。为规范化管理，校内所有人员均应在各建制单位开具介绍信。

第十三条  开具学校介绍信时必须逐项用钢笔（黑色签字笔）或毛笔工整填写。介绍信内容要明确具体，存根应填写清楚。任何人不准携带空白介绍信外出。

第十四条  介绍信上要认真填写有效期限，坚决杜绝无限期的有效介绍信。

第十五条  人事任免、申报户口、计划生育、婚姻状况等事宜一律不开具介绍信（若需要，可正式行文）。

第六章  附  则

第十六条  各院（系）、处、研究所等单位用印管理亦可参照本办法执行。

第十七条  本规定从下发之日起执行。

第十八条  本规定的解释权在校长办公室。

第十九条《西安电子科技大学公章、介绍信使用办法》（校长办字〔1995〕第48号）同时废止。

                                                         一九九八年十一月二十日