采购业务中的主数据

在S/4HANA中，SAP引入了BP(Business Partner)的概念，通过BP这个事务代码可以处理客户和供应商主数据等一系列事务。S4之前的版本中原有46个相关事务代码在S/4HANA中被废弃。在 SAP S/4 HANA 中，业务合作伙伴是维护业务合作伙伴、客户和供应商（以前称为供应商）主数据的主要对象和单入口点。

创建业务伙伴时，必须选择业务伙伴类别。业务伙伴类别是一个术语，用于将业务伙伴分成以下 类别： ● 自然人（例如，个人或员工） ● 组（例如，继承人团体） ● 组织（法律实体或法律实体的一部分，如公司或公司部门） 业务伙伴类别确定可用于数据输入的字段。业务伙伴类别的分配是静态的，并且在创建业务伙伴后无法进行更改。

BUT000 – 一般数据 BUT020 – 地址 BUT100 – BP 角色 KNA1-客户数据 LFA1-供应商数据

与物料主数据的视图类似，业务伙伴创建后，通过角色的概念赋予BP不同的功能，如供应商角色，客户角色，从而实现业务伙伴数据用于采购或者销售的业务流程。

一般来讲，BP需要分配的角色可以划分为供应商和客户两大类。主要的数据有以下类别： ● 通用数据： 常规数据对单个客户端有效。常规数据包括地址、控制数据、银行明细和联系人等数 据。 ● 会计数据： 在公司代码级别维护公司代码数据。公司代码数据包括统驭科目的编号、信函和预扣税信息以及自动付款交易的付款方式等数据。 ● 采购数据： 维护各采购组织的采购数据。采购数据包括采购订单货币、国际贸易术语解释通则、合作伙伴角色、采购数据和适用于供应商的各种控制等数据。还可以维护特定工厂或供应商子范围的不同数据。 业务伙伴“供应商”可扮演与企业相关的多个角色。在采购过程中，供应商是第一个采购订单接收方，然后是货物供应商，再然后是开票方，最后是收款人。 特定流程中，并非所有角色都必须是相同的业务伙伴。不同的业务伙伴可以负责不同的任务。 因此，可以在供应商主记录中为采购定义相应的合作伙伴角色。然后，这些合作伙伴可以作为采购凭证中的建议值被接受。 示例： ● 合作伙伴角色开票方： 如果您从供应商 A 处订购，将始终由公司总部 C 创建发票。因此，公司总部 C 是供应商 A 的固定开票方。 ● 合作伙伴角色供货商： 如果您从供应商 A 处订购，将始终由子公司 S 交付货物。因此，子公司 S 是供应商 A 的固定供货商。

如果没有业务伙伴主记录，则无法在 SAP 系统中创建采购凭证或发票。针对与企业发生业务比较少或者一次性业务的，创建BP主数据是没有意义的，所以为此类业务伙伴创建一次性供应商或者一次性客户。与正常的客商数据不同，一次性客商只能在凭证输入期间输入供应商特定数据，例如名称、地址或银行详细信息。

物料主记录是公司物料特定数据的核心数据源。它可用于后勤的所有范围。在单个数据库对象中集成所有物料数据可以避免数据冗余的问题。采购、库存管理、物料计划和发票校验等所有范围 都可以共同使用已存储的数据。一个公司内各个部门都使用物料数据，而每个部门存储的物料相关信息不同。因此，物料主记录中的数据会归类到各视图中，用于反映各部门。

在一个视图中维护的数据可用于不同的组织级别。

物料数据按照用户部门和组织级别构建，并且也在维护物料主记录时可见。在处理物料主记录 时，您必须先经过多个对话屏幕才能开始添加、更改或显示数据。

创建新的物料主记录时，您必须选择要创建物料所使用的物料类型和行业领域。将具有相同属性 的物料分配到相同的物料类型。物料类型的示例包括原材料、半成品和成品。

物料类型能够控制哪些因素：

● 编号分配的类型（内部或外部） ● 允许的编号范围间隔 ● 输入建议的特定用户部门（在视图中） ● 物料允许的采购类型（即，允许物料内部生产、外部采购、还是二者皆可） 物料类型和工厂一起控制库存是否是根据数量和/或价值管理。在标准 SAP 系统中存在很多物料类型可供使用。如果公司需要附加的物料类型，可根据需要在定制中定义这些物料类型。 配置路径：SPRO-后勤常规-物料主数据-基本设置-物料类型-定义物料类型的属性 与物料类型相似，行业领域也具有控制功能。 在创建物料主记录时，行业领域可确定以下内容： ● 显示的屏幕及显示顺序 ● 在每个屏幕中显示的行业特定字段 创建物料主记录时分配的行业领域在之后不得进行更改。在定制中，可根据公司特定需求定义新的行业领域以修改屏幕和字段选择。

配置路径：SPRO-后勤常规-物料主数据-字段选择-定义行业部门和具体行业部门字段选择

采购信息记录（或简称信息记录）是采购部门主数据的一部分。它包含有关某个特定物料（或物料组）以及提供物料（或物料组中产品）的供应商的信息。信息记录中的数据可用作凭证（如采购订单）中的缺省值。

物料主记录中设置的价格控制程序可确定用于评估物料收货的值，以及这两种价格控制类型的处 理方式有何不同。物料评估可以根据标准价格（S 价格）或移动平均价格（V 价格）执行。

● 标准价格（价格控制 S）： 使用标准价格评估时（价格控制 S），以物料主记录中定义的标准价格执行所有的库存过账。 如果收货或发票接收包含不同于标准价格的价格，差额将过账到价格差异科目。库存评估中不考虑差异。 ● 移动平均价格（价格控制 V）： 通过移动平均价格 (MAP) 评估时，将使用采购订单价格评估所有采购订单的收货。（其他货 物移动以当前移动平均价格进行过账。）如果有足够的库存数量，采购订单价格和发票之间的 差异会直接过账到相关的库存科目。这会更改库存的值和物料的移动平均价格。物料主数据中的价格会根据采购价格调整。 系统将自动计算移动平均价格，如下所示：总库存价值/总库存数量 = 移动平均价格。

系统可以按照物料类型设置默认的价格控制 配置路径：SPRO-物料管理-评估和科目设置-为物料类型定义价格控制

用一个简单的示例阐明了两种不同的模式，在业务上有什么区别。

下面分步骤详细描述一下整个过程。 ###S价的过程演示： 初始数据：

入库时：

发票校验时

过账采购发票时，根据订单价格清算应付暂估/在途物资清算科目。以发票价格更新供应商科目。将采购订单价格和发票价格之间的差额过账到“价格差额收入”科目。不会更改总库存值。 ###V价的过程演示： 初始数据：

收货： 发票校验时：

过账采购发票时，根据订单价格清算应付暂估/在途物资清算科目。以发票价格更新供应商（债权人）科目。系统将采购订单价格和发票价格之间的差额过账到库存科目。基于发票价格重新计算库存值。从而，移动平均价格基于新的库存价值被重新计算。 如果发票录入时的库存数量少于发票数量，系统将部分差额过账到“差额的支出/收入”科目，而不是库存科目。

业财一体，是SAP ERP的一大特点，在业务单据录入时，自动进行科目确定完成记账。当业务发生时，系统产生对应的业务凭证-物料凭证，如果物料移动与价值变化有关联，则自动产生财务相关凭证。例如：原材料库存的收货过账通常会使 当前资产的库存值增加。相反，如果该原料仅在一个工厂内进行转账，则财务会计中不会进行任何过账。

物料凭证由一个凭证抬头和至少一个项目组成。抬头信息包括过账日期和创建者姓名。项目级别的信息主要包括物料编号、过账数量、移动类型以及工厂和存储地点。过账货物移动后，将不能更改凭证中的这些值。要更正错误，您必须先取消错误的凭证项目，然后将正确的值再次过账。会计凭证记录物料移动对科目的影响。凭证抬头通常包含可应用数据，例如凭证日期、过账日期、过账期间和凭证货币。总账科目数量和相关过账金额记录在项目级别。 物料凭证和会计凭证是彼此独立但关联的凭证。您可使用物料凭证编号和物料凭证年度识别物料凭证。会计凭证由公司代码、会计凭证编号和会计年度唯一确定。过账会计凭证的公司代码自动取自货物移动发生的工厂。

整个过程中，评估类就是用于确定在物料的货物移动过程中，要更新哪个库存科目。

通过评估类结合分配总账科目的物料进行记账，就不必管理每个物料的单独库存科目。在物 料主记录的会计视图中维护评估类。允许的物料评估类取决于物料类型，并且可以在定制中配置。一个评估类也可以分配到多个物料类型。 配置路径：SPRO-物料管理-评估和科目设置-科目确定-无向导的科目确定-定义评估类